Scanservice für Akten, Ordner und Dokumente

Revisionssichere Digitalisierung und Archivierung Ihrer Papiervorlagen

Papiere, Akten und Belege – alles wichtige Unterlagen, die Sie revisionssicher zehn Jahre lang aufbewahren müssen, die aber auch eine Menge Platz beanspruchen. Die Digitalisierung Ihres Archivs wird Ihnen Platz, Zeit und Kosten sparen.

Ob Kleinbetrieb oder Konzern, Firmen stehen hierbei häufig vor dem Problem, sehr viel Zeit und Geld für teure Technik aufwenden zu müssen, wenn sie eine Digitalisierung und Archivierung Ihrer wichtigen Geschäftsunterlagen selbst durchführen wollen.

Die Lösung: Digitalisieren Sie Ihre Unterlagen mit dem Scanservice von Smart-Store! Denn wir scannen schnell, zuverlässig und in höchster Qualität. Dabei scannen und digitalisieren wir softwareunabhängig und liefern Ihnen nicht nur vollindizierte PDF-Dateien, sondern auch Daten (Scans & Indizes), die sich umgehend in jedes Dokumentenmanagementsystem (DMS) importieren lassen. Von der tagesaktuellen Ablage bis hin zu Bestandsunterlagen: Mit einer Tagesleistung von 200.000 Blatt liefert unser Scanservice nach Wunsch und Bedarf, ob 10 Ordner oder mehrere Tausend.

Als zertifizierter Scandienstleister arbeiten wir selbstverständlich unter Einhaltung der gültigen Richtlinien und Normen zur Gewährleistung der Beweiskraft – auch gegenüber dem Gesetzgeber.

Jetzt unverbindliches Angebot anfordern!
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Praxisorientierte Lösung für eine digitale Archivierung Ihrer Unterlagen

Haben Sie Interesse an einer Digitalisierung Ihrer Ablage oder Ihres Altarchivs?

Wollen Sie Ihre Dokumente und Belege scannen lassen oder ganze Ordner digitalisieren, weil der Gedanke an ein papierarmes Büro sehr verlockend ist? Mit unseren mehr als 20 Jahren Erfahrung im Scandienst liefern wir Ihnen mit unserem Digitalisierungs- und Scanservice für jede Ihrer Anforderungen die passende Lösung – ganz gleich, ob wir dabei Ihre tägliche bis monatliche Ablage tagesaktuell digitalisieren oder größere Mengen an Bestandsunterlagen scannen und digital archivieren sollen.

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Optimale Scan-Lösungen für jeden Bedarf

Optimale Scan-Lösungen für jeden Bedarf

Wir holen Ihre zur Archivierung bestimmten Akten und Dokumente in speziellen Behältern ab und scannen und digitalisieren sie nach einer fachgerechten Aufbereitung an unseren Hochleistungsscannern.

Aber nicht nur Akten und Ordner werden von uns gescannt und archiviert. Auch großformatige Baupläne oder Zeichnungen von DIN A3 bis DIN A0 oder darüber hinaus digitalisieren und archivieren wir bequem in Farbe oder Schwarz-Weiß. Sowohl kleine Stückzahlen für Architekten oder Ingenieure, als auch große Zeichnungsarchive mit mehreren Tausend Plänen für Unternehmen werden von uns eingescannt – platzsparend auf DVD mit bis zu 5.000 Scans pro Datenträger, auf eine externe Festplatte oder ins Cloud-Archiv.

Die als Scans vorliegenden, digitalisierten Unterlagen übergeben wir anschließend als PDF-Dateien, die mit entsprechenden Schlagworten sowie einer Verzeichnisstruktur versehen worden sind, oder als Import-Daten für Ihr Dokumentenmanagementsystem. Wir archivieren Ihre Ordner und vernichten überflüssige Papiere nach der Digitalisierung normgerecht . Somit können wir für jeden Bedarf die optimale Lösung bieten! Auf Wunsch begleiten wir Ihr Digitalisierungsprojekt vom Anfang bis zum Ende – auch bei großen Archiven.

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Unsere Lösungen für die revisionssichere, digitale Archivierung Ihrer Dokumente

Unsere Lösungen für die revisionssichere, digitale Archivierung Ihrer Dokumente

Tagesaktuelle Unterlagen, Ordnerarchive voller Bestandsakten, gebündelte Vorgänge – sie alle haben eines gemeinsam: Sie sorgen dafür, dass der Papierstapel in Ihrem Unternehmen immer höher wird. Setzen Sie lieber auf ein digitales Archiv, damit Ihnen die Dokumente nicht über den Kopf wachsen! Dank unseres Know-hows und mithilfe unserer Technik der neuesten Generation erstellen wir aus allen Papiervorlagen originalgetreue, elektronische Scans.

Die solide Basis bildet dabei die Kombination aus 20-jähriger Erfahrung, einer professionellen Software und unseren Hochleistungsscannern: Unsere kompetenten Mitarbeiter sind so in der Lage, revisionssicher Qualitäts-Digitalisierungen von bis zu 200.000 Scans pro Tag zu erzeugen. Und zwar in allen gewünschten Dateiformaten wie beispielsweise TIFF, PDF oder JPG, in Schwarz-Weiß, Farbe oder in Graustufen.

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Scannen, digitalisieren, archivieren - die Leistungen von unserem Scanservice im Überblick

    • Datenerfassung und anschließende Ausgabe in gewünschter Struktur und gewünschtem Format
    • Regelmäßige Digitalisierung Ihrer Dokumente – beispielsweise von Buchungs- und Ablieferbelegen oder Rechnungen
    • Vernichtung überflüssiger Dokumente nach datenschutzrechtlichen Bestimmunge
    • Dokumentenpool für ALLE Belege
    • Kurzfristige Bearbeitung von Aktuellscans – auf Wunsch auch mit anschließendem Rückversand
    • Fachgerechte Vorbereitung Ihrer Unterlagen auf den Scanvorgang
    • Professionelle Digitalisierung an Hochleistungsscannern
    • Abholung Ihrer Dokumente an Ihrem Standort

Schritt für Schritt zum digitalen Archiv

Damit wir Ihre und unsere Qualitätsansprüche immer erfüllen, sind die Prozesse nach einer Digitalisierungsanfrage durch unser Qualitätsmanagement genau geregelt. Obwohl jeder Auftrag eine neue Herausforderung darstellt und auch die Bedürfnisse und Wünsche unserer Kunden nicht alle gleich sind, orientieren wir uns immer an bestimmten, grundsätzlichen Abläufen:

1. Angebot/Probescans

Durch eine gezielte Abfrage nach der Menge, Belegart und Art Ihrer Unterlagen ermitteln wir zunächst Ihren Bedarf, um ein erstes Angebot mit konkreten Vorschlägen zur Umsetzung erstellen zu können. Für eine bessere Kalkulation und ein konkreteres Angebot bieten wir zudem eine kostenlose Probearchivierung an. Nach Ihrer Auftragserteilung lassen wir Ihnen eine Auftragsbestätigung sowie Unterlagen zu den Themen Datenschutz und Geheimhaltung zukommen.

2. Abholung/Transport

Auf Wunsch erfasst unser Angebot auch die Verpackung und Abholung Ihrer Belege an Ihrem Standort. Selbstverständlich legen wir bereits beim Transport besonderen Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten! Gerne können Sie diese alternativ selbst anliefern beziehungsweise uns per Kurier oder Post zusenden.

3. Zwischenlagerung und Registrierung

Nach dem Eingang Ihrer Ordner und Belege wird jede Akte und jedes einzelne Dokument in einer Datenbank erfasst. Diese dient als Grundlage unseres Bearbeitungsprotokolls und kann zudem jederzeit von Ihnen eingesehen werden, wenn Sie den Fortschritt der Digitalisierung verfolgen möchten.

4. Belegaufbereitung

In der Belegaufbereitung werden Ihre Unterlagen jetzt auf die Digitalisierung vorbereitet: Mehr als 20 Aufbereiter kontrollieren hier den Zustand der Belege, entfernen Bindungen, kleben Risse, glätten Falten, sortieren. Darüber hinaus versehen wir die Papiere in diesem Schritt zur elektronischen Dokumententrennung mit Barcodes.

5. Digitalisierung

Nach der professionellen Aufbereitung sind Ihre Belege nun bereit für die Digitalisierung: Mithilfe unserer Hochleistungsscanner verarbeiten unsere Mitarbeiter die Belege in Bündeln zu je 500 Blatt bei optimaler Qualität. Vorder- und Rückseiten werden gleichzeitig gescannt – der Scanner erkennt und löscht dabei leere Seiten automatisch. Danach werden die aufgeklebten Barcodes ausgewertet, um die Dokumententrennung vorzunehmen.

6. Datenerfassung

Jetzt bereiten unsere Mitarbeiter in der Datenerfassung die digitalen Dokumente auf die Ausgabe vor: Zu jedem Dokument werden die entsprechenden Suchbegriffe und Schlagworte erfasst, die bei der späteren digitalen Recherche zum Einsatz kommen sollen.

7. Ausgabe

Ihre digitalen Dokumente können in fast allen möglichen Dateiformaten ausgegeben werden. Da wir softwareunabhängig arbeiten, sind wir an kein spezielles Dokumentmanagementsystem gebunden und richten uns ganz flexibel nach Ihren Wünschen – ob wir Ihnen also Dateien für den Import in ein vorhandenes DMS (Bsp. Easy- Archiv, DocuWare, ELO, Develop oder DATEV) oder die Belege als PDF, wenn möglich in einer Verzeichnisstruktur und mit oder ohne Volltextsuche (OCR) liefern sollen, ist Ihre Entscheidung. Verfügen Sie über kein DMS, müssen jedoch häufig mit Ihren Daten arbeiten, ist unser Online-Archiv eine gute Alternative. Mehr Informationen finden Sie unter Online-Archivierung.

8. Rückgabe, Vernichtung oder Lagerung

Nach der erfolgreichen Aktendigitalisierung, Datenerfassung sowie der Ausgabe folgt eine umfassende Qualitätskontrolle, bevor wir uns wieder Ihren Akten in Papierform widmen. Rückgabe, Vernichtung nach Datenschutzrichtlinien oder eine Langzeitlagerung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist in unserem Sicherheitslager: Auch hier legen Sie fest, was mit Ihren Belegen geschehen soll.

Fordern Sie uns heraus – kostenlos!

Unser Angebot: Testen Sie uns! Senden Sie uns einfach ein bis zwei Ordner zur kostenlosen Probearchivierung zu.

Warum wir Ihnen eine kostenlose Probe anbieten? Ganz einfach: Wir berechnen unsere Preise immer möglichst fair und individuell. Da Akten jedoch oft sehr unterschiedlich sind, kann der Arbeitsaufwand stark variieren. Damit wir den Arbeitsaufwand daher besser einschätzen und ein auf Sie zugeschnittenes Angebot berechnen können, bieten wir Ihnen sehr gerne eine digitale Archivierung zur Probe an. Lassen Sie uns dafür pro Belegart einen Ordner beziehungsweise einen Belegquerschnitt zukommen – Sie gehen dabei kein Risiko ein, die Probearchivierung ist für Sie völlig kostenlos!

Für uns selbstverständlich: Auch bei Probebelegen halten wir uns strikt an das Datenschutzgesetz! Auf Anfrage schicken wir Ihnen gerne eine Datenschutzerklärung für Ihre Unterlagen.

Ihre Belege erhalten Sie nach dem Digitalisieren des Probe-Ordners wieder im Original abgeheftet zurück. Die digitalen Daten archivieren wir außerdem nach Ihren Vorgaben auf eine DVD – dazu erhalten Sie dann ein konkret kalkuliertes Angebot.

Kontakt

Sie interessieren sich für unsere Scan-Dienstleistungen sowie die digitale, revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und möchten eine kostenlose Erstberatung?

Rufen Sie uns kostenlos an: 0800 396 76 00

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