Referenzberichte

Dokumente vor Verlust schützen - DAVIT

Scanservice als Rettungspaket für Dokumente

Seit 25 Jahren stattet die DI-Davit International GmbH Schiffe aus dem Zivil- Handels-, Militär- und Spezialschiffbau mit „Seenot-Rettungspaketen an Deck“ aus. Der Unternehmenssitz in Sulingen wird dabei von einem internationalen Netzwerk von Agenturen und Service-Centern unterstützt.

Etliche Zulieferer aus dem gesamten Europäischen Raum arbeiten mit DI-Davit zusammen. Während der Wirtschaftskrise 2010 musste einer dieser Zulieferer Insolvenz anmelden. Das Problem für DI-Davit: Der Zulieferer verfügte noch über eine große Menge wichtiger Unterlagen den Service bestehender Systeme betreffend. Da solche Produktionsunterlagen nicht der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, drohte ein Verlust der wichtigen Daten.

Kurzerhand entschied man sich, das bestehende Aktenarchiv mit den Produktionsunterlagen des Zulieferers zu übernehmen und somit vor Verlust zu schützen. Da es sich aber um mehr als 300 Akten handelte, hätte dies bei DI-Davit einen nicht unerheblichen Platzbedarf bedeutet sowie auch die Sortierung und Sichtung der Akten zuviel Zeit beansprucht hätte.

Eine Digitalisierung der Akten war schließlich die rettende Lösung. Innerhalb von 48 Stunden fand man mit Smart-Store einen Anbieter, der nicht nur kurzfristig in der Lage war die Akten abzuholen und datenbankgestützt im Sicherheitsaktenlager einzulagern, sondern auch die umgehend stattfindende Digitalisierung durchzuführen.

Die Unterlagen wurden nach Auftragsnummern bei Smart-Store aufbereitet, eingescannt und digital archiviert, was eine Sortierung und Sichtung der Akten im Vorfeld durch DI-DAVIT überflüssig machte. Die Speicherung fand als PDF Dateien statt, welche im DI-Davit eigenen CMS System hinterlegt wurden. Somit war eine noch schnellere Verfügbarkeit benötigter Informationen möglich als zuvor in der Zusammenarbeit mit dem Zulieferer.

Die Originale wurden schließlich durch Smart-Store gemäß BDSG nach DIN66399 zertifiziert vernichtet.

Die Erfahrungen aus diesem Auftrag waren bei DI-Davit so positiv, dass man sich 2012 entschloss auch das eigene Altarchiv bestehen aus  2.000 Akten bei Smart-Store digitalisieren zu lassen.

 

Zurück

Sie haben Fragen oder wünschen Beratung?

Wir freuen uns über Ihren Anruf: 0800 396 76 00 Kostenlose Rufnummer

Sie möchten ein Angebot oder mehr Infos anfordern?

Dann schreiben Sie uns doch an: info@smart-store.de

Sie möchten mit uns Kontakt aufnehmen?

Dann nutzen Sie unser Formular: Zum Kontaktformular