Rechenbeispiel: Aktenlagerung

Sie möchten sich von Ihrem Archiv befreien, aber eine Digitalisierung des gesamten Bestandes ist zu kostenintensiv? Daher planen Sie die physische Lagerung der Akten bis zur endgültigen Vernichtung?

Sofern auf die eingelagerten Akten nicht oft zugegriffen wird ist die externe Aktenlagerung eine gute Alternative zur elektronischen Archivierung. Bleibt die Frage was diese Form der Aktenlagerung kostet. Hier ein Beispiel:

Grunddaten:

Das Archiv umfasst 500 Akten. Die Belegarten umfassen sowohl Rechnungen, Lieferscheine als auch Schriftverkehr.

Verpacken

Als erstes gilt es, die Ordner geordnet in Kartons zu verpacken. Dies können Sie entweder selber vor Ort erledigen und die Kartons entsprechend detailliert beschriften oder uns beauftragen:

Ordner vor Ort verpacken inkl. Listenerstellung pro Karton 5,00€
Kosten pro Ordner = 0,50€

Transport

Nun gilt es die verpackten und beschrifteten Kartons sicher zu uns zu transportieren. Diesen Auftrag übernimmt beispielsweise unser Partner LATEK-Logistics oder unser eigener Kurierservice vor Ort. Die Kartons werden hierfür auf eine Palette gestapelt. Es gilt dabei folgende Rechenformel:

10 Ordner = 1 Karton ; 16 Kartons = 1 Palette = 160 Kartons
Kosten pro Palette = 40,00€ = 0,25€ pro Ordner
abhängig von der Entfernung: siehe BELEGTRANSPORT

Übernahme

Nach Eintreffen der Ordner bei uns findet zunächst die sog. Übernahme statt. Bei der Übernahme der Ordner in unser Aktenlager wird jeder Karton/Ordner mit einem eindeutigen Barcode versehen. Unter dieser Barcode-Nummer wird er zusammen mit Inhalt und Beschreibung in einer Datenbank erfasst.

Anschließend wird dem Karton/Ordner ein Lagerplatz zugewiesen, wohin der Karton/Ordner abgelegt wird. Die Übernahme wird pauschal pro Karton berechnet:

Übernahme 1 Karton (10 Ordner) = 1,50€ / Karton
Übernahme 1 Ordner = 0,15€ / Ordner

Lagerung

Sofort nach der Übernahme in unser Lager sind die Daten recherchier- und abrufbar. D. h. sowohl per Internet, Telefon oder E-Mail können Sie umgehend auf Ihre Originale zugreifen. Von nun an entstehen lediglich die laufenden Kosten für die Einlagerung. Darin inbegriffen sind Zugriffe.

Lagerung pro Ordner & Monat = 0,06€
Lagerung pro Karton & Monat = 0,60€

Zusammenfassung

Für die Einlagerung von 500 Ordnern anhand diesen Beispiels entstehen zusammenfassend folgende Kosten:

Einmalige Kosten

Verpacken 500 X 0,50€ = 250,00€ (Optional)
Transport 500 X 0,25€ = 125,00€ (Optional)
Übernahme 500 X 0,15€ = 75,00€

GESAMT = 450,00€

Laufende Kosten

Lagerung/Monat 500 X 0,06€ = 30,00€