Aktenlagerung

Günstiger als... das eigene Archiv oder der Dachboden!

Wohin mit Akten und Ordnern? Sie belegen wertvollen Platz – müssen aber zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Sinn hat daher eine Digitalisierung Ihrer Dokumente. Sie glauben, eine vollständige Digitalisierung sei (zurzeit) nicht notwendig, da Sie selten darauf zugreifen würden? Trotzdem wollen Sie Ihre Akten sicher und unkompliziert archivieren? Auch dann haben wir für Sie eine Lösung! In jedem Falle helfen wir Ihnen bei der Aktenlagerung: Und Ihrer Aufbewahrungspflicht kommen Sie dank unseres neuen Lagerkonzepts einfach und effektiv nach. Wir lagern Ihre Akten und Dokumente mithilfe unseres Online-Archivs datenbankgestützt in unserem Aktenlager ein. So sparen Sie Platz – während Ihre Akten trotzdem jederzeit verfügbar sind. Eine Digitalisierung der Unterlagen sorgt sogar dafür, dass Sie diese schneller finden. Denn sollten Sie eine Akte benötigen, steht Sie nach Ihrer Anforderung noch am selben Tag in der Cloud zur Verfügung. Problemlos und im Handumdrehen.

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Akten und Ordner auslagern: Lagerkonzept und Archivmanagement

Unser neuartiges Lagerkonzept kombiniert die Vorteile der digitalen Archivierung und die der analogen Aktenlagerung. Bei uns müssen Sie nicht sofort entscheiden, ob und was digital archiviert oder nur ausgelagert werden soll. So oder so: Mit unserem modernen Archivmanagement sorgen wir umgehend für Platzersparnis. Wir holen Ihren aufbewahrungspflichtigen Aktenbestand ab und übernehmen ihn in unser Sicherheits-Aktenlager. Zudem ist eine schnelle Bereitstellung Ihrer Akten neben der sicheren langfristigen Archivierung unser wichtigstes Anliegen. Ihre Dokumente lagern wir daher in Kartons ein – oder idealerweise Akte für Akte.

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Intelligente Aktenauslagerung: Ihr digitales Archiv

Bei der Übernahme Ihrer Dokumente machen wir uns von jeder Akte ein Bild – und zwar im wortwörtlichen Sinn: Bevor wir Ihre Ordner aufbewahren, wird jeder Ordnerrücken von uns fotografiert und digital in unserem Cloud-Archiv gespeichert. Hier indizieren wir diese mit den wichtigsten Suchbegriffen, die Ihnen dabei helfen, bei der Online-Recherche sofort die richtigen Unterlagen zu finden. Benötigen Sie einen einzelnen Beleg oder sogar den kompletten Ordner, kommen unsere professionellen Scanner zum Einsatz. Wir scannen Ihre Dokumente noch am selben Tag ein und hinterlegen auch sie in Ihrem persönlichen digitalen Archiv. Jetzt stehen sie Ihnen als PDF-Dateien jederzeit zur Ansicht und Bearbeitung zur Verfügung – OCR (Volltexterkennung) inklusive.

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Kontinuierliche Verringerung des Lagerbestands

Die Originale können nach dem Einscannen auf Wunsch vernichtet werden. So verringert sich der Lagerbestand kontinuierlich: Es entsteht ein digitales Archiv aus relevanten Belegen und Akten. Was Sie im Laufe der vereinbarten Lagerfrist nicht anfordern, wird von uns nach vorheriger schriftlicher Absprache am Ende der Aufbewahrungspflicht gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vernichtet.

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19 Jahre Erfahrung – für Ihre Sicherheit

Wir haben mehr als 19 Jahre Erfahrung im Umgang mit digital archivierten Belegen: Aus dieser Erfahrung heraus haben wir das Konzept unseres Aktenlagers entwickelt und können zudem dessen Sicherheit gewährleisten. Denn zu unserem obersten Kriterium gehören die schnelle Bereitstellung UND die sichere Aufbewahrung aller angeforderter Akten – schließlich lagern wir nicht einfach nur, sondern sichern darüber hinaus auch die Unternehmenswerte unserer Kunden.

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Akten sicher aufbewahren: bei SmartStore

Unsere gesamte Anlage wird durch eine Alarmanlage mit Brandmeldefunktion überwacht. Ein Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass ausschließlich ausgewählte Mitarbeiter Zugang zum Aktenlager haben. Sollten Kunden ausnahmsweise vor Ort in ihren Akten recherchieren wollen, werden diese in diesem Fall ständig von einem unserer Mitarbeiter begleitet. Gemäß des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) haben wir einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt, der uns regelmäßig kontrolliert und berät sowie uns gleichzeitig immer über die aktuelle Rechtsprechung informiert.

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Der Zugriff auf Ihr digitales Archiv

Eine der wichtigsten Leistungen unseres Aktenlagerkonzepts ist neben der Sicherheit der eingelagerten Akten und Dokumente deren schnelle Bereitstellung – oder, wie wir es nennen, der Zugriff darauf. Unsere Kunden haben dank unseres strukturierten Aktenmanagements die Möglichkeit, ihre Akten und Belege telefonisch oder per Mail anzufordern, können allerdings noch einfacher und schneller über die Online-Lagerdatenbank auf die Dokumente zugreifen. Die Datenbank wird über unser Cloud-Archiv abgebildet: Jede Akte entspricht hier einem detailliert indizierten Datensatz – die Suchbegriffe, mit denen Sie nach Ihren Ordnern recherchieren möchten, bestimmen Sie dabei selbst.

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Digital oder Original – Sie wählen die Art des Zugriffs

Nach der Recherche in ihrem digitalen Archiv wird Ihnen der fotografierte Orderrücken als Ergebnis angezeigt. Wenn es sich um den gesuchten Ordner handelt, wählen Sie jetzt die Art des Zugriffs.

  • Digital: Wir scannen umgehend den gesamten Ordner oder die einzelnen Belege und hinterlegen die digitalen Bilder ebenfalls im Cloud-Archiv.
  • Original: Der benötigte Ordner wird Ihnen unverzüglich per Post oder durch einen eigenen Kurier zugestellt.

Für Ihre Sicherheit wird nicht nur jeder Zugriff protokolliert, sondern auch der Status einer Akte gespeichert. Im Vorfeld definieren wir zudem über ein Rechtekonzept gemeinsam, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen darf.

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