Referenzberichte

Dokumente digitalisieren für die Cloud - CML

Logistikbranche digitalisiert

Die CML Logistik & Transport GmbH steht für Transport und Logistik. Unterstützt durch moderne Technik in allen Unternehmensbereichen bietet CML Logistik aus einer Hand und gewährleistet so Termintreue und Qualität als oberstes Kundenziel.

Gerade in der Logistik Branche ist das Dokumentenaufkommen immens. Um nicht nur bei Rückfragen in der Abrechnung und zu Ablieferungen zuverlässig Auskunft geben zu können, betrachtet man ein Aktenarchiv bei CML als nicht leistungsfähig genug, um schnell auf Kundenanfragen reagieren zu können.

Bei CML setzt man daher seit 2017 auf die wirtschaftlichste und modernste Art der Archivierung: Dem Cloud Archiv.

Wöchentlich werden Frachtbriefe und Transportbelege aus den Niederlassungen zu Smart-Store geschickt und dort innerhalb eines Arbeitstages gescannt und online in der Smart-Cloud (Amagno) bereitgestellt. Das Digitalisieren der eigene Buchhaltung übernimmt CML selbst mit Multifunktionsgeräten und führt Sie den Amagno Workflows zu, wo sie mit digitalen Stempeln den Genehmigungs- und Freigabeprozess bis hin zur Zahlung durchlaufen . Durchlaufzeiten von Rechnungen haben sich auf ein Minimum reduziert, durch die Skonto Nutzung erwirtschaftet das Cloud Archiv zusätzlich noch Profit.

Der Zugriff erfolgt bei CML von jedem Arbeitsplatz per Amagno-Client, und sogar vom LKW per App aus. Mehr als 30 Mitarbeiter von CML nutzen täglich das Cloud Archiv.

Durch die Archivierung der Frachtbriefe und der Buchhaltung in einem System, existiert somit ein zentraler Dokumentenpool für alle Firmenrelevanten Unterlagen. CML nutzt darüber hinaus die Amagno DATEV Schnittstelle um die vollindizierten Buchungssätze an die Steuerkanzlei zu übergeben.

Eine kostenintensive Anschaffung einer im Firmennetzwerk installierten DMS Lösung konnte somit umgangen werden. Durch die flexible Lizenzstruktur des Amagno Systems ist es nahezu jedem Benutzer bei CML. möglich, sekundenschnelle Recherchen auf digitale Dokumente durchzuführen. Der Benutzer benötigt lediglich einen Internetzugang und die Zugangsdaten.

Abgerechnet wird zu monatlich geringen Pauschalen. Der Ablageaufwand vor Ort hat sich auf ein Minimum reduziert. Und da es nicht einmal Anfangsinvestitionen gab, rentiert sich die digitale Ablage im Online Archiv bereits vom ersten Tag an.

Da des Weiteren das Finanzamt diese Form der Archivierung abgesegnet hat, hat man bei CML nicht vor, in naher Zukunft wieder Ordner für die Ablage einzusetzen.

 

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