Datenerfassung und Indexvergabe für die schnelle und gezielte Recherche
Finden statt Suchen!
Das beste Scanergebnis - die schönste PDF Datei nützen nicht viel, wenn die archivierten Daten nicht schnell gefunden werden können.
Die Kriterien und Suchbegriffe für einen Suchvorgang legt bei uns der Kunde fest. Sie wissen am besten, wonach Sie Ihre Dokumente am schnellsten finden.
Rechnungsnummer, ein Datum oder sogar ein Betrag, diese Daten erfassen wir in einer Datenbank.
PDF Dateien werden entsprechend der Suchbegriffe benannt.
Zur Indexvergabe setzen wir die Technik ein, die dem Anwendungsfall angemessen ist und die optimalen Ergebnisse liefert. Angefangen bei der manuellen Erfassung vom gescannten Originalbeleg, über automatische Texterkennung (OCR) bis hin zur Barcodetechnik.
Wie finde ich meine digitalen Dokumente wieder?
Wonach kann ich meine PDF Dateien suchen?
Es gilt immer der Grundsatz "So viel wie nötig, so wenig wie möglich".
Nur einem eindeutigen verschlagwortetem Dokument folgt schnell und problemlos die Anzeige.
Datenformat
Falls Sie bereits über entsprechende Software verfügen oder die Daten einfach nur als PDF Datei(en) benötigen: Wir liefern Ihnen die nötigen Indizes (Suchbegriffe) zu Ihren eingescannten Originalen in dem Datenbank-Format, das Sie sofort in Ihrem System einsetzen können.
Siehe auch: Archivsystem
Bei Bedarf liefern wir auch kostenlose Recherche-Software inklusive Datenbank und Scanimages.
Datenverknüpfung
Zu Ihren Dokumenten besteht bereits eine Datenbank mit Suchbegriffen?
Umso besser! Wenn wir dürfen, nutzen wir diese und senken somit die Kosten für die Erfassung der Suchkriterien auf ein Minimum!