Die Aufbereitung ist die Vorbereitung Ihrer Unterlagen auf den Scan. Die Belege werden vor dem Scan genau auf Beschädigungen untersucht. Heftklammern werden entfernt, Kassenbons oder Quittungen werden aufgeklebt und Barcodes zur Dokumententrennung aufgebracht.

Nach der Aufbereitung werden Ihre Dokumente an unseren Hochleistungsscannern gescannt. Die Digitalisierung erfolgt in gewünschter Auflösung und in Farbe, schwarz-weiss oder Graustufen. Während der Digitalisierung erfolgt eine Sicht- bzw. Qualitätskontrolle durch unsere Mitarbeiter.

In diesem Schritt werden Schlagwörter, auch sogenannte Indexfelder/Indizes, erfasst. Die erfassten Daten dienen der späteren Recherche und Erstellung von Indexdateien oder Verzeichnisstrukturen und Dateinamen.

Sie erhalten Ihre Daten im benötigten Format. Wir arbeiten softwareunabhängig und können Ihnen nahezu jedes gewünschte Format bereit stellen. Zur digitalen Archivierung empfehlen wir PDF/ PDF-A.

Durch die Bearbeitung mit der Volltexterkennung, entstehen aus Ihren PDF durchsuchbare Dateien. So finden Sie auch Informationen innerhalb des Dokuments in Sekunden.

(Scan on Demand) Wir stellen Ihnen Dokumente bei Bedarf auch vor der Fertigstellung des gesamten Auftrags bereit. So haben Sie auch wenn Ihre Ordner hier sind, Zugriff auf benötigte Informationen.

Diese detaillierte Beschreibung des Digitalisierungsprozesses ermöglicht Ihnen die Revisionssichere Archivierung Ihrer steuerlich relevanten Unterlagen in digitaler Form.

Als ISO zertifizierter Scandienstleister führen wir während der gesamten Verarbeitung umfangreiche Qualitätskontrollen durch. Alle Prozesse in unserem Unternehmen werden protokolliert. Eine eigens dafür geschaffene Position ist alleine dafür verantwortlich, Protokolle zu prüfen und Ergebnisse abzugleichen.

Nach der erfolgreichen Digitalisierung werden Ihre Akten auf Wunsch nach DIN 66399 und nach den Vorgaben des BDSG vernichtet werden.