Digitaler Posteingang

Wir bieten Ihnen einen bequemen Weg zum papierarmen Büro. Neben der digitalisierung von alten Akten- und Ordnerbeständen, bieten wir Ihnen nun auch das tagesaktuelle Scannen von Briefpost, Lieferscheinen, Eingangsrechnungen und vielen weiteren Belegarten an.

Statt in der Papier- und Belegflut zu ersticken, erhalten Sie nur noch tagesaktuelle elektronische Dokumente. Wahlweise per FTP Upload oder per Schnittstelle in ein beliebiges Dokumentenmanagement System.

Überlassen Sie uns die Organisation Ihres Posteingangs. Eingehende Dokumente, wie Schriftverkehr, Eingangsrechnungen oder normale Briefpost wird von uns tagesaktuell gescannt und Ihrem Unternehmen digital zugestellt. Sie müssen keine Post sortieren oder Briefe öffnen. Keine lästigen Papierstapel mehr auf Ihren Schreibtischen. Nur die Informationen, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen.

Egal ob Ihre Mitarbeiter im Homeoffice, inhouse verteilt auf Büros, oder in Filialen arbeiten, mit dem digitalen Posteingang erhalten die Mitarbeiter schnell und unkompliziert Zugriff auf die nötigen Dokumente. Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und wir übernehmen für Ihr Unternehmen den Scanservice für Ihren digitalen Posteingang. Nach der Digitalisierung (Scannen durch Hochleistungsscanner) klassifizieren wir die Dokumente und erfassen zusätzlich alle wichtigen Suchkriterien wie Absender, Datum, Dokumententyp und Betreff.

Senden Sie uns Ihre Belege und Dokumente direkt zu, nutzen unseren Abholservice, oder lassen Ihre Tagespost direkt an unseren Postfachservice umleiten. Wir sorgen mit unserem Scanservice für den digitalen Posteingang dafür, dass jeder Brief und jedes Dokument umgehend dem zuständigen Ansprechpartner und/oder Empfänger zur Verfügung steht, z.B. direkt auf dem digitalen Schreibtisch im DMS (Dokumentenmanagement)

Software für den digitalen Posteingang

Für die Verwaltung der Dokumente aus dem digitalen Posteingang empfiehlt sich eine Software. Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS ist dafür perfekt. Mit nahezu allen am Markt erhältlichen DMS können Sie die Dokumente nach den aktuellen Richtlinien und Vorgaben archivieren und auch aktiv und agil mit den Dokumenten arbeiten.

Um Ihren digitalen Posteingang möglichst effektiv umzusetzen, empfehlen wir unsere Smart-Store Cloud Archive von unserem Kooperationspartner DocuWare. Unabhängig von Hardware oder Betriebssystem kann jeder Benutzer und Mitarbeiter jederzeit auf alle notwendigen Dokumente zugreifen. Die DocuWare Cloud Services entsprechen einem vollwertigem DMS (Dokumentenmanagementsystem) und ermöglichen neben umfangreichen Workflows auch den standortunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente.

Hinweis: DocuWare Lösungen erfüllen die gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung digitaler Dokumente.

So einfach funktioniert die digitale Lösung für Ihren Posteingang

Versand

Ihre Belege können Sie uns über verschiedene Wege zukommen lassen:

• Leiten Sie Ihre Briefpost direkt an unseren Postfach Service um
• Sammeln Sie die Briefe, Sie erhalten im Vorfeld von uns fertig adressierte Versandumschläge oder Ihren Mengen angepasste Leerkartons, diese holen wir auf Abruf per Kurier bei Ihnen ab. Das empfiehlt sich natürlich nur, wenn die Sendungen nicht zeitkritisch sind.
• Nachvollziehbarkeit

Umgehend nach Eingang der Dokumente/Briefsendungen protokollieren wir diese detailliert.

Je nach Vorgabe werden Briefe geöffnet oder ggf. geschlossen an Sie weitergeleitet

Unser Scanservice ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert. Unsere dokumentierten Prozesse bieten höchste Datensicherheit und Datenschutz gemäß DSGVO.

 

Aufbereitung / Vorbereitung auf den Scan

Die zu digitalisierenden Belege werden für den Scanvorgang vorbereitet:

• Die Briefe werden geöffnet
• Tackernadeln, Büroklammern und andere Heftungen werden entfernt
• Mittels Barcodes wird die digitale Heftung (Dokumententrennung) vorbereitet
• Kleinere Vorlagen, wie Quittungen oder Bon’s werden für den Scan vorbereitet

 

Scan / Digitalisierung

Die Dokumente werden als schwarz-weiß oder Farbscans digitalisiert. In unserer Scanstraße setzen wir mehrere Hochleistungs-Dokumentenscanner ein. Durch diese Geräte verfügen wir derzeit über ein Scanvolumen von bis zu 200.000 Blatt pro Tag.

 

Indexierung

In der Datenerfassung klassifizieren wir die Dokumente. Jedem Vorgang werden die nötigen Indizes (Schlagworte) wie Absender, Belegdatum, Betreff und Empfänger zugeordnet. Zusätzlich wird jedes Blatt mittels OCR (Texterkennung) ausgewertet. Im Dokumentenmanagement werden alle Informationen hinterlegt, die Sie benötigen um Ihre Daten schnell und zuverlässig digital recherchieren und finden zu können.

Unser Scanservice für die Eingangspostverarbeitung und den digitalen Posteingang richtet sich an Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen, wie Stadtverwaltungen und Gemeinden.

Unsere Lösung für Tagespost setzt auf Online Lösungen und Cloud Archive wie z.B. die DocuWare Cloud. Der digitale Posteingang ist somit besonders für den Einsatz zur Unterstützung von Arbeit im Homeoffice oder im Filialbetrieb geeignet.

DocuWare als Dokumentenmanagement System (DMS) in der Cloud bietet neben den vielen schon genannten Vorteilen, auch die Möglichkeit, dass Sie neben unserem Scanservice selbst Belege scannen und importieren können.

Die DocuWare Cloud als zentraler Dokumentenpool ermöglicht Ihnen die Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente von jedem Ort, an dem Sie über Internet verfügen. Sie können sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten über einen Browser anmelden.

Vorteile von DocuWare

• Sofort umsetzbar da keinerlei Software Installation an den Clients notwendig: Sicherer Zugang über Anmeldung im Browser
• Unbegrenzte Anzahl an Benutzern, Filialen und Abteilungen
• Einrichtung von Workflows zusätzlich möglich. Beispielsweise Rechnungseingangs Steuerung
• Volle Datensicherheit und Rechtekonzept
• Sofortige Ersparnisse im Vergleich zur analogen Postverteilung
• Tagesaktuelle Scandienstleistung

Der Datenschutz hat für uns einen besonderen Stellenwert. Für die Einhaltung und Überwachung der Datenschutzrichtlinien haben wir eine interne Datenschutzbeauftragte bestellt. Bei Auftragsabschluss erhalten Sie neben einer Auftragsbestätigung eine Geheimhaltungsvereinbarung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO.

Mehr Informationen zu unseren Datenschutzmaßnahmen finden Sie in unserer Aufklärung zum Datenschutz. Diese können Sie auf unserer Webseite in den Downloads finden.