Scandienstleistung

Scandienstleistung

Wir bieten Scandienstleistung seit 1997 Deutschlandweit an

Unsere Scandienstleistung:

Wir Scannen & Archivieren Ihre Akten, Ordner und Dokumente.

 

Schaffen Sie Platz, und sparen Sie Zeit durch Digitalisierung

Wir Scannen alles was in einem Unternehmen an Papier anfällt und wertvollen Platz belegt. Unser Kerngeschäft ist die Scandienstleistung von A Wie Abholen, bis Z zum Vernichten.

Für diese Leistungen haben wir uns 2015 nach ISO Norm 9001:2015 haben zertifizieren lassen.

 

Aktenordner und aktuelle Ablage

 

Noch immer sind wertvolle Informationen in Unternehmen nur auf Dokumenten in Papierform vorhanden. Angefangen bei der Buchhaltung die für 10 Jahre aufbewahrt werden muss, Verträge und Personalakten die nahezu unbegrenzt vorgehalten werden müssen bis hin zu  historisch wertvollen Akten. Aber auch Technische Unterlagen die spezielles Wissen speichern: Papier Dokumente speichern Wissen nicht ewig und sind für Verlust, Beschädigung oder Manipulation sehr anfällig.

 

Platzbedarf und Zeitfaktor

 

Ganz zu schweigen wieviel wertvoller Platz von Akten und Archiven belegt wird. Und wenn mal schnell ein wichtiges Dokument benötigt wird, bedeutet dies oftmals langes Suchen in verstaubten Aktenordern.

Bis zu 400 Digitale Akten können beispielsweise auf eine DVD archiviert und gespeichert werden.

Die Suche nach Informationen im Elektronischen Archiv oder Dokumenten-Management dauert pro Vorgang nur wenige Sekunden.

 

 

Die Digitale Lösung: Scandienstleistung

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und überlassen uns das Scannen und Archivieren Ihrer Daten.

Die Digitalisierung kann hier Abhilfe schaffen und Dokumente digital archivieren. Nicht jedes Unternehmen kann oder will aber seine Dokumente selber Scannen. Hier helfen wir mit unserer Scandienstleistung.

Wir Scannen nahezu alles was in Papierform vorliegt:

      - Rechnungen

      - Lieferscheine

      - technische Dokumentationen

       -Verträge

       - Buchhaltungsunterlagen

und vieles mehr.

Wir digitalisieren alle Formate angefangen von der Visitenkarte in DIN A-7 bis hin zur Zeichnung im DIN-A0 Format.

 

Digital Archivieren: Einfach machen

Und die Digitalisierung mit einem Scandienstleister ist einfacher als gedacht. Sie benötigen nicht zwangsläufig teure Software Lösungen, wir orientieren uns an Ihrem tatsächlichem Bedarf. Anhand einiger Fragen klären wir Ihre Bedürfnisse und entwickeln sehr schnell das passende Konzept.

Die wichtigsten Fragestellungen einer Digitalisierung:

  • Wie oft suchen Sie nach Akten oder Dokumenten?
  • Haben Sie bereits eine Archivsoftware oder Dokumenten-Management im Einsatz?
  • Wie möchten Sie Ihre Dokumente wieder finden?
  • Welche Benutzer und an welchen Standorten sollen mit den digitalen Dokumenten arbeiten?
  • Selber Scannen oder Scandienstleistung?

Anhand Ihrer Antworten können wir Ihnen die optimale Lösung in puncto Preis & Leistung anbieten.

Scandienstleistung für Altarchive: Software oder PDF ?

Die Frage ob für die Arbeit mit Digitalen Dokumenten und Akten eine Software wie ein Dokumentenmanagement (Siehe auch Liste möglicher DMS) notwendig ist, ist weniger eine Frage der zu archivierenden Menge an Dokumenten, sondern vielmehr wie häufig im Elektronischen Archiv später gesucht wird. Vor allem aber auch, ob das Digitale Archiv regelmäßig um Dokumente erweitert wird.

 

Seltener Zugriff, abgeschlossene Archivierung

  • In diesem Fall ist eine Archivierungslösung in PDF Form ausreichend. Wir erzeugen eine klare hierarchische Verzeichnisstruktur anhand der bisherigen analogen Ablage. Da alle PDF Dateien mit einer Volltexterkennung gespeichert sind, also vollindiziert, kann auch bequem nach Stichworten gesucht werden. Auch ungeübte Benutzer finden sich schnell im Digitalen Archiv zurecht.

Seltener Zugriff, regelmäßiger Dokumentenzuwachs

  • Auch hier kann eine PDF Lösung wie oben beschrieben völlig ausreichend sein, sofern nur etwa jährlich weitere Belege Digital archiviert werden sollen.

Häufiger Zugriff, aktuelle Belege

  • Immer wenn öfter als 1 X pro Monat im Elektronischen Archiv nach Dokumenten gesucht wird, sollte eine professionelles Dokumenten-Management / Archivsoftware eingesetzt werden. Dies kann eine CLOUD Lösung wie Amagno sein, oder eine OnPremise Lösung wie D3ECM.
Scandienstleistung

Aktuelle Scandienstleistung: Das Papierarme Büro

Unsere Scandienstleistung kommt aber genauso oft für Tagesaktuelle, wöchentliche oder Monatliche Digitalisierungen zum Einsatz. Wir übernehmen entweder den kompletten Scanvorgang für unsere Kunden, angefangen bei der Belegabholung, dem Vorbereiten der Belege über das Scannen & die Datenerfassung  bis hin zur Archivierung im Dokumentenmanagement. Oder auch nur vereinzelte Aufgaben und unterstützen bei Engpässen.

Als SCandienstleister übernehmen wir auch die Digitalisierung Ihrer Eingangspost, Eingangsrechnungen oder täglichen Ablage.

Wir Scannen alle Dokumente die bei uns eingehen noch am selben Tag und stellen diese vollindiziert und sofort einsetzbar Online Digital zum Download oder Import in ein Dokumenten-Management zur Verfügung. Wir Scannen bis zu 100.000 Dokumente pro Tag.

Trotzdem spielt der Zeitfaktor bei der Digitalisierung in Scandienstleistung eine entscheidende Rolle. Obwohl wir für Unternehmen aus ganz Deutschland arbeiten, ist es nicht immer möglich die Belege zeitnah zur Verfügung zu stellen. Beispielsweise Tagespost wird in Unternehmen in Eigenregie eingescannt, während wir mit unserer Scandienstleistung größere Belgemengen wie die der Versandabteilung oder der Produktion digitalisieren.

Eine Großzahl unserer Kunden nutzt unsere Scandienstleistung daher wöchentlich oder monatlich. Per Paketdienst gehen täglich zahlreiche Dokumente bei uns ein die wir am gleichen Tag Scannen und archivieren. Die Originale vernichten wir gemäß BDSG, bieten eine Langzeitlagerung oder senden die Belege zur eigenen Verwahrung zurück.

Unsere Scandienstleistung im Überblick:

  • Beleglogistik Verpackung, Abholung und Transport
  • Zwischenlagerung
  • Belegaufbereitung Entfernen von Klammerungen, Vorsortierung, Barcode Codierung zur Digitalen Heftung
  • Scannen & Digitalisieren
  • Datenerfassung Manuelle und automatische Erfassung und Auswertung aller relevanten Suchkriterien
  • Volltext / OCR
  • Archivierung Ausgabe im gewünschten Format: Für DMS, als PDF, JPG, mit XML Daten oder CSV
  • Datenübertragung Speicherung auf Datenträger, Bereitstellung auf SFTP Servern, oder direkte Ablage in Zielsystem
  • Aktenvernichtung

Die Kosten einer Scandienstleistung

Was kostet das Scannen eines Beleges?

Wie hoch ist der Preis für die Digitalisierung eines Ordners?

Fragen die wir gerne anhand einer kostenlosen und unverbindlichen Probearchivierung eines Aktenordners oder eine Belegquerschnitts beantworten. Überlassen Sie uns pro Belegart/Dokumententyp einen ordner, und erfahren Sie wie einfach es ist mit digitalen Dokumenten zu arbeiten.

Durchschnittlich berechnen wir 0,01€ bis 0,02€ pro Scan

Technische Details

  • Scannen aller Formate von DIN-A7 bis DIN-A0
  • Wunschauflösungen von 100DPI bis 600DPI
  • Gleicher Preis bei Farb- oder Schwarz/Weiß Scans
  • Wir Digitalisieren Vorder- & Rückseite gleichzeitig (Leerseitenlöschung)
  • Ausrichtung aller Scans nach Leserichtung
  • Hochwertige OCR Auswertung
  • Automatischer Qualitätsabgleich durch modernste Scantechnologie
  • Wir setzen ausschließlich Dokumentenscanner der Marke Inotec ein

Unsere Erfahrung Ihre Sicherheit

  • Wir bieten hohe Sicherheit in puncto Datenschutz und Rechtskonformer Archivierung
  • Alle unsere Prozesse sind nach ISO Norm zertifziert
  • Über 21 Jahre Erfahren in allen Branchen

Profitieren Sie von unseren praktischen Erfahrungen mit unzähligen Dokumentenarten und Ablagestrukturen. Wir kalkulieren Ihnen gerne Vorteile und nutzen einer Umstellung Ihres Archivs und Ablage auf eine Elektronisches Archiv.

Wir Scannen und erbringen unserer Leistungen für Kunden aus ganz Deutschland, unabhängig von Mengen oder Branchen. Unser Kunden stammen aus Hamburg bis München, Berlin bis Köln. Was können wir für Sie tun?

 

 

Infos zur Scandienstleistung

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