Sichere Aktenvernichtung nach dem Bundesdatenschutzgesetz

Nach der Digitalisierung kümmern wir uns um Ihre Aktenvernichtung

Der Gesetzgeber gibt jedem Steuerpflichtigem die Möglichkeit, seine aufbewahrungspflichtigen Dokumente lediglich digital vorzuhalten. Nach erfolgreicher revisionssicherer Digitalisierung ist die Aufbewahrung der Originaldokumente nicht notwendig. Die Unterlagen auf Papier, Ordner und Altakten können Sie vernichten oder vernichten lassen. Das nennt sich auch ersetzendes scannen. Mehr Informationen dazu finden Sie auf unserer Infoseite zum ersetzenden Scannen.

Ein Teil unseres Full Service Angebotes im Rahmen der Digitalisierung und Aktenlagerung ist, dass wir abschließend auch die Vernichtung nach BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und DIN 66399 übernehmen. Wir garantieren Ihrem Unternehmen unsere hohe Qualität und die Einhaltung strenger Prozesse während der gesamten Digitalisierung, damit einer Entsorgung nichts im Wege steht und Ihre Ordner vernichtet werden können.

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Sicherheit und Kontrolle

Gescannte Originale verwahren wir nach Auftragsabschluss für mindestens weitere 4 Wochen in unserem Sicherheitsaktenlager. In dieser Zeit haben unsere Kunden die Möglichkeit einer ausgiebigen Kontrolle der digitalen Daten. Besonders sensible, vertrauliche und personenbezogene Informationen und Akten unterliegen da natürlich einer besonderen Schutzwürdigkeit. Gerne bieten wir Ihnen für die Kontrolle der Datenträger, wie z.B. Festplatten deswegen auch mehr Zeit an. Gemeinsam mit Ihnen vereinbaren wir anhand der Größe des Auftrags und den Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter, einen individuellen Zeitraum.

  Nach Ablauf dieser Frist bestehen folgende Möglichkeiten des weiteren Verfahrens:

  • Rücksendung der Originale
  • Längerfristige Einlagerung im Aktenlager
  • Vernichtung der Originale
Akten sicher vernichten
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Ordnungsgemäße und zertifizierte Aktenvernichtung

Ist die Entscheidung für die Vernichtung gefallen, beauftragen wir unseren zertifizierten Partner Documentus mit der ordentlichen Vernichtung gemäß den Vorgaben des Bundesdatenschutz Gesetzes und der DIN-66399. Wir übergeben die Akten protokolliert in Behältern bzw. Archivboxen an Documentus. Der Transport geschieht entweder durch uns persönlich mit eigenen Fahrzeugen oder durch die Mitarbeiter und das Fachpersonal der Firma Documentus. Die sichere Vernichtung erfolgt je nach den nötigen Schutzklassen der Dokumente in unterschiedlichen Sicherheitsstufen.

Nach erfolgreicher Vernichtung erhalten Sie ein entsprechendes Zertifikat. Das Vernichtungszertifikat gibt Aufschluss über die Menge und die Sicherheitsstufen der vernichteten Akten und bietet Ihnen die Möglichkeit dem Gesetzgeber gegenüber, die Einhaltung der Gesetze und Richtlinien nachzuweisen.

Für eingelagerte Akten erstellen wir jeweils zum Jahresende eine detaillierte Liste der Akten & Dokumente deren Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist. Erst nach schriftlicher Freigabe erfolgt dann ebenfalls die Datenschutzrechtliche Vernichtung durch unseren Partner Documentus in Bremen.

Bitte beachten Sie, dass wir die Dienstleistung der Aktenvernichtung nur in Zusammenhang mit Scanaufträgen oder Aktenlagerungen erbringen und nicht als alleinstehenden Service. Die Kosten der Aktenvernichtung sind in unseren Angeboten zum Scan bereits berücksichtigt oder zumindest ausgewiesen.

Sollten Sie eine Aktenvernichtung oder Datenträgervernichtung lieber als alleinstehende Dienstleistung wünschen, empfehlen wir gerne unsere Partnerfirma Documentus als direkten Ansprechpartner.

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Aktenvernichtung - zertifizierter Partner

Mit unserem zertifiziertem Geschäftspartner für die Vernichtung von Datenträger und Akten gehen wir auf Nummer sicher. So wie wir ein Scan-Profi und damit absoluter Spezialist auf dem Bereich der Digitalisierung sind, ist die Firma Documentus Bremen für uns der beste Ansprechpartner wenn es um die Entsorgung und das Shreddern bzw. Vernichten von Dokumenten, Daten oder Datenträgern geht. Nach dem Scan der Belege oder dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist hört die Verantwortung für die analogen Akten nicht auf und für die vertraulichen Informationen unserer kunden selbstverständlich auch nicht. Es ist uns wichtig einen vertrauensvollen kompetenten Partner und Fachmann an unserer Seite zu wissen, der uns hilft diese Verantwortung zu übernehmen.

Auf Grund der Standortnähe arbeiten wir vorrangig mit der Zweigstelle am Standort Bremen zusammen. Da die Firma Documentus GmbH aber Standorte in ganz Deutschland hat, sind wir uns sicher , immer wirtschaftliche und din-gerechte Lösungen für unser Kunden aus dem gesamten Bundesgebiet anbieten zu können. Ob nach 66399 oder 9001. An allen Standorten sichern diese Normen die Qualität und geben uns und unseren Kunden damit ein gutes Gefühl.

Kontaktaufnahme

Bei Fragen zur Aktenvernichtung sprechen Sie uns gerne an

Kostenlose Info Hotline0800 396 76 00

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