Aktuelle Archivierung in der Personaldienstleistung.
Die Weser Vertriebs Service GmbH (WVS) ist Spezialist für POS (Point of Sale) Marketing-Dienstleistungen. WVS bietet Promotions für große Markenhersteller, Regalservice für namhafte Produkte bis hin zum Consulting und Sales Service. Täglich sind in ganz Deutschland unzählige Mitarbeiter im Einsatz.
"Menschen für Marken" kann man bei WVS wörtlich nehmen - dementsprechend sind viele tausend Menschen mit der täglichen Umsetzung vor Ort beschäftigt. Entsprechend groß ist auch die Papierflut, die auf diesen hohen Personaleinsatz folgt.
Die Motivation
Bemerkenswert früh erkannte man bei WVS die Notwendigkeit mithilfe der elektronischen Archivierung hier nicht nur für Erleichterung in der Ablage zu sorgen, sondern vor allem auch die Kosten zu senken. Monatlich entstanden meterweise Ordnerreihen, in denen mühsam und zeitraubend Belege einsortiert werden mussten.
Bei Nachfragen zu einzelnen Vorgängen war die Suche in den Originalen äußerst langwierig - von den Aufbewahrungsfristen, denen diese Aktenberge unterliegen, ganz zu schweigen.
Die Umsetzung
Smart-Store übernahm zunächst die Digitalisierung der Arbeitsnachweise. Mehrere Tausend Belege wurden innerhalb eines Arbeitstages verarbeitet. Die Arbeitsnachweise werden anhand vorgefertigter Barcodes, die Smart-Store für WVS erstellt, vollautomatisch indexiert. Anhand dieser eindeutigen Verschlagwortung werden weitere Daten wie Mitarbeitername und Adresse anhand der WVS eigener Datenbank zugeordnet. Um möglichst schnell auf die so extern verarbeiteten Daten zugreifen zu können, übermittelt Smart-Store die Daten direkt online in das WVS interne Netzwerk. Hier stehen sie umgehend allen Mitarbeitern zur Verfügung. Sortierung und Ablage entfallen bei WVS nahezu komplett. Das Kerngeschäft steht im Mittelpunkt.
Im Laufe der langjährigen Zusammenarbeit wurden immer wieder neue Abteilungen in diesen elektronischen Ablauf eingebunden. Bei WVS hat man sich mithilfe von Smart-Store und einem elektronischen Archiv mittlerweile nahezu vom Papier verabschiedet. Vertragsunterlagen, Rechnungen und vieles mehr befinden sich im sekundenschnellen Zugriff - ohne internes Personal bei WVS mit Ablagetätigkeiten zu binden.
Nur so kann WVS sich auf Marken und Menschen konzentrieren und bietet in jeder Hinsicht einen schnellen und kompetenten Service.
Rolf Kukemüller, Prokurist WVS:
"Die Zusammenarbeit mit Smart-Store war in den vergangenen Jahren durch Offenheit geprägt. Daraus entwickelten sich immer wieder individuelle Lösungen, die den Arbeitsablauf bei WVS unterstützen und verbesserten.
Wir freuen uns weiterhin auf eine produktive Zusammenarbeit."