Sicherheit und Kontrolle
Gescannte Originale verwahren wir nach Auftragsabschluss für mindestens weitere 4 Wochen in unserem Sicherheitsaktenlager. In dieser Zeit haben unsere Kunden die Möglichkeit einer ausgiebigen Kontrolle der digitalen Daten. Besonders sensible, vertrauliche und personenbezogene Informationen und Akten unterliegen da natürlich einer besonderen Schutzwürdigkeit. Gerne bieten wir Ihnen für die Kontrolle der Datenträger, wie z.B. Festplatten deswegen auch mehr Zeit an. Gemeinsam mit Ihnen vereinbaren wir anhand der Größe des Auftrags und den Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter, einen individuellen Zeitraum.
Nach Ablauf dieser Frist bestehen folgende Möglichkeiten des weiteren Verfahrens:
- Rücksendung der Originale
- Längerfristige Einlagerung im Aktenlager
- Vernichtung der Originale
Ordnungsgemäße und zertifizierte Aktenvernichtung
Ist die Entscheidung für die Vernichtung gefallen, beauftragen wir unseren zertifizierten Partner Documentus mit der ordentlichen Vernichtung gemäß den Vorgaben des Bundesdatenschutz Gesetzes und der DIN-66399. Wir übergeben die Akten protokolliert in Behältern bzw. Archivboxen an Documentus. Der Transport geschieht entweder durch uns persönlich mit eigenen Fahrzeugen oder durch die Mitarbeiter und das Fachpersonal der Firma Documentus. Die sichere Vernichtung erfolgt je nach den nötigen Schutzklassen der Dokumente in unterschiedlichen Sicherheitsstufen.
Nach erfolgreicher Vernichtung erhalten Sie ein entsprechendes Zertifikat. Das Vernichtungszertifikat gibt Aufschluss über die Menge und die Sicherheitsstufen der vernichteten Akten und bietet Ihnen die Möglichkeit dem Gesetzgeber gegenüber, die Einhaltung der Gesetze und Richtlinien nachzuweisen.
Für eingelagerte Akten erstellen wir jeweils zum Jahresende eine detaillierte Liste der Akten & Dokumente deren Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist. Erst nach schriftlicher Freigabe erfolgt dann ebenfalls die Datenschutzrechtliche Vernichtung durch unseren Partner Documentus in Bremen.
Bitte beachten Sie, dass wir die Dienstleistung der Aktenvernichtung nur in Zusammenhang mit Scanaufträgen oder Aktenlagerungen erbringen und nicht als alleinstehenden Service. Die Kosten der Aktenvernichtung sind in unseren Angeboten zum Scan bereits berücksichtigt oder zumindest ausgewiesen.
Sollten Sie eine Aktenvernichtung oder Datenträgervernichtung lieber als alleinstehende Dienstleistung wünschen, empfehlen wir gerne unsere Partnerfirma Documentus als direkten Ansprechpartner.
Aktenvernichtung - zertifizierter Partner
Mit unserem zertifiziertem Geschäftspartner für die Vernichtung von Datenträger und Akten gehen wir auf Nummer sicher. So wie wir ein Scan-Profi und damit absoluter Spezialist auf dem Bereich der Digitalisierung sind, ist die Firma Documentus Bremen für uns der beste Ansprechpartner wenn es um die Entsorgung und das Shreddern bzw. Vernichten von Dokumenten, Daten oder Datenträgern geht. Nach dem Scan der Belege oder dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist hört die Verantwortung für die analogen Akten nicht auf und für die vertraulichen Informationen unserer kunden selbstverständlich auch nicht. Es ist uns wichtig einen vertrauensvollen kompetenten Partner und Fachmann an unserer Seite zu wissen, der uns hilft diese Verantwortung zu übernehmen.
Auf Grund der Standortnähe arbeiten wir vorrangig mit der Zweigstelle am Standort Bremen zusammen. Da die Firma Documentus GmbH aber Standorte in ganz Deutschland hat, sind wir uns sicher , immer wirtschaftliche und din-gerechte Lösungen für unser Kunden aus dem gesamten Bundesgebiet anbieten zu können. Ob nach 66399 oder 9001. An allen Standorten sichern diese Normen die Qualität und geben uns und unseren Kunden damit ein gutes Gefühl.
Kontaktaufnahme
Bei Fragen zur Aktenvernichtung sprechen Sie uns gerne an
