Scanservice für Akten, Pläne und Dokumente

Jedes Projekt beginnt mit einem individuellen Angebot. Mit unserem Preisrechner erhalten Sie sofort eine erste Kosteneinschätzung anhand Aktenart und Ordnermenge. Für ein detailliertes Angebot füllen Sie unseren Fragebogen aus, oder wir sichten Ihr Archiv vor Ort.

Auf Wunsch übernehmen wir die Verpackung und Abholung Ihrer kompletten Aktenbestände. Unsere GPS-überwachten Transporter sind mit Brandschutztechnik ausgestattet.

Aktenabholungen bieten wir für Kunden im gesamten Bundesgebiet sowie Österreich, der Schweiz und den Niederlanden.

Jede Akte erhält eine eindeutige Akten-ID per QR-Code, die sie durch die gesamte Digitalisierung begleitet. Ordnerrücken und Beschriftungen werden erfasst, sodass Sie umgehend eine vollständige Inventarliste erhalten.

Scan on Demand: Benötigen Sie eine Akte vorab, liefern wir sie innerhalb eines Arbeitstages digital. Bis zur Digitalisierung lagern Ihre Unterlagen sicher in unserem 3.500 m² großen Sicherheitsaktenlager mit Alarm- und Brandmeldeanlage.

Vor dem Scan bereiten unsere Mitarbeitenden jeden Ordner für unsere Hochleistungsscanner vor: Klammern und Heftungen entfernen, Risse kleben, Falten glätten und Dokumente mit QR-Code-Aufklebern zur automatischen Trennung versehen.

Mit unseren Hochleistungsscannern digitalisieren wir bis zu 300.000 Blatt pro Tag – Vorder- und Rückseite gleichzeitig, mit automatischer Leerseitenerkennung. Alle Formate von DIN A7 bis DIN A3 laufen direkt über unsere Standardscanner; Großformate bis DIN A0 und größer übernehmen unsere Spezialscanner mit bis zu 4.000 Plänen pro Tag.

Alle Scans laufen automatisch in unser zentrales Workflowsystem, das Texterkennung, Datenextraktion und Dateikonvertierung steuert – individuell auf Ihr Projekt zugeschnitten. Umfangreiche Protokolle und Monitoring sorgen dafür, dass Vollständigkeit und Qualität jederzeit überprüfbar bleiben.

Damit Sie Ihre Dokumente später schnell wiederfinden, erfassen wir relevante Suchbegriffe wie Rechnungs- oder Auftragsnummern, Datumsangaben oder Absender – nach dem Prinzip "so viel wie nötig, so wenig wie möglich".

Am Ende erhalten Sie Ihre Dokumente in dem Format, das Sie benötigen, beispielsweise dem Format PDF/A für die revisionssichere Archivierung, inklusive der Importdaten für Ihr DMS oder ERP. Wir arbeiten softwareunabhängig und stellen uns gerne auf Ihr System ein.

Nutzen Sie keine Archivierungssoftware liefern wir Ihnen die digitalen Daten auch gerne als strukturierte Verzeichnisstruktur mit PDF-Dateien.

Die Bereitstellung erfolgt über unsere gesicherte Cloud oder alternativ auf Datenträgern wie USB-Stick, Festplatte oder DVD.

Nach erfolgreicher Digitalisierung Ihrer Akten durch unseren Scanservice, können Sie wählen, wie mit den Originalen verfahren werden soll.

Wir liefern alle Akten zu Ihnen zurück, lagern Sie dauerhaft ein oder vernichten Sie datenschutz-konform.

Sinnvoll ist eine Scandienstleistung für jedes Unternehmen, welches ein analoges Aktenarchiv oder Dokumentenablage hat und dieses in ein digitales Format überführen möchte. Gründe sind häufig Platzmangel, ortsgebundener Zugriff sowie die Integration in digitale Workflows.

Die eigenständige Digitalisierung von Akten ist für viele Unternehmen mit hohem Aufwand verbunden. So werden geeignete Dokumentenscanner benötigt, es gelten technische sowie gesetzliche Anforderungen, die erfüllt werden müssen und Mitarbeiter werden über einen längeren Zeitraum an diese Aufgabe gebunden.

Ein Scanservice, wie von Smart-Store liefert Top-Qualität, Rechtssicherheit und kümmert sich um jeden kleinen Einzelschritt.

Ja. Wir digitalisieren für Unternehmen jeder Größe, vom Einzelbüro bis zum Konzern. Es gibt keine Mindestmenge für einen Scanauftrag.

Das entscheiden Sie: Als Scandienstleister liefern wir Ihnen auf Wunsch den kompletten Aktenbestand zurück an Ihren Standort, lagern alles extern in unserem Sicherheitsaktenlager ein oder übernehmen nach Ihrer Freigabe die datenschutzkonforme Aktenvernichtung nach BDSG und DIN 66399.

Nach dem Scan erhalten Sie Ihre Originale auf Wunsch zurück, entweder zurückgeheftet in die Ordner oder gebündelt eingelegt.