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Verfahrensdokumentation

Werden steuerlich relevante Unterlagen und Belege digital archiviert und sollen danach vernichtet werden, besteht die Pflicht, entsprechende Nachweise über die Rechtssicherheit und Konformität nach GoBD in Form einer Verfahrensdokumentation vorlegen zu können. Wer rechtssicher archivieren bzw. digitalisieren möchte, sollte zwingend eine Verfahrensdokumentation erstellen. Bei einer Betriebsprüfung sind dem Betriebsprüfer die Buchhaltung und auch die Beschreibung der erzeugten Daten und der Software, mit der sie erstellt wurden, vorzulegen. Diese Informationen und eine generelle Beschreibung aller Prozesse findet der Betriebsprüfer in der Verfahrensdokumentation.

Themen der Verfahrensdokumentation

Nach den "Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung von Büchern..." kurz GoBD müssen Unternehmen, Steuerberater und auch die Software für die Archivierung der Belege für die Buchführung sowie generell sämtliche Prozesse rund um die Buchführung bzw. Buchhaltung eine Vielzahl an Vorschriften einhalten. Wie sind Belege zu erstellen? Wie haben die Mitarbeiter der Unternehmen die Dokumente zu verwenden? Wie sind die Belege zu scannen und die Daten durch das Unternehmen oder den Steuerberater zu erstellen oder zu nutzen? Welche Software setzt man für die rechtssichere Archivierung der Buchhaltung ein? Wie gestalte ich die Prozesse und Daten rechtssicher und konform nach GoBD?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt sehr detailliert den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Diese Beschreibung dient Unternehmen im Falle einer Betriebsprüfung somit als Nachweis über die GoBD - konforme Archivierung von der Erstellung eines Belegs übers Scannen bis zur Vernichtung.

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Als Teil unseres Scanservices bieten wir auch die Unterstützung bzw. Erstellung einer Verfahrensdokumentation an. Auf unserer Serviceseite zu dem Thema Verfahrensdokumentation haben wir für Sie noch einmal die Eckpunkte zusammen gefasst und genauer beschrieben.

 

Service-Seite Verfahrensdokumentation

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