Elektronisches Archiv

Erfüllung der Aufbewahrungspflicht durch elektronische Archivierung

Der klassische Anwendungsfall für ein elektronisches Archiv ist aber die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht, also eine revisionssichere Archivierung Ihrer Buchhaltung. Wenn die Geschäftsvorfälle abgeschlossen sind, der Zugriff auf diese Dokumente nur noch selten bis gar nicht stattfindet, dann ist ein elektronisches Archiv die effektivste Lösung und Möglichkeit um den rechtlichen Anforderungen der Aufbewahrung nach GOBD nachzukommen.

Denn der Gesetzgeber akzeptiert mittlerweile die digitale Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen, wie der Buchführung, mit hilfe elektronischer Systeme. Sofern gewisse Kriterien wie Revisionssicherheit (Unveränderbarkeit), Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und einige weitere Kriterien erfüllt werden.

Wenn Sie uns als Scandienstleister mit der Digitalisierung und dem Aufbau Ihres elektronischen Archivs beauftragen, garantieren wir Ihnen die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen der GOBD.

Wenn Sie, trotz aller Digitalisierungseuphorie, weiterhin im Tagesgeschäft mit Papierdokumenten arbeiten möchten, nutzen Sie trotzdem ein elektronisches Archiv lediglich zur Aufbewahrung Ihrer abgeschlossenen Geschäftsjahre und somit zur wirtschaftlichen Erfüllung Ihrer Aufbewahrungsfristen. Eine revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Buchführung muss rechtlich gesehen nicht digital erfolgen,

aber elektronische Archivierung spart Platz. Wenn Sie einmal ein Dokument benötigen, ist die Recherche nach Informationen wie Artikel, Rechnungsnummer, Datumsbereich oder Empfänger ganz simpel und schnell erledigt. Es spricht nichts dagegen, Ihre Buchhaltung weiterhin auf Papier zu erledigen, wenn Sie den Anforderungen der GOBD gerecht werden und im Tagesgeschäft alle relevanten Informationen zu Ihren Finanzen stets zur Hand haben.  

Im Sinne Ihrer Finanzen und der Vorteile elektronischer Archivierung sollten Sie für die Aufbewahrung erledigter Vorgänge und Geschäftsjahre die Unterlagen digitalisieren lassen.

Sicherung von wichtigen Dokumenten

Neben der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist die Sicherung von wichtigen Dokumenten ein weiterer Schwerpunkt eines elektronischen Archivs. Durch digitale Archivierung werden wichtige Dokumente Langzeit vor Verlust, Beschädigung oder auch unberechtigten Zugriff geschützt.

Verträge, Urkunden oder Dokumente aus der Gründungszeit eines Unternehmens können mithilfe der elektronischen Archivierung sicher aufbewahrt werden. Digitale Archive bieten die sicherste Form der Speicherung von wichtigen Unterlagen.

Sprechen Sie uns an und wir zeigen Ihnen wie wir auch Ihre Unterlagen in einem elektronischen Archiv sichern. Die Originaldokumente können Sie nach der Digitalisierung von uns im Originalzustand zurück erhalten. Das elektronische Archiv dient lediglich zur Sicherung der Unterlagen.

Wie finde ich meine elektronisch archivierten Unterlagen wieder?

Wenn Sie eine Software zur elektronischen Archivierung einsetzen, bietet diese Ihnen diverse Möglichkeiten nach Dokumenten und sogar Artikel zu recherchieren. Über umfangreiche Suchmasken in denen Sie eindeutige Suchkriterien vorgeben, bis hin zu Suchanfragen zum Inhalt des Dokumentes.

Aber auch ohne spezielle Software ist die Suche nach Informationen und Unterlagen ganz einfach. Wir empfehlen Ihnen unsere spezielle auf Ihre Anforderungen abgestimmte PDF Verzeichnisstruktur.

Anhand von Ordnerrücken, Registern & Trennern im Ordnern sowie Daten direkt vom Dokument erzeugen wir für Sie eine Baumstruktur. Diese Baumstruktur ist hierarchisch aufgebaut, das bedeutet sie orientiert sich an der bisherigen Ablagestruktur der Akten. Meist bilden Jahrgänge, Belegarten/Dokumententypen und Betreffzeilen die wichtigsten Kriterien um Informationen zu finden.

Alle diese Daten bauen wir nach Ihren Wünschen auf, so das auch ungeübte Benutzer sich schnell und einfach im elektronischen Archiv zurechtfinden können.

Zusätzlich ist jedes Digitale Dokument (PDF Datei) mit einer Volltexterkennung archiviert, die es Ihnen ermöglicht auch nach Stichworten und einzelner Artikel innerhalb der Dokumente zu suchen.

Nutzen Sie gerne unser Angebot einer kostenlosen Probearchivierung von 2-3 Ordnern um die Arbeit mit einem elektronischen Archivsystem als Anwender zu testen.

Wie läuft eine elektronische Archivierung ab?

Sie können Ihre wichtigen Unterlagen und abgelegte Buchführung durchaus selber einscannen, wenn Sie aber den Anforderungen der Gesetzgebers zu 100% entsprechen wollen und sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren möchten, überlassen sie uns die Digitalisierung Ihrer Akten & Ordner.

Wir bieten Ihnen alle Leistungen und Services die notwendig sind um ein qualitativ hochwertiges und vollständiges elektronisches Archiv aufzubauen. Sprechen Sie gerne unseren Support an. Wir helfen Ihnen bei der Strukturierung Ihres elektronischen Archivs