Technik & Leistung
Durchsuchbar, importfertig, in bester Qualität
Standardmäßig scannen wir Ihre Großformate in Farbe mit 200 DPI (höhere Auflösung möglich). Dadurch bieten wir Ihnen eine sehr gute Scanqualität bei vertretbarer Dateigröße.
Sie erhalten Ihre Großformate als durchsuchbare PDF-Datei, auf Wunsch inklusive strukturierter Importdaten (XML, CSV) für die direkte Übernahme in Ihr Dokumentenmanagementsystem.
Auch bei Beständen von hunderten oder sogar tausenden Großformaten können Sie auf uns zählen! Auf Wunsch holen wir die Großformate bei Ihnen vor Ort mit eigenem Personal ab, falls notwendig samt der Planschränke. Das schont gerade ältere Originale, die durch zusätzliches Umpacken und Berühren zusätzlich strapaziert würden.
- Standard: Farbe, 200 DPI (S/W, höhere Auflösung möglich)
- Ausgabe als vollindizierte PDF (auch TIF, JPG möglich)
- Optional: strukturierte Importdaten (XML, CSV etc.) für Ihr DMS
- Bis zu 4.000 Großformate täglich digitalisierbar
- Scanbreite bis 1,50 m, auch für Formate über DIN A0
Wir scannen kleine Mengen oder einzelne Großformate
Beim Scannen von Großformaten geht es nicht immer um große Zeichnungsarchive.
Wir digitalisieren auch großformatige Unterlagen für Kleinkunden wie Architekten oder Ingenieurbüros, beispielsweise wenn für ein laufendes Projekt ein bestimmter Plan in digitaler Form benötigt wird.
Sie können uns kleinere Bestände an Großformaten einfach zuschicken oder bequem per Kurier abholen lassen.
Vorbereitung für den Scan
Vorbereitung mit Blick für das Detail
Vor dem Scan bereiten wir Ihre Großformate sorgfältig vor. Häufig arbeiten wir dabei auch mit alten und empfindlichen Vorlagen (Leinwand, Pergament, Blaupause etc.).
Vorbereitung:
- Heftungen werden entfernt, Knicke geglättet
- Beschädigte oder brüchige Stellen werden wo nötig vorsichtig gesichert
- Großformate innerhalb von Mischakten erhalten einen Platzhalter mit Barcode, der nach dem Scan digital gegen die Zeichnung ausgetauscht wird
Jedes Großformat wird im Einzelblattverfahren gescannt: Unsere Mitarbeiter führen die Vorlagen einzeln ein und prüfen jeden Scan direkt auf Vollständigkeit und Lesbarkeit.
Gerade bei alten oder empfindlichen Originalen lässt sich so verhindern, dass Informationen verloren gehen.
Indexierung von Großformaten
Großformate finden statt suchen
Damit Sie Ihre digitalisierten Großformate später schnell & einfach wiederfinden, definieren wir gemeinsam mit Ihnen die relevanten Indexfelder (Schlagwörter).
Dazu zählen häufig das Datum, Revisionsstand, Zeichnungsnummer oder Titel oder der Verfasser. Wir erfassen dabei stets so viel wie nötig und so wenig wie möglich, um eine wirklich sinnvolle Suche und Dokumentenorganisation zu ermöglichen.
Die erfassten Daten können je nach Bedarf auf verschiedene Arten gespeichert werden:
- Im Dateinamen: Einfach und ohne DMS nutzbar (z.B. 2023-02_4711_Müller-Ingenieure.pdf)
- PDF-Metadaten: Direkt in die Datei eingebettet, auslesbar über Explorer oder Acrobat
- Indexdatei (XML, CSV): Maschinenlesbar und direkt importierbar in Ihr DMS
Abholung und Transport von Großformaten
Abholung und Transport mit eigenem Personal
Größere Bestände holen wir auf Wunsch direkt bei Ihnen ab, mit eigenem Personal und eigenem Transport.
Lagern die Großformate in Plan- oder Großformatschränken, nehmen wir gleich den kompletten Schrank mit. So müssen die einzelnen Blätter nicht umgepackt oder angefasst werden, das schont gerade ältere und empfindliche Originale.
Ist kein Schranktransport nötig, verpacken wir Zeichnungen und Pläne vor Ort passend zur Größe, etwa in Großformatrollen.
- Abholung durch eigenes, geschultes Personal
- Transport im Planschrank möglich, schont das Material
- Verpackung passend zur Menge, z. B. Planrolle oder Palette
- Protokollierung der Abholung
Datenausgabe und -abruf
Vom Scan direkt ins System
Nach erfolgreicher Digitalisierung erhalten Sie Ihre Großformate als durchsuchbare und revisionssichere PDF-A-Datei. Auf Wunsch liefern wir Ihnen zusätzlich strukturierte Importdaten (CSV, XML etc.) oder importieren Ihre digitalen Großformate direkt in Ihr DMS oder ERP (softwareunabhängig).
Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt über einen gesicherten Cloud-Zugang zum Download.
- Ausgabe als durchsuchbare PDF (TIF, JPG möglich)
- Strukturierte Importdaten oder Direktimport in Ihr DMS
- Bereitstellung und Download über gesicherten Cloud-Zugang
- Übergabe auf Datenträger ist alternativ möglich
Umgang mit Großformaten nach der Digitalisierung
Sie entscheiden, was mit den Originalen geschieht
Nach Abschluss der Digitalisierung Ihrer Pläne, entscheiden Sie, wie mit den Großformaten weiter verfahren werden soll.
Wir bieten Ihnen drei Möglichkeiten:
- Rückgabe der Originale (Rücklieferung durch eigenes Personal oder Rückversand per Kurier)
- Rechtssichere Vernichtung nach DIN 66399
- Externe Lagerung in unserem Sicherheitsaktenlager
Sie entscheiden, welche Option für Sie passt.
Scannen von Großformaten - Ablauf
So läuft die Digitalisierung Ihrer Großformate ab:
- Anfrage & Angebot: Preisrechner nutzen und unverbindliches Angebot erhalten
- Abholung & Transport: Größere Bestände holen wir ab, kleinere Mengen senden Sie zu.
- Aufbereitung: Sorgfältige Vorbereitung für den Scan.
- Scan: Digitalisierung im Einzelblattverfahren am Großformatscanner.
- Indexierung: Erfassung der relevanten Metadaten.
- Datenausgabe: Durchsuchbare PDF, optional mit Direktimport ins DMS.
- Vernichtung: Nach schriftlicher Freigabe, gemäß DIN 66399. Alternativ externe Lagerung oder Rückgabe.
TIPP:
Weitere Informationen rund um unsere Service der Aktendigitalisierung, Archivierung sowie dem Scannen von Großformaten finden Sie auf dem Smart-Store Youtube-Channel.
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