Elektronisches Archiv

Elektronisches Archiv

Elektronisches Archiv: Erläuterung und Einsatz

Was ist ein „Elektronisches Archiv“ und was zeichnet es aus?

Wann benötigen Sie ein Elektronisches Archiv und wann ein DMS?

 

Als Scandienstleister mit mehr als 20 Jahren Erfahrung erklären wir Ihnen was man unter einem Elektronischen Archiv versteht, welche Vorteile Elektronische Archivierung bringt, und wann Sie in Ihrem Unternehmen ein Elektronisches Archiv einsetzen sollten, bzw. wann ein Dokumenten Management System sinnvoll ist.

Denn zwischen einem DMS (Dokumenten Management System) und einem Elektronischem Archiv bestehen durchaus relevante Unterschiede.

Erklärung DMS: Dokumenten Management System

Mit einem Dokumenten Management können Sie „lebende“ Dokumente verwalten und archivieren. Dokumente deren Informationen sich ändern können, aber auch die Dokumente an sich können sich ändern, durch hinzufügen von weiteren Daten. Ein DMS steuert u.a. WorkFlows, und bietet die Möglichkeit Tagesaktuelle Dokumente im Unternehmen digital zu steuern und zu verwalten.

Beispielsweise um Rechnungen digital zu bearbeiten setzt man sog. WorkFlows ein, über einen Status wie "Eingang", "Freigabe" und "Bezahlt" können schon einfache Belegflüsse mit einem DMS gesteuert und überwacht werden.

Erklärung Elektronisches Archiv

Ein Elektronisches Archiv speichert Dokumente und Informationen in erster Linie für einen längeren Zeitraum. Die im Elektronischen System gespeicherten Dokumente sind meistens unveränderlich, das hinzufügen von weiteren Daten zu einem Dokument, oder gar das verändern eines Dokumentes ist im Grunde ausgeschlossen. Verwechseln Sie nicht die Elektronische Archivierung und ein Elektronisches Archiv.

Wann Sie ein DMS einsetzen und wann ein Elektronisches Archiv

Wenn es darum geht, abgelegte Dokumente die noch der Aufbewahrungspflicht unterliegen digital aufzubewahren, sprechen wir von einem Elektronischen Archiv. Quasi ein Datenbestand der einmalig Digitalisiert, und für einen längeren Zeitraum archiviert wird. Dies können natürlich auch Unternehmens- und anderweitig relevante Dokumente sein, deren Aufbewahrung im Grunde niemals endet.

Ein Elektronisches Archiv setzt man beispielsweise ein, um abgeschlossene Geschäftsjahre, oder Unternehmensdaten aus der Vergangenheit einmalig Digital zu Archivieren und die Originale daraufhin zu vernichten.

Ein Elektronische Archivierung spart also in erster Linie Platz, und zwar bis zu 99% des bisherigen Platzbedarfs von Akten und Ordnern. Und es sorgt gleichzeitig dafür, dass Sie benötigte Dokumente innerhalb von Sekunden finden und Sichten/Anzeigen können.

Ein Elektronisches Archiv  kann auch um Dokumente erweitert werden, dies geschieht in der Regel aber in größeren Zeitabständen (Beispielsweise Jährlich). Für ein Elektronisches Archiv benötigen Sie nicht zwingend eine Software, es kann auch aus PDF Dateien bestehen die auf einem Datenträger gespeichert sind.   

Wenn Sie hingegen Ihre aktuelle Buchhaltung oder laufende Vorgänge archivieren und mithilfe elektronischer Technik verwalten möchten, ist ein DMS die bessere Lösung.

Einsatzmöglichkeiten für ein Elektronisches Archiv

Elektronisches Archiv

Wenn Sie…

  • …selten in Akten & Dokumenten suchen aber dies trotzdem aufbewahren müssen
  • …ein Unternehmen kaufen und die Akten übernehmen müssen
  • …eine Niederlassung oder Unternehmen schließen und die Akten weiterhin aufbewahren müssen
  • …tagesaktuell weiterhin mit Papier arbeiten möchten aber alte Buchhaltung zu viel Platz beansprucht
  • …mit Ihrem Unternehmen umziehen und Unmengen an Akten mitnehmen müssen
  • …historische oder Unternehmensgeschichtliche Dokumente vor Verlust oder Beschädigung sichern möchten

Ein Elektronisches Archiv sollte im Grunde immer dann zum Einsatz kommen wenn Papier zwar das geduldigste aber auch das in der Verwaltung und Aufbewahrung aufwendigste Medium ist.

Erfüllung der Aufbewahrungspflicht durch Elektronischer Archivierung

Der klassische Anwendungsfall für ein elektronisches Archiv ist aber die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht, also eine revisionssichere Archivierung Ihrer Buchhaltung. Wenn die Geschäftsvorfälle abgeschlossen sind, der Zugriff auf diese Dokumente nur noch selten bis gar nicht stattfindet, dann ist ein Elektronisches Archiv die effektivste Lösung und Möglichkeit um den rechtlichen Anforderungen der Aufbewahrung nach GOBD nachzukommen.

Denn der Gesetzgeber akzeptiert mittlerweile die Digitale Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen wie der Buchführung mithilfe Elektronischer Systeme. Sofern gewisse Kriterien wie Revisionssicherheit (Unveränderbarkeit), Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und einige weitere Kriterien erfüllt werden.

Wenn Sie uns als Scandienstleister mit der Digitalisierung und dem Aufbau Ihres Elektronischen Archivs beauftragen, garantieren wir Ihnen die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen der GOBD.

Wenn Sie trotz aller Digitalisierungseuphorie weiterhin im Tagesgeschäft mit Papierdokumenten arbeiten möchten, nutzen Sie trotzdem ein Elektronisches Archiv lediglich zur Aufbewahrung Ihrer abgeschlossenen Geschäftsjahre, und somit zur wirtschaftlichen Erfüllung Ihrer Aufbewahrungsfristen. Eine Revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Buchführung muss rechtlich gesehen nicht digital erfolgen.

Aber Elektronische Archivierung spart Platz, und wenn Sie einmal ein Dokument benötigen, ist die Recherche nach Informationen wie Artikel, Rechnungsnummer, Datumsbereich oder Empfänger ganz simpel und schnell erledigt. Es spricht nichts dagegen, Ihre Buchhaltung weiterhin auf Papier zu erledigen, wenn Sie den Anforderungen der GOBS gerecht werden, und im Tagesgeschäft alle relevanten Informationen zu Ihren Finanzen stets zur Hand haben.  

Im Sinne Ihrer Finanzen und der Vorteile elektronischer Archivierung sollten Sie für die Aufbewahrung erledigter Vorgänge und Geschäftsjahre die Unterlagen Digitalisieren lassen.

Sicherung von Wichtigen Dokumenten

Neben der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, ist die Sicherung von wichtigen Dokumenten ein weiterer Schwerpunkt eines Elektronischen Archivs. Durch Digitale Archivierung werden wichtige Dokumente Langzeit vor Verlust, Beschädigung oder auch unberechtigten Zugriff geschützt.

Verträge, Urkunden oder Dokumente aus der Gründungszeit eines Unternehmens können mithilfe der Elektronischen Archivierung sicher aufbewahrt werden. Digitale Archive bieten die sicherste Form der Speicherung von wichtigen Unterlagen.

Sprechen Sie uns an und wir zeigen Ihnen wie wir auch Ihre Unterlagen in einem Elektronischen Archiv sichern. Die Originaldokumente können Sie nach der Digitalisierung von uns im Originalzustand zurück erhalten. Das elektronische Archiv dient lediglich zur Sicherung der Unterlagen.

Wie finde ich meine Elektronisch archivierten Unterlagen wieder?

Wenn Sie eine Software zur Elektronischen Archivierung einsetzen, bietet diese Ihnen diverse Möglichkeiten nach Dokumenten und sogar Artikel zu recherchieren. Über umfangreiche Suchmasken in denen Sie eindeutige Suchkriterien vorgeben, bis hin zu Suchanfragen zum Inhalt des Dokumentes.

Aber auch ohne spezielle Software ist die Suche nach Informationen und Unterlagen ganz einfach. Wir empfehlen Ihnen unsere spezielle auf Ihre Anforderungen abgestimmte PDF Verzeichnisstruktur.

Anhand von Ordnerrücken, Registern & Trennern im Ordnern sowie Daten direkt vom Dokument erzeugen wir für Sie eine Baumstruktur. Diese Baumstruktur ist hierarchisch aufgebaut, das bedeutet sie orientiert sich an der bisherigen Ablagestruktur der Akten. Meist bilden Jahrgänge, Belegarten/Dokumententypen und Betreffzeilen die wichtigsten Kriterien um Informationen zu finden.

Alle diese Daten bauen wir nach Ihren Wünschen auf, so das auch ungeübte Benutzer sich schnell und einfach im Elektronischen Archiv zurechtfinden können.

Zusätzlich ist jedes Digitale Dokument (PDF Datei) mit einer Volltexterkennung archiviert, die es Ihnen ermöglicht auch nach Stichworten und einzelner Artikel innerhalb der Dokumente zu suchen.

Nutzen Sie gerne unser Angebot einer kostenlosen Probearchivierung von 2-3 Ordnern um die Arbeit mit einem Elektronischem Archivsystem als Anwender zu testen.

Wie läuft eine Elektronische Archivierung ab?

Sie können Ihre wichtigen Unterlagen und abgelegte Buchführung durchaus selber einscannen, wenn Sie aber den Anforderungen der Gesetzgebers zu 100% entsprechen wollen, und sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren möchten, überlassen sie uns die Digitalisierung Ihrer Akten & Ordner.

Wir bieten Ihnen alle Leistungen und Services die notwendig sind um ein qualitativ hochwertiges und vollständiges Elektronisches Archiv aufzubauen. Sprechen Sie gerne unseren Support an, wir helfen Ihnen bei der Strukturierung Ihres elektronischen Archivs.

Wir bieten folgende Leistungen & Service:

  • Aktenverpackung
  • Aktentransport
  • Zwischenlagerung
  • Belegvorbereitung
  • Digitalisierung / Scan
  • Datenerfassung der Suchkriterien
  • Speicherung / Archivierung als PDF und weitere Formate
  • Langzeitlagerung der Originale
  • Abschließende Vernichtung der Originale oder Rücklieferung

Was kostet ein Elektronisches Archiv?

In erster Linie spart ein Elektronisches Archiv Kosten. Und zwar durch Platzersparnis und vor allem durch Zeitersparnis beim Suchen nach Unterlagen.

Wir berechnen entweder pro gescanntem Blatt 0,03€ (inkl. Aller Tätigkeiten wie Belegvorbereitung, Scannen & Datenerfassung) oder pauschal pro Ordner zwischen 14€ und 17€.

Für ein konkretes Angebot Ihre Anforderung betreffend, nutzen Sie gerne unseren Preisrechner.

 

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