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Akten und Ordner auslagern: Lagerkonzept und Archivmanagement

Unser neuartiges Lagerkonzept kombiniert die Vorteile der digitalen Archivierung und die der analogen Aktenlagerung.

Bei uns müssen Sie nicht sofort entscheiden, ob und was digital archiviert oder nur ausgelagert werden soll. So oder so: Mit unserem modernen Archivmanagement sorgen wir umgehend für Platzersparnis. Wir holen Ihren aufbewahrungspflichtigen Aktenbestand ab und übernehmen ihn in unser Sicherheits-Aktenlager. Zudem ist eine schnelle Bereitstellung Ihrer Akten neben der sicheren langfristigen Archivierung unser wichtigstes Anliegen. Ihre Dokumente lagern wir daher in Kartons ein – oder idealerweise Akte für Akte.

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Intelligente Aktenauslagerung: Ihr digitales Archiv

Bei der Übernahme Ihrer Dokumente machen wir uns von jeder Akte ein Bild – und zwar im wortwörtlichen Sinn: Bevor wir Ihre Ordner aufbewahren, wird jeder Ordnerrücken von uns fotografiert und digital in unserem Cloud-Archiv gespeichert. Hier indizieren wir diese mit den wichtigsten Suchbegriffen, die Ihnen dabei helfen, bei der Online-Recherche sofort die richtigen Unterlagen zu finden. Benötigen Sie einen einzelnen Beleg oder sogar den kompletten Ordner, kommen unsere professionellen Scanner zum Einsatz. Wir scannen Ihre Dokumente noch am selben Tag ein und hinterlegen auch sie in Ihrem persönlichen digitalen Archiv. Jetzt stehen sie Ihnen als PDF-Dateien jederzeit zur Ansicht und Bearbeitung zur Verfügung – OCR (Volltexterkennung) inklusive.

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Kontinuierliche Verringerung des Lagerbestands

Die Originale können nach dem Einscannen auf Wunsch vernichtet werden. So verringert sich der Lagerbestand kontinuierlich: Es entsteht ein digitales Archiv aus relevanten Belegen und Akten. Was Sie im Laufe der vereinbarten Lagerfrist nicht anfordern, wird von uns nach vorheriger schriftlicher Absprache am Ende der Aufbewahrungspflicht gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vernichtet.

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