Dokumentenmanagement mit System

Alle Dokumente an einem Ort

Digitales Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Speicherung, Organisation und Verwaltung elektronischer Dokumente. Dazu zählen sowohl originär elektronische Dokumente wie E-Mails, E-Rechnungen oder Tabellenkalkulationen als auch gescannte Papierunterlagen, welche in ein digitales Format überführt wurden.

Jedes Dokument in Ihrem Unternehmen wird in einem zentralen System abgelegt!

Der Begriff Dokumentenmanagement bezieht sich dabei auf den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus, von der Erstellung bzw. dem Eingang von Dokumenten, über Ablage und Erhalt bis hin zur Archivierung und Löschung oder Vernichtung.

Intelligente und effiziente Prozesse steuern dabei den Weg der Dokumente durch ein Unternehmen bzw. eine Behörde.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) ist eine Software für das digitale Management aller Dokumente in Ihrem Unternehmen und deckt dabei jegliche Belange der Dokumentenverwaltung ab. Eine DMS Software vereinheitlicht und automatisiert Prozesse und bildet damit die Grundlage für die Integration von Informationen und Dokumenten in weitere Lösungen Ihrer IT-Umgebung sowie die digitale Aktenführung.

Warum ist Dokumentenmanagement wichtig für Unternehmen?

Täglich nehmen große Mengen an Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Bewerberunterlagen) Ihren Weg durch Unternehmen. Da braucht es schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente sowie klare Regelungen, Zuständigkeiten und Automatisierungen, um Prozesse effizient zu gestalten und Fehler zu vermeiden.

Darüber hinaus spielen der Schutz sensibler Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine besonders wichtige Rolle in Bezug auf das Dokumentenmanagement in Unternehmen.

Welche Risiken birgt eine Dokumentenverwaltung ohne DMS?

Ein unzureichendes Dokumentenmanagement führt häufig zu Verzögerungen und Fehlern bei unternehmensinternen Workflows. Auch die gemeinsame Arbeiten an einem Dokument gestaltet sich schwierig, da Mitarbeiter unterschiedliche Versionen von Dokumenten bearbeiten und oftmals doppelte Bearbeitungen die Folge sind.

Besonders das Fehlen angemessener Sicherheitsmaßnahmen für sensible Daten und die Nichtbefolgung gesetzlicher Vorschriften zur Revisionssicherheit können negative Auswirkungen auf ein Unternehmen haben.

Viele Nachteile eines unorganisierten Dokumentenverwaltung lassen sich durch das Arbeiten mit einer professionellen Software vermeiden!

Sie planen das papierlose Büro oder möchten Ihre Bestandsarchiv digital verwalten?

Dann sprechen Sie uns an. Wir digitalisieren Ihre Papierakten und übergeben Ihnen die Dateien direkt in dem Format, das Ihr Dokumentenmanagement-System benötigt. In Kombination mit unserem Angebot einer kostenlosen Probearchivierung testen Sie den Ablauf zunächst an Ihren eigenen Dokumenten, bevor Sie sich für die vollständige Digitalisierung entscheiden.

Wir scannen Ihre Ablage, von 10 Ordnern bis hin zu mehreren Tausend, und stellen Ihnen die digitalen Dokumente sofort einsatzfähig als PDF zur Verfügung.

Welche Vorteile bietet ein digitales Dokumentenmanagement mit DMS?

• Kostenersparnis

Das Dokumentenmanagement mit einem DMS basiert auf digitalen Prozessen. Kosten für Verbrauchsmaterialien sowie Lagerung und Verwaltung werden massiv reduziert.

• Schneller Zugriff

Digitale Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert und lassen sich über die Suchfunktion oder Datenabfragen schnell und einfach finden und anzeigen.

• Automatisierung von Workflows

Die Weiterleitung von Dokumenten zwischen Mitarbeitern und Abteilungen erfolgt anhand festgelegter Regeln. Dadurch sparen Sie Zeit und verhindern Fehler, da manuelle Aufgaben vermieden werden.

• Schutz sensibler Daten und Compliance

Ein DMS verfügt über Sicherheitsfunktionen, wie der Vergabe von Zugriffsrechten, um unbefugten Zugriff auf Dokumente zu verhindern. Zudem werden die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und weitere Compliance-Anforderungen (GoBD, DSGVO etc.) automatisch überwacht.

• Nachvollziehbarkeit aller Prozesse

Im Gegensatz zu einem analogen Archiv, werden in einem Dokumentenmanagement-System Vorgänge protokolliert. Sie können nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann welche Veränderungen an Dokumenten vorgenommen hat.

• Kollaboration und mobiles Arbeiten

Mitarbeiter können ortsunabhängig zur gleichen Zeit auf Unterlagen zugreifen und diese bearbeiten. Versionisierung stellt sicher, dass alle Beteiligten stets an der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten.

• Nachhaltigkeit

Digitale Prozesse minimieren den Einsatz von Papier und Verbrauchsmaterialien

• Langfristige Verfügbarkeit

Archivierte Dokumente werden über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar gespeichert

Software-unabhängige Digitalisierung

Wir digitalisieren Ihre Akten und Dokumente und übergeben die Daten in dem Format, das Ihr Dokumentenmanagement-System benötigt. Dabei arbeiten wir mit jedem gängigen System zusammen, ob d.velop, Docuware, Amagno oder ein anderes DMS Ihrer Wahl.

Sie haben noch kein DMS im Einsatz?

Dann beraten wir Sie gerne herstellerunabhängig zu den Möglichkeiten. In mehr als 20 Jahren Digitalisierung haben wir zahlreiche Systeme kennengelernt und wissen, worauf es bei der Anbindung ankommt.

 

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Mit einer Archivanalyse ermitteln wir den aktuellen Zustand Ihrer Ablage und zeigen Ihnen, welche Struktur und welches System zu Ihrem Unternehmen passen.

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