Ihr Weg zum papierarmen Büro
Ein rein digitales Management der Geschäftsdokumente ist das Ziel vieler Unternehmen auf dem Weg zu einem papierlosen Büro.
Der Dokumenteneingang über die tägliche Briefpost führt dabei zu Medienbrüchen und verursacht Kosten und Personalaufwand bei der Verteilung der Post im Unternehmen.
Die Lösung?
Ein digitaler Posteingang - Briefpost direkt elektronisch erhalten!
Was ist ein digitaler Posteingang?
Briefkasten 4.0
Mit dem digitalen Posteingang von Smart-Store erhalten Sie die Post in Ihrem Unternehmen, anstatt in Papierform, digitalisiert und dank OCR-Software über Volltextsuche umfassend recherchefähig. Die Postübergabe an uns erfolgt über einen Nachsendeantrag.
Als Anbieter übernehmen wir alle Aufgaben der Postannahme sowie Digitalisierung und übergeben Ihnen sofort importierbare, digitale Dokumente im PDF-Format.
Verwalten Sie Rechnungen, Belege, Lieferscheine oder sonstige Geschäftsdokumente unkompliziert und übersichtlich in Ihrem Dokumentenmanagement System (DMS). Aufwendige Prozesse der Sortierung und Verteilung Ihrer Geschäftspost entfallen vollständig.
Sollten Sie bisher noch kein Dokumentenmanagement System zur Verwaltung ihrer Geschäftsunterlagen einsetzen, haben wir mit dem leistungsfähigen DMS vom Anbieter DocuWare auch dafür passgenaue Lösungen. Der Einsatz einer Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung bietet entscheidende Vorteile für Ihr Unternehmen.
Weitere Informationen dazu, finden Sie auf unserer Infoseite zum Thema DocuWare Cloud.
Vorteile des Digitalen Posteingangs
Lassen Sie Ihren Posteingang digitalisieren und sichern Sie sich zahlreiche Vorteile.
Die digitale Eingangspostverarbeitung ist:
- Zeitsparend: Kein Sortieren und Verteilen der physischen Post
- Kostengünstig: Weniger Lager- und Personalaufwand dank schlanker Poststelle
- Ortsunabhängig: Remote-Zugriff auf die Tagespost aus dem Homeoffice oder Außendienst
- Recherchefähig: Indizierung und Klassifizierung nach Vorgabe
- Sicher: Vermeidung von Fehlern bei der Postbearbeitung dank Automatisierung
- Rechtskonform: Anforderungen von GoBD und DSGVO werden problemlos erfüllt
- Effizient: Volle Integration in bestehende digitale Workflows
Der digitale Posteingang ist ein Grundbaustein auf dem Weg zu einem rein elektronischen Management der Geschäftsunterlagen in Ihrem Unternehmen und hebt Ihr Business auf ein neues Level.
Ihre Briefpost wird direkt in digitale Workflows und Lösungen ihrer IT-Umgebung integriert.
Sie nutzen bereits ein DMS?
Digitaler Posteingang BASIC
Der digitale Posteingang im Basic-Paket richtet sich an Anwender, die bereits über ein Dokumentenmanagement System (DMS) verfügen und digitale Lösungen zur schnellen und unkomplizierten Integration Ihrer gescannten Eingangspost in ihre elektronische Dokumentenverwaltung suchen.
Sie benötigen keine zusätzliche Software zur Digitalisierung Ihrer Poststelle. Nutzen Sie einfach weiterhin Ihre eigenen Lösungen für das Management Ihrer Dokumente.
Als Anbieter des Postscanservices übernehmen wir die Annahme der Post für Ihr Unternehmen und digitalisieren alle Sendungen tagesaktuell für eine umgehende Datenmigration.
- Tagesaktuelle Bereitstellung der Postscans
- Sofort importierbare digitale Dokumente
- Aussortierung/Weiterleitung anhand Blacklist
- Softwareunabhängig
Noch kein DMS?
Digitaler Posteingang COMPLETE
Unser COMPLETE-Angebot richtet sich an Unternehmen, die Ihren Posteingang digitalisieren möchten und noch keine Software für das digitale Management Ihrer Geschäftsdokumente einsetzen.
Zusätzlich zu den Aufgaben von Postannahme und Digitalisierung umfasst die Variante „Digitaler Posteingang COMPLETE“ die Klassifizierung und Indizierung (Verschlagwortung) gemäß Ihrer Vorgabe.
Folgende Indizes können unter anderem wir für Sie erfassen:
- Belegdatum
- Absender
- Betreff
Zudem bietet die Klassifizierung eingehender Dokumenten in Ihrer Post nützliche Vorteile für die Migration von Daten in weitere Software zur Verwaltung von Ressourcen (ERP), Kundenbeziehungen (CRM) oder Unternehmensinhalten (ECM).
Dafür nehmen wir die Kategorisierung der Papierunterlagen in Ihrer Post vor und erfassen entsprechende Metadaten, die für den Import notwendig sind.
Folgende Belegarten können wir unter anderem für Sie klassifizieren:
- Rechnung
- Vertrag
- Korrespondenz
- Lieferscheine
Insbesondere für die digitale Aktenführung ist es gewinnbringend, Post digital und kategorisiert zu empfangen.
Alle Postscans werden standardmäßig mit einem Zeitstempel versehen. Der Einsatz einer OCR-Software ermöglicht darüber hinaus eine komfortable Volltextsuche. Führen Sie umfassende Recherchen durch und werden Sie in Sekundenschnelle fündig.
Software für Ihren Posteingang
DocuWare DMS
Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) eröffnet Ihnen immense Möglichkeiten, Prozesse der Verwaltung ihrer Geschäftsdokumente zu optimieren und Ihren Arbeitsalltag im Büro papierarm zu gestalten.
Unser Service-Paket COMPLETE beinhaltet das leistungsstarke DMS DocuWare als CLOUD-Variante.
- Speicherung aller Unternehmensdokumente
- 4 User und 20GB Speicher im Basis Modell enthalten
- Abbildung digitaler Workflows zur Dokumentensteuerung
- Auch zur digitalen revisionssicheren Archivierung bestens geeignet
- E-Mail-Archivierung
Ihre gescannten Briefpostensendungen werden Ihnen tagesaktuell in der DocuWare Cloud zum sofortigen Zugriff zur Verfügung gestellt.
Die zuständigen Mitarbeiter erhalten automatische Meldungen über den Eingang neuer Belege und können sofort mit der Bearbeitung und Initiierung der weiteren Arbeitsschritte beginnen. Terminvorgaben und Vertretungsregelungen stellen die Einhaltung von Terminen sicher, jedes Dokument wird dem jeweils neuen Arbeitsschritt zugeführt.
Digitaler Posteingang - Ablauf
BASIC- und COMPLETE-Varianten unseres digitalen Posteingangs bieten Ihnen umfängliche Lösungen, ihre tägliche Eingangspost digital zu empfangen. Damit keine Fragen offenbleiben, informieren wir Sie detailliert über den genauen Ablauf der Postdigitalisierung.
Die Verarbeitung Ihrer physischen Briefpost erfolgt tagesaktuell. Dafür werden Ihre Sendungen einfach per Nachsendeantrag an unser Scanzentrum umgeleitet. Ein Nachsendeauftrag eignet sich optimal für die externe Digitalisierung des Posteingangs, da Pakete, Zeitungen, Einschreiben oder Briefe des Amtsgerichts nicht weitergeleitet, sondern wie gewohnt an Ihre Hausadresse gesendet werden.
Nach Eingang der Tagespost werden die Briefe nach Ihren Vorgaben sorgfältig aufbereitet und zur automatischen Verarbeitung entsprechend sortiert und vorbereitet (spezielle Sendungen werden in Absprache mit Ihnen anhand einer Blacklist ungeöffnet aussortiert). Anschließend öffnen unsere qualifizierten Mitarbeiter in der Belegaufarbeitung die Briefe und entnehmen den Inhalt, um alle Blätter händisch auf Beschädigungen zu prüfen. Die Dokumententrennung erfolgt anhand von Barcodes. Die originale Reihenfolge der Dokumente bleibt dabei stets erhalten.
Sensible Sendungen - Blacklist
Briefsendungen, von denen Sie nicht möchten, dass sie von uns geöffnet und digitalisiert werden, werden nach Ihren Vorgaben ungeöffnet aussortiert und gesondert behandelt.
Folgende Sendungsarten können unter anderem anhand der Blacklist vom digitalen Posteingang ausgeschlossen werden:
- Urkunden
- Amtsbriefe
- Vermerk „Persönlich“
- Empfänger „Geschäftsführung“
- Kredit- und Bankkarten
- Zeugnisse und Grundbuchauszüge
Wie wird mit Sendungen auf der Blacklist verfahren?
Den Umgang mit entsprechenden Postsendungen legen wir im Vorfeld in enger Absprache mit Ihnen fest. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Scannen & Lagern mit abschließender Vernichtung
- Scannen und Weiterleitung an Ihre Hausadresse
- Direkte ungeöffnete Weiterleitung an Ihre Hausadresse (ohne Verscannung)
Sind die Briefinhalte entsprechend sortiert und vorbereitet, folgt mit dem Scanvorgang an unseren Hochleistungsscannern der Digitalisierungsprozess. Dank perfekter Abstimmung von leistungsfähiger Software und qualitativ hochwertiger Hardware, scannen wir für Sie große Mengen, in kurzer Laufzeit, bei optimaler Qualität.
Folgende technischen Anforderungen können wir Ihnen bieten:
- Duplexscan (beidseitig) – Leerseiten werden gelöscht
- Hochauflösend in 200 dpi
- Farbscans
- Selbsttätige Dokumententrennung
- Formate DIN A0 bis A7
Unsere Hochleistungsscanner gewährleisten maximale Lesbarkeit sowie einwandfreie Wertigkeit der Postscans. Wir verfügen über ein Scanvolumen von bis zu 120.000 Blatt pro Tag bzw. dem Inhalt von rund 250 Aktenordnern.
Standardmäßig werden alle Dokumente mit einer OCR-Software bearbeitet. Dieser Vorgang ermöglicht eine Volltextsuche in den gescannten Postsendungen. Darüber hinaus wird jedes Dokument mit einem Zeitstempel versehen.
Für den „Digitalen Posteingang BASIC“ können optional weitere Vorsortierungen der Dokumente, beispielsweise nach Belegart oder Abteilung, vorgenommen werden. Zusätzliche Indizes wie Absender, Betreff oder Belegdatum werden in der Regel durch ein nachgelagertes Dokumentenmanagement System ausgewertet. Gegen Aufpreis können wir weitere Schlagworte für Sie erfassen.
Die umfassendere Indizierung und Kategorisierung ist Teil unseres Premiumangebots „Digitaler Posteingang COMPLETE“.
Wir übergeben die direkt importierbaren Dokumente an Ihr DMS, in dem dann die Metadaten erzeugt werden.
Smart-Store ist zertifizierter Anbieter von Scanservice-Dienstleistungen nach ISO 9001:2015. Qualität, Serviceorientierung und Prozesstransparenz haben bei uns daher oberste Priorität. Durch engmaschige Protokolle und Kontrollen gewährleisten wir die Einhaltung der Vorgaben nach GoBD bei der digitalen Konvertierung Ihres Posteingangs.
Die GoBD sieht folgende Aspekte vor:
- Richtigkeit
- Unveränderbarkeit
- Vollständigkeit
- Ordnung
Während der gesamten Verarbeitung Ihrer Eingangspost erfassen wir fortlaufend umfangreiche Werte, die im Sinne der Qualitätssicherung ausgewertet und abgeglichen werden. Für Ihre persönliche Dokumentation stellen wir Ihnen die Ergebnisse der Qualitätskontrollen und entsprechende Protokolle zur Verfügung. Für die Sicherstellung einer revisionssicheren Archivierung Ihrer Dokumente erstellen wir auf Wunsch ebenfalls eine Verfahrensdokumentation. Der gesamte Verarbeitungsprozess findet DSGVO-konform in Deutschland statt.
Als Nutzer der BASIC-Variante stellen wir Ihnen die Dokumente digital und in dem Dateiformat zur Verfügung, welches Sie für das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen präferieren.
- PDF mit entsprechender Benennung
- Fortlaufend nummerierte PDF-Datei
- Zeitstempel
- Zur direkten Übernahme in Ihr bestehendes DMS
- Importierbare Daten für jedes am Markt erhältliche DMS, HR- oder Archivsystem
Exporte im Dateiformat PDF erfolgen als revisionssichere PDF/A. Auf Wunsch ist auch ein Export als TIFF-Datei möglich.
Die eingehend beschriebenen Formate stellen wir Ihnen komfortabel zum Download auf unserem Cloud-Server (SFTP) zur Verfügung. Alternativ stellen wir die Daten zur sofortigen Weiterverarbeitung in Ihr System ein. Ermöglichen Sie uns dafür einfach Zugang zu einer Schnittstelle (API) und wir erledigen den Rest.
Sind Sie Anwender unseres COMPLETE-Servicepakets erhalten Sie alle erfassten Daten (inklusive Klassifizierung und Indexierung) digital in Ihrem DocuWare DMS.
Zusatzleistungen
Bei Bedarf können die folgenden optionalen Leistungen zu unseren Angeboten zugebucht werden:
- Erfassung von Indizes (BASIC)
- Vorsortierungen der Dokumente (z.B. nach Belegart, Niederlassung/Abteilung)
- Postscans in einer Auflösung von 300 dpi
- Scannen der Briefumschläge
Was passiert mit den Originalen?
Die Originaldokumente lagern wir für drei Monate ab Scandatum in unserem Sicherheitslager. Nach Ablauf der Frist von drei Monaten werden die Originale nach DIN66399 vernichtet. Bei Bedarf können Originaldokumente vor Ablauf der drei Monate jederzeit angefordert und Ihnen zugestellt werden. Ausgenommen von der Vernichtung sind Dokumente der Blacklist. Diese Postsendungen schicken wir Ihnen einmal monatlich gebündelt als Päckchen an Ihre Hausadresse.
Was kostet der Digitale Posteingang?
Preise BASIC
Nach einer einmaligen Einrichtungsgebühr in Höhe von 45 € beläuft sich die monatliche Grundgebühr für die Nutzung für den digitalen Posteingang in der BASIC-Variante auf 12 €.
In der Grundgebühr enthalten sind:
- Posteingang per Nachsendeantrag
- Tagesaktuelle Digitalisierung
- Cloud Server Nutzung
- Unbegrenzte Up- und Downloads
- Protokollierung
- Lagerung Originale 3 Monate
- Aussortierung & Weiterleitung nach Blacklist
- Vernichtung Originale nach DIN 66399
Unabhängig von der Seitenanzahl der Briefe berechnen wir für den Scan 0,63 € pro Brief (inklusive Belegvorbereitung, Datenerfassung und Datenexport)
Preise COMPLETE
Für die Nutzung des COMPLETE-Pakets berechnen wir eine einmalige Einrichtungsgebühr von 199 €. Darin enthalten sind die Konfiguration des DocuWare DMS sowie die Einrichtung Ihrer individuellen Archivstruktur.
Die monatliche Grundgebühr für die Nutzung unseres „Digitalen Posteingangs COMPLETE“ beträgt 220 €.
In der Grundgebühr enthalten sind sowohl die Leistungen des Dokumentenmanagement Systems als auch die Services im Rahmen des Posteingangs.
DMS:
- DocuWare CLOUD Basic
- 4 User & 20GB Speicherplatz
- Alle DocuWare Module
Posteingang:
- Posteingang per Nachsendeantrag
- Tagesaktuelle Digitalisierung
- Protokollierung
- Lagerung Originale 3 Monate
- Aussortierung & Weiterleitung nach Blacklist
- Vernichtung Originale nach DIN 66399
Unabhängig von der Anzahl der Seiten der Briefe berechnen wir für die Überführung in digitale Daten 0,63 € pro Brief (inklusive Belegvorbereitung, Datenerfassung und Datenexport).
Preise Optionale Leistungen
- Erfassung weiterer Indizes pro Feld 0,08 €
- Rückversand der Originale pro Sendung 6,00 €
- Zusätzliches Scannen des Umschlags pro Brief 0,10 €
- Digitalisierung von Großformaten pro Plan 1,50 €
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