Im Fall, wenn das Archiv unsortiert ist und/oder auf mehrere Räume verteilt, Ordner sich stapeln und die Suche nach Papieren viel Zeit in Anspruch nimmt, bringen wir als Nebeneffekt unserer Übernahme alles in Ordnung.

Da jeder Ordner mit diversen Suchbegriffen elektronisch erfasst wird, entsteht eine sortierte Datenbank mit Inhalt und Lagerort über den gesamten Aktenbestand.

• Alles Online im Zugriff

Die Datenbank mit allen Informationen zu Ihren Ordnern und Dokumenten steht Ihnen jederzeit per Internet (zugriffsgeschützt) zur Verfügung. Mit nur einem Mausklick können Sie sogar einzelne Dokumente sekundenschnell anfordern.

• Lager und digitales Archiv kombiniert

Pro Ordner sind nur spezielle Belege von Interesse? Die komplette Digitalisierung ist nicht notwendig?

Unser größter Trumpf: Wir scannen nur das wirklich Wichtige.

Der komplette Ordner wird eingelagert und logisch mit den digitalen Dokumenten verknüpft. Digitales recherchieren Sie sofort, den Rest erhalten Sie auf Anforderung innerhalb von Minuten.

Das spart richtig und bringt viel.

Einmal pro Jahr sagen wir es Ihnen, und nach Ihrer Unterschrift erledigen wir den Rest. Und per Onlinezugriff sehen Sie jederzeit, WAS WANN weg darf.

Darüber hinaus bietet unser Aktenlager mit System natürlich auch die grundlegenden Vorteile eines herkömmlichen Aktenlagers:

• Bei seltenem Zugriff günstiger als ein digitales Archiv

Wenn es um die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen geht, und die Recherchen nach Dokumenten eher selten sind, ist das Aktenlager klar im Vorteil.

• Mieteinsparung

Hohe Quadratmeter Kosten im teuren Gewerbegebiet?

Umgerechnet zahlen Sie bei uns gerade mal 1€ pro Quadratmeter!

Die Akten verstauben im eigenen Warenlager oder Dachboden und jeder darf mal einen Blick drauf werfen?

Durch umfangreiche Sicherheitstechnik und Zugriffsvereinbarungen sorgen wir für höchsten Datenschutz!

• Protokollierung

Wer hat welche Akte? Wo liegt welche Akte?

Unser System speichert Ort, Benutzer und vor allem Status jeder Akte.

• Behalten oder Entsorgen?

Schon bei der Einlagerung vergeben wir anhand der Belegart und der gesetzlichen Auflagen bzw. Ihrer Vorgaben das Datum der Vernichtung. Eine Akte kostet nur so lange Geld, wie Sie aufbewahrt werden muss.

• Keine Zeitverschwendung in engen ungemütlichen Archiven

Das jährliche Räumen Ihres Archivs entfällt. Nicht mehr benötigte Akten verbrauchen keinen wertvollen Platz.

Eine genaue Gegenüberstellung der Entscheidungskriterien zwischen digitaler Archivierung und externer Aktenlagerung finden Sie in unserer Rubrik „MEHR WISSEN“ oder machen Sie es sich noch einfacher: Reden Sie mit uns!