Was ist externe Aktenlagerung?
Bei der externen Aktenlagerung werden Ihre Geschäftsunterlagen, Bauakten oder Pläne etc. in einem externen und besonders gesicherten Archiv eingelagert.
Anstatt große Mengen analoger Ordner und Unterlagen in den eigenen Räumlichkeiten lagern zu müssen, geben Sie diese an erfahrene Spezialisten, die genau wissen, worauf es bei der Auslagerung von Geschäftsunterlagen ankommt.
- Strukturierte Ablage
- Schutz vor physischen Einflüssen (Feuchtigkeit, Schimmel, Feuer usw.)
- Einhaltung (datenschutz-)rechtlicher Vorgaben (DSGVO)
- Zugriff auf Dokumente (Scan-on-Demand)
So funktioniert die Aktenlagerung
Die Auslagerung Ihrer Akten erfolgt nach einem strukturierten Ablauf. Wir übernehmen jeden Schritt der externen Aktenlagerung - von der Abholung über die Digitalisierung bis hin zur Aktenvernichtung nach Bundesdatenschutzgesetz.
- Aktenabholung
Wir holen die kompletten Aktenbestände mit unserem eigenen Personal bei Ihnen vor Ort ab (inkl. Protokollierung).
- Erfassung und Inventarisierung
Alle Aktenordner werden erfasst und in einer Inventarliste gesammelt. So erhalten Sie einen genauen Überblick über alle eingelagerten Aktenordner.
- Sichere Einlagerung
Die Dokumente werden in unserem gesicherten Archiv gelagert und sind geschützt vor physischen Einflüssen und unbefugtem Zugriff.
- Zugriff bei Bedarf
Sollten Sie nicht Ihre kompletten Aktenbestände digitalisieren lassen wollen, scannen wir nach Bedarf. Sie sagen uns welches Dokument/Akte benötigt wird und wir scannen es entsprechend. Anschließend einfach aus der Cloud laden.
- Aktenvernichtung
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, können wir Ihre Unterlagen sicher und datenschutz-konform vernichten.
Bei unserer externen Aktenlagerung behalten Sie die Kontrolle über ihre Unterlagen, während wir uns um Lagerung und Organisation kümmern.
Welche Vorteile bietet die externe Aktenlagerung?
Die externe Aktenlagerung reduziert den Aufwand der Lagerung Ihrer Unterlagen und sichert die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.
1. Rechtsicherheit
Ihre Dokumente werden gesetzes-konform archiviert, sind für Prüfungen nachvollziehbar dokumentiert und vor Beeinträchtigung durch physische Einflüsse geschützt.
2. Datenschutz
Ihre (sensiblen) Unterlagen sind sicher geschützt, durch klare Zugriffsberechtigungen vor Fremdzugriff geschützt und werden unter professionellen Lagerbedingungen aufbewahrt.
3. Schneller Zugriff
Benötigen Sie zeitnah ein Dokument oder eine gesamte Akte, können wir diese kurzfristig für Sie einscannen und über unsere Cloud als PDF zur Verfügung stellen.
4. Minimaler Aufwand
Sie reduzieren administrative Tätigkeiten rund um Ablage sowie Archivierung und entlasten Mitarbeiter spürbar.
5. Skalierbare Archivlösung
Ihre Aktenbestände wachsen flexibel mit, ohne zusätzlichen Platzbedarf oder organisatorischen Mehraufwand im Unternehmen.
Externe Aktenlagerung schafft klare Strukturen und reduziert langfristig den Aufwand für das Dokumentenhandling in Ihrem Unternehmen.
Mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Aktenlagerung
Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Digitalisierung und Archivierung/Lagerung von Geschäftsunterlagen, wissen wir genau, was die entscheidenden Punkte für eine sichere externe Aktenlagerung sind.
Unsere Prozesse und unser Aktenlagerkonzept sind darauf ausgelegt, Ihre Dokumente dauerhaft zu schützen und schnell verfügbar zu machen.
Sicherheitsmaßnahmen
- Alarmgesicherte Archivanlage mit Brandmeldefunktion
- Kontrollierter Zugang zum Aktenlager
- Schutz vor Fremdzugriff nach Berechtigungskonzept
- Datenschutzbeauftragte
Für wen ist die externe Aktenlagerung geeignet?
Die Auslagerung von Akten und Geschäftsunterlagen ist bei großen Dokumentenmengen und begrenztem Platz eine sinnvolle Lösung.
Vor allem bei betrieblichen Veränderungen oder gesetzlichen Anforderungen, wie Aufbewahrungsfristen, bietet die externe Aktenlagerung eine zuverlässige und effiziente Option.
Wann Aktenlagerung besonders sinnvoll ist:
- Firmenumzug: Wenn die Akten nicht mit umziehen sollen oder eine Übergangslösung benötigt wird
- Insolvenz: Wenn Unterlagen trotz Geschäftsaufgabe weiterhin gesetzeskonform aufbewahrt werden müssen
- Liquidation eines Unternehmen: Wenn Geschäftsunterlagen langfristig archiviert und zugänglich bleiben müssen
- Firmenübernahme: Wenn Aktenbestände übernommen und sicher aufbewahrt werden müssen
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Für Angebote oder Fragen zur Aktenlagerugn nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf
