dokumentenmanagement system

Dokumentenmanagement mit System

Unsere DMS Lösung für Ihre digitale Ablage DocuWare Cloud von Smart-Store

Ein effizientes Dokumentenmanagement umfasst alle Prozesse vom Dokumenteneingang bis hin zur langfristigen Archivierung oder Löschung von Dokumenten und Daten.

Mit dem Dokumentenmanagement-System von DocuWare als Cloud-Variante heben Sie Ihre Dokumentenverwaltung auf ein höheres Level.

Statt im staubigen Papierarchiv oder undurchsichtigen Netzlaufwerken zu suchen, finden Sie Dokumente schnell und einfach per Volltextsuche suche.

Mitarbeiter können ortsunabhängig auf Unterlagen zugreifen und kollaborativ an Dokumenten arbeiten. Automatisierte Workflows minimieren die Fehlerquellen und verkürzen Durchlaufzeiten.

Erleben Sie effizientes und rechtssicheres Dokumentenmanagement, wie Sie es noch nie erlebt haben – mit dem Cloud DMS von DocuWare!

Jetzt beraten lassen und DocuWare kostenlos testen!
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Digitales Dokumentenmanagement

Alle Dokumente an einem Ort

Digitales Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Speicherung, Organisation und Verwaltung elektronischer Dokumente. Dazu zählen sowohl originär elektronische Dokumente wie E-Mails, E-Rechnungen oder Tabellenkalkulationen als auch gescannte Papierunterlagen, welche in ein digitales Format überführt wurden.

Jedes Dokument in Ihrem Unternehmen wird in einem zentralen System abgelegt!

Der Begriff Dokumentenmanagement bezieht sich dabei auf den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus, von der Erstellung bzw. dem Eingang von Dokumenten, über Ablage und Erhalt bis hin zur Archivierung und Löschung oder Vernichtung.

Intelligente und effiziente Prozesse steuern dabei den Weg der Dokumente durch ein Unternehmen bzw. eine Behörde.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) ist eine Software für das digitale Management aller Dokumente in Ihrem Unternehmen und deckt dabei jegliche Belange der Dokumentenverwaltung ab. Eine DMS Software vereinheitlicht und automatisiert Prozesse und bildet damit die Grundlage für die Integration von Informationen und Dokumenten in weitere Lösungen Ihrer IT-Umgebung sowie die digitale Aktenführung.

Warum ist Dokumentenmanagement wichtig für Unternehmen?

Täglich nehmen große Mengen an Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Bewerberunterlagen) Ihren Weg durch Unternehmen. Da braucht es schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente sowie klare Regelungen, Zuständigkeiten und Automatisierungen, um Prozesse effizient zu gestalten und Fehler zu vermeiden.

Darüber hinaus spielen der Schutz sensibler Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine besonders wichtige Rolle in Bezug auf das Dokumentenmanagement in Unternehmen.

Welche Risiken birgt eine Dokumentenverwaltung ohne DMS?

Ein unzureichendes Dokumentenmanagement führt häufig zu Verzögerungen und Fehlern bei unternehmensinternen Workflows. Auch die gemeinsame Arbeiten an einem Dokument gestaltet sich schwierig, da Mitarbeiter unterschiedliche Versionen von Dokumenten bearbeiten und oftmals doppelte Bearbeitungen die Folge sind.

Besonders das Fehlen angemessener Sicherheitsmaßnahmen für sensible Daten und die Nichtbefolgung gesetzlicher Vorschriften zur Revisionssicherheit können negative Auswirkungen auf ein Unternehmen haben.

Viele Nachteile eines unorganisierten Dokumentenverwaltung lassen sich durch das Arbeiten mit einer professionellen Software vermeiden!

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Das papierlose Büro

Sie planen das papierlose Büro oder möchten Ihre Bestandsarchiv digital verwalten?

Dann sprechen Sie uns gerne an und testen einmal unverbindlich und 30 Tage kostenlos die DocuWare Cloud. Eines der führenden Dokumentenmanagement Systeme weltweit.

In Kombination mit unserem Angebot einer kostenlosen Probearchivierung können wir Ihnen Ihre eigenen Dokumente ebenfalls in der Testvariante zur Verfügung stellen.

Im Auftragsfalls konfigurieren und installieren wir Ihnen die DocuWare Cloud, stehen Ihnen täglich als Ansprechpartner zur Verfügung und digitalisieren für Sie auf Wunsch Ihr Bestandsarchiv.

Wir scannen Ihre Ablage bestehend aus 10 Ordnern bis hin zu mehreren Tausend Ordnern und speichern diese als sofort einsatzfähige digitale PDF Dokumente im DocuWare Dokumentenmanagement System.

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Vorteile eines DMS

Welche Vorteile bietet ein digitales Dokumentenmanagement mit DMS?

  • Kostenersparnis

Das Dokumentenmanagement mit einem DMS basiert auf digitalen Prozessen. Kosten für Verbrauchsmaterialien sowie Lagerung und Verwaltung werden massiv reduziert.

  • Schneller Zugriff

Digitale Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert und lassen sich über die Suchfunktion oder Datenabfragen schnell und einfach finden und anzeigen.

  • Automatisierung von Workflows

Die Weiterleitung von Dokumenten zwischen Mitarbeitern und Abteilungen erfolgt anhand festgelegter Regeln. Dadurch sparen Sie Zeit und verhindern Fehler, da manuelle Aufgaben vermieden werden.

  • Schutz sensibler Daten und Compliance

Ein DMS verfügt über Sicherheitsfunktionen, wie der Vergabe von Zugriffsrechten, um unbefugten Zugriff auf Dokumente zu verhindern. Zudem werden die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und weitere Compliance-Anforderungen (GoBD, DSGVO etc.) automatisch überwacht.

  • Nachvollziehbarkeit aller Prozesse

Im Gegensatz zu einem analogen Archiv, werden in einem Dokumentenmanagement-System Vorgänge protokolliert. Sie können nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann welche Veränderungen an Dokumenten vorgenommen hat.

  • Kollaboration und mobiles Arbeiten

Mitarbeiter können ortsunabhängig zur gleichen Zeit auf Unterlagen zugreifen und diese bearbeiten. Versionisierung stellt sicher, dass alle Beteiligten stets an der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten.

  • Nachhaltigkeit

Digitale Prozesse minimieren den Einsatz von Papier und Verbrauchsmaterialien

  • Langfristige Verfügbarkeit

Archivierte Dokumente werden über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar gespeichert

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DocuWare

Warum DocuWare ?

Unsere Scandienstleistung erbringen wir grundsätzlich für jedes am Markt erhältliche Dokumentenmanagement, sei es Easy Archiv, D3.develop, DATEV oder eben auch DocuWare. Als Full-Service-Dienstleister für digitale Archivierung bieten wir zusätzlich zu unserer Scandienstleistung das DocuWare DMS an, um unseren Kunden das gesamte Spektrum der digitalen Archivierung anbieten zu können.

In mehr als 20 Jahren haben wir zahlreiche DMS Systeme kennengelernt und uns bewusst für die Software von DocuWare als Partner entschieden. DocuWare zählt seit mehr als 30 Jahren zu den führenden Anbietern im Bereich Dokumentenmanagement / DMS . Diese Erfahrung spüren wir auch in unserer eigenen täglichen Arbeit mit dem System.

Für wen ist DocuWare geeignet?

DocuWare eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche. Die intuitiv bedienbare Oberfläche ermöglicht es jedem Benutzer die benötigten Informationen & Dokumente schnell und gezielt zu recherchieren und anzuzeigen.

Die DocuWare Cloud ist eine reine Browser Lösung mit hohen Sicherheitsstandards, dadurch ist eine schnelle Umsetzung ohne aufwendige Installationen gewährleistet. Darüber hinaus beinhaltet die Cloud Variante von DocuWare alle Module, das bedeutet ALLE Funktionen für ein digitales Management Ihrer Geschäftsunterlagen von sind automatisch in den geringen monatlichen Nutzungsgebühren enthalten.

Welche Funktionen bietet das DMS von DocuWare?

 

Mit der Suchfunktionen können Sie anhand einer Volltextsuche und mit Hilfe von Metadaten Belege einfach suchen, sich innerhalb von Sekunden anzeigen lassen und unverzüglich bearbeiten.

Mitarbeiter haben ortsunabhängig und auf allen Endgeräten direkten Zugriff auf ihr digitales Archiv. Die Versionisierung stellt sicher, dass alle Nutzer an der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten. Alle Vorgänge und Änderungen an einem Dokument werden protokolliert.

Die Kontrolle über den Zugriff auf Dokumente mittels individueller Zugriffsberechtigungen gewährleistet die Sicherheit sensibler Informationen.

Schließlich automatisiert das Workflow-Management die Arbeitsabläufe rund um die Dokumentenverarbeitung für ein effizientes und reibungsloses Management von digitalen Belegen.

Darüber hinaus profitieren Sie u.a. von folgenden Funktion des DMS:

  • Regeln und Ausnahmen definieren: Detaillierte Dokumentenverarbeitung
  • Fristen festlegen: Nie wieder Fälligkeiten verstreichen lassen
  • Nahtloser Datenexport: Daten mit anderen Anwendungen synchronisieren (ERP etc.)
  • Lösch-Workflows: Dokumente nach festgelegten Regeln löschen
  • Intelligent Indexing: Automatische Indexierung mit Hilfe künstlicher Intelligenz
  • Mobile Upload: Belege per App erfassen und hochladen
  • E-Mails-Archivierung: Integrieren Sie Outlook und sonstige Mail-Dienste in Ihr DMS
  • Integration in DATEV: Rechnungen GoBD-konform archivieren und an DATEV übergeben
  • Elektronische Signaturen
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Preise

Was kostet die DocuWare Cloud?

Die Investitionen in die DocuWare Cloud setzen sich aus Anzahl der Benutzer sowie des benötigten Speicherbedarfs zusammen. Bei den Benutzern handelt es sich um sogenannte „Named-User“, jede Lizenz wird einem Benutzer fest zugeordnet.

Gerne beraten wir Sie vor Ort in Ihrem Unternehmen über weitere Einsatzmöglichkeiten einer geeigneten Software Lösung zur digitalen Archivierung Von Dokumenten.

Wieviel Speicher Ihre Dokumente benötigen, können wir gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung ermitteln.

Professionelles Dokumentenmanagement

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