Digitale Akten Archivierung als Teil des Sicherheitskonzeptes.
Die Gesellschaft für Micronisierung (GFM) GmbH micronisiert und veredelt seit 1985 pharmazeutische Wirk-, Hilfs- und Trägerstoffe. Die Mitarbeiter der GFM sind Spezialisten auf Ihrem Gebiet und zeichnen sich durch Flexibilität und langjährige Erfahrung aus. Kunden aus aller Welt zählen auf die Qualität, Zuverlässigkeit und vor allem die strikte Einhaltung der Sicherheitsanforderungen bei GFM.
Teil dieser hohen Sicherheitsanforderungen sind unter anderem Dokumentationsvorschriften den gesamten Produktionsablauf betreffend. Da eventuelle Qualitätsabweichungen direkte Auswirkungen auf die Gesundheit der Verbraucher haben können, stellt man bei GFM nicht nur die lückenlose Dokumentation sicher, sondern archiviert diese Dokumentationen auch über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinaus.
Im Laufe der Jahre ist so ein beachtliches Aktenlager entstanden, das in Pflege und Verwaltung immer mehr Zeit und Platz beanspruchte. Als zukunftsorientiertes Unternehmen war man sich bei GFM sicher, dass die Anschaffung neuer Aktenordner und Regale nicht genügte.
Nach intensiven Gesprächen mit der Firma Smart-Store fiel der Entschluss, den gesamten Aktenbestand zu digitalisieren. Aufgrund einer kostenlosen Probearchivierung wurde die perfekte Konzeption des elektronischen Archivs ermittelt. Nachfolgend einer gemeinsamen Definition aller technischen Details und des Ablaufs wurde das Aktenlager nach und nach geräumt.
Es wurden im regelmäßigen Turnus Ordner abgeholt, die Smart-Store der Kapazität gerecht innerhalb weniger Tage verarbeitete. Somit ergab sich der Vorteil, das GFM nur kurzfristig keinen direkten Zugriff auf seine Unterlagen hatte.
Dadurch, dass die Zugriffe auf Originale kaum noch stattfinden und der Platzbedarf für die Aktenlagerung drastisch gesenkt wurde, hat sich die elektronische Archivierung bereits amortisiert.
"Immer eine Feinheit besser" steht auf dem Betriebsgebäude der GFM, und so digitalisiert man mittlerweile auch die aktuellen Dokumente ebenfalls zeitnah elektronisch bei Smart-Store.
Ante Rasack, Geschäftsführer GFM:
"Durch das Einscannen unseres Altarchivs bei Smart-Store haben sich Wege ins Archiv erledigt. Auch älteste Belege haben wir innerhalb von Sekunden auf dem Bildschirm. Schneller Zugriff auf wichtige Kundendaten darf im heutigen EDV-Zeitalter nur noch eine Frage von Sekunden sein. Dies haben wir mit Hilfe der Smart-Store Dienstleistung erreicht."