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Verfahrensdokumentation

 

 

Werden steuerlich relevante Unterlagen digital archiviert, um später auch vernichtet zu werden, schreibt der Gesetzgeber zwingend eine "Verfahrensdokumentation" vor. Wer rechtskonform digitalisieren möchte, sollte zwingend eine Verafhrensdokumentation erstellen.

In einer solchen Verfahrensdokumentation wird sehr detailliert jeder Arbeitsschritt dokumentiert und beschrieben, der bei der Digitalisierung der betreffenden Dokumente durchgeführt wird: 

  • Beschreibung der Organisationsstruktur

  • Rechtliche Grundlagen der Archivierung das Unternehmen betreffend

  • Dokumentation der Einweisung der zuständigen Mitarbeiter

  • Rechtekonzept / Zuständigkeiten

  • Beschreibung der eingesetzten Hard- und Software

  • Beschreibung Kontrollsysteme

  • Beschreibung & Eignung der eingesetzten Archivsoftware

  • Datenschutzrelevante Verfahren & Abläufe

  • Löschung der digitalen Daten / Vernichtung der Originale

Alle diese Punkte - und leider noch sehr viele mehr- müssen detailliert beschrieben und erläutert werden, NUR DANN ist das sog. "ersetzende Scannen" rechtlich abgesichert.

 

Das Gute: Übernehmen wir als Scandienstleister die Archivierung Ihrer Belege, erstellen wir Ihnen diese gesetzlich vorgeschriebene Verfahrensdokumentation!

 

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Wir führen ihre Dokumentation

Übernehmen wir als Scandienstleister die Archivierung Ihrer Belege, erstellen wir Ihnen diese gesetzlich vorgeschriebene Verfahrensdokumentation auf Basis unserer klar definierten Abläufe in unserer Zusammenarbeit, und unserer ISO-Dokumentation.

Der Gesetzgeber sieht ausdrücklich vor, dass ein ersetzendes Scannen auch bei einem externen IT-Dienstleister stattfinden kann.

Bei der Digitalisierung Ihrer Eingangsbelege in Eigenregie, sind Sie als Unternehmen bzw. Ihr Steuerberater dafür verantwortlich die entsprechenden Unterlagen zu erstellen.

Als ISO zertifiziertes Unternehmen haben wir bereits alle internen Abläufe zur Digitalisierung und Archivierung genauestens dokumentiert. Teile dieser zertifizierten Dokumentation fließen dann in Ihre Verfahrensdokumentation ein. Nur so können Sie und wir sicherstellen die Originale nach der Archivierung auch vernichten zu dürfen.

Rechtliche Fragen

Bei Fragen zur Verfahrensdokumentation helfen wir Ihnen gerne weiter

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