Digitale Dokumentensicherung
Eine Platzersparnis von 99 Prozent und eine sekundenschnelle Recherche sind nur zwei der vielen Vorteile einer digitalen Archivierung Ihrer Unterlagen. Darüber hinaus bietet diese Form der Dokumentensicherung einen idealen Schutz Ihrer kostbaren Unternehmensdaten vor Verlust: Wir scannen Verträge, Urkunden, Policen, Jahresabschlüsse sowie Bilanzen oder weitere Dokumente ein, die im Brandfall oder bei Wasserschäden zerstört werden könnten, und speichern diese auf einem sicheren Datenträger. So sind und bleiben sie für Sie verfügbar.
Für die Dokumentensicherung speichern wir Ihre Daten als rechtssichere PDF/A-Datei. Dank dieses Dateiformats wird der Zugriff über viele Jahre hinaus gewährleistet – und gleichzeitig die Unveränderbarkeit und Revisionssicherheit sichergestellt. Dabei ist die digitale 1:1-Kopie Ihrer Unterlagen nicht nur revisionssicher, sondern auch ein juristisch einwandfreier Ersatz des Original-Dokuments.
PDF/A erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und wird von Behörden sowie Gerichten anerkannt. Unternehmen sind so auf der sicheren Seite und vermeiden rechtliche Risiken durch fehlerhafte Archivierung.
Verwahren Sie den Datenträger an einem sicheren Ort, damit Sie im Ernstfall schnell und einfach auf die Sicherungskopie Ihrer unternehmenswichtigen Akten und Belege zugreifen können. Bei Bedarf erhalten Sie selbstverständlich Ihre Original-Dokumente im ursprünglichen Zustand zurück.
In Deutschland sind Unternehmen an strenge gesetzliche Regelungen zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten gebunden, die eine Archivierung von bis zu 10 Jahren vorschreiben. Der Verlust solcher Unterlagen kann erhebliche Folgen nach sich ziehen, darunter rechtliche Sanktionen und finanzielle Nachteile im Steuerbereich.
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Weitere Informationen zur Archivierung von Dokumenten finden Sie auch auf unserer INFOSEITE
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