Wenn es mal brenzlig war

Akten, Ordner und Dokumente, die unmittelbar einem Brand ausgesetzt waren, sind mit einem unangenehmen Geruch und oft auch einer rußigen Staubschicht behaftet. Es ist unzumutbar, dass Mitarbeiter weiterhin täglich mit solchen Dokumenten arbeiten müssen. Die darauf enthaltenen Informationen sind aber für das Unternehmen von existenzieller Bedeutung.

Eine Möglichkeit stellte bisher die komplette Fotokopierung der Akten dar. Teuer, zeitaufwendig und wenig effektiv.

Vielleicht hat sich Ihr Unternehmen schon vorher mit dem Thema elektronische Archivierung und Dokumentenemanagement (DMS) befasst? Dann ist, so traurig es klingt, nach einem Schadensfall der optimale Zeitpunkt, um in die digitale Aktenarchivierung einzusteigen.

Durch einen Brandsanierer grob gereinigte Akten werden an uns versandt und zunächst datenbankgestützt in unser Aktenlager übernommen. Somit wird Ihnen ein sofortiger zeitnaher Zugriff auf Ihre Dokumente gewährleistet.

Was wir konkret tun

Weiterhin und unter Berücksichtigung des Zustands der Akten werden diese für das Scannen vorbereitet. Zeitgleich erkundigen wir uns nach Ihren Wünschen und Vorstellungen für Ihr digitales Archiv, um Ihnen die größte Effektivität zu bieten. Denn - unser Leistungsprofil beinhaltet durchaus mehr als das Erzeugen digitaler 1:1 Kopien.

Spezielle Hochleistungsscanner verarbeiten die vorbereiteten Dokumente, die mit 120 Blatt pro Minute ordnerweise eingescannt werden. Das Ergebnis erhalten Sie kurzfristig im PDF Format, um möglichst schnell auf benötigte Daten zugreifen zu können.

Langfristig erzeugen wir für Sie Archivdaten oder bieten Ihnen unser Online-Archiv bzw. kostenlose Archiv-Recherche-Software an.Die Originale verwahren wir weitere 4 Wochen in unserem Lager, bevor wir sie nach Ihrer Zustimmung endgültig fachgerecht vernichten.

In den meisten Fällen wird auch diese Form der „Wiederherstellung“ von geschädigten Akten von der Versicherung übernommen - oft sogar bevorzugt weil es günstiger und zukunftssicherer ist.