Schritt für Schritt zum digitalen Archiv

Damit wir Ihre und unsere Qualitätsansprüche immer erfüllen, sind die Prozesse nach einer Digitalisierungsanfrage durch unser Qualitätsmanagement genau geregelt. Obwohl jeder Auftrag eine neue Herausforderung darstellt und auch die Bedürfnisse und Wünsche unserer Kunden nicht alle gleich sind, orientieren wir uns immer an bestimmten, grundsätzlichen Abläufen:

1. Angebot/Probescans

Durch eine gezielte Abfrage nach der Menge, Belegart und Art Ihrer Unterlagen ermitteln wir zunächst Ihren Bedarf, um ein erstes Angebot mit konkreten Vorschlägen zur Umsetzung erstellen zu können. Für eine bessere Kalkulation und ein konkreteres Angebot bieten wir zudem eine kostenlose Probearchivierung an. Nach Ihrer Auftragserteilung lassen wir Ihnen eine Auftragsbestätigung sowie Unterlagen zu den Themen Datenschutz und Geheimhaltung zukommen.

Nutzen Sie hierzu auch gerne unseren Preisrechner

2. Abholung/Transport

Auf Wunsch erfasst unser Angebot auch die Verpackung und Abholung Ihrer Belege an Ihrem Standort. Selbstverständlich legen wir bereits beim Transport besonderen Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten! Gerne können Sie diese alternativ selbst anliefern beziehungsweise uns per Kurier oder Post zusenden.

3. Zwischenlagerung und Registrierung

Nach dem Eingang Ihrer Ordner und Belege wird jede Akte und jedes einzelne Dokument in einer Datenbank erfasst. Diese dient als Grundlage unseres Bearbeitungsprotokolls und kann zudem jederzeit von Ihnen eingesehen werden, wenn Sie den Fortschritt der Digitalisierung verfolgen möchten.

4. Belegaufbereitung

In der Belegaufbereitung werden Ihre Unterlagen jetzt auf die Digitalisierung vorbereitet: Mehr als 20 Aufbereiter kontrollieren hier den Zustand der Belege, entfernen Bindungen, kleben Risse, glätten Falten, sortieren. Darüber hinaus versehen wir die Papiere in diesem Schritt zur elektronischen Dokumententrennung mit Barcodes.

5. Digitalisierung

Nach der professionellen Aufbereitung sind Ihre Belege nun bereit für die Digitalisierung: Mithilfe unserer Hochleistungsscanner verarbeiten unsere Mitarbeiter die Belege in Bündeln zu je 500 Blatt bei optimaler Qualität. Vorder- und Rückseiten werden gleichzeitig gescannt – der Scanner erkennt und löscht dabei leere Seiten automatisch. Danach werden die aufgeklebten Barcodes ausgewertet, um die Dokumententrennung vorzunehmen.

6. Datenerfassung

Jetzt bereiten unsere Mitarbeiter in der Datenerfassung die digitalen Dokumente auf die Ausgabe vor: Zu jedem Dokument werden die entsprechenden Suchbegriffe und Schlagworte erfasst, die bei der späteren digitalen Recherche zum Einsatz kommen sollen.

7. Ausgabe

Ihre digitalen Dokumente können in fast allen möglichen Dateiformaten ausgegeben werden. Da wir softwareunabhängig arbeiten, sind wir an kein spezielles Dokumentmanagementsystem gebunden und richten uns ganz flexibel nach Ihren Wünschen – ob wir Ihnen also Dateien für den Import in ein vorhandenes DMS (Bsp. Easy- Archiv, DocuWare, ELO, Develop oder DATEV) oder die Belege als PDF, wenn möglich in einer Verzeichnisstruktur und mit oder ohne Volltextsuche (OCR) liefern sollen, ist Ihre Entscheidung. Verfügen Sie über kein DMS, müssen jedoch häufig mit Ihren Daten arbeiten, ist unser Online-Archiv eine gute Alternative. Mehr Informationen finden Sie unter Online-Archivierung.

8. Rückgabe, Vernichtung oder Lagerung

Nach der erfolgreichen Aktendigitalisierung, Datenerfassung sowie der Ausgabe folgt eine umfassende Qualitätskontrolle, bevor wir uns wieder Ihren Akten in Papierform widmen. Rückgabe, Vernichtung nach Datenschutzrichtlinien oder eine Langzeitlagerung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist in unserem Sicherheitslager: Auch hier legen Sie fest, was mit Ihren Belegen geschehen soll.

Lesen Sie auch hier weitere Informationen zum Elektronischen Archiv: ELEKTRONISCHES ARCHIV Erläuterung

Sie haben Fragen oder wünschen Beratung?

Wir freuen uns über Ihren Anruf: 0800 396 76 00 Kostenlose Rufnummer

Sie möchten ein Angebot oder mehr Infos anfordern?

Dann schreiben Sie uns doch an: info@smart-store.de

Sie möchten mit uns Kontakt aufnehmen?

Dann nutzen Sie unser Formular: Zum Kontaktformular