Rechenbeispiel: Altarchiv-Rechnungen auf CD

abgelegt nach Rechnungsnummer

Eine Altdatenarchivierung ähnelt manchmal dem Genuss eines 5-Gänge Menüs - bevor man gesättigt nach Hause geht, hat die Küche viel Arbeit geleistet.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen einen Blick „hinter die Kulissen geben“, wie wir Ihr 5-Gänge Menü zubereiten und welche Kosten eine digitale Archivierung eines Ordners verursacht.

Beispiel: 1 Ordner abgelegte Rechnungen

Bei einer kostenlosen Probearchivierung haben wir festgestellt das der Ordner insgesamt 500 Seiten enthält (400 Seiten für einen „schmalen“ Ordner, 700 Seiten für einen extrem gefüllten Ordner).

Die abgehefteten Rechnungen bestehen jeweils durchschnittlich aus 4 Seiten. Ein solcher Ordner beinhaltet also 125 Rechnungen = Dokumente.

Was also ist zu erledigen und zu investieren, um einen solchen Ordner auf CD/DVD zu archivieren?

• Belegaufbereitung

Wir entfernen die Tackernadeln, Büroklammern, Falten und Risse - kurzum: Wir entnehmen jedes einzelne Blatt aus dem Ordner und bereiten es vor.

Investitionen: 500 Seiten X 0,005€ = 2,50€ pro Ordner

Siehe auch: Belegaufbereitung

• Scannen

Wir scannen anschließend jedes Blatt mittels Hochleistungsscanner - sorgen für Ausrichtung, Rückseitenerkennung, und somit für optimale Qualität der digitalen Kopie

Investitionen: 500 Seiten X 0,025€ = 12,50€ pro Ordner

Siehe auch: Scan / Digitalisierung

• Datenerfassung

Damit Sie die Rechnungen auch wieder finden, erfassen wir pro Rechnung die Rechnungsnummer. Damit die Suche schnelle und einfach für Sie wird, erfassen wir zusätzlich Jahrgang, Register und Kunde.

Investitionen: 125 Rechnungen X 0,02€ = 2,50€ pro Ordner

Siehe auch: Datenerfassung

Schließlich kontrollieren wir das Ergebnis und speichern es auf CD, DVD oder ein anderes gewünschtes Medium.

Pro Ordner investieren Sie somit für die digitale Archivierung: 17,50€