QR Barcodes für digitale Archivierung - Egerland

Die Egerland Car Terminal GmbH & Co.KG in Bremen ist eine Tochter des Egerland Konzerns in Osnabrück. Sie haben sich in der Dienstleistung auf den Gebieten der Neu- und Gebrauchtfahrzeuglogistik, sowie technischen Dienstleistungen rund um das Automobil spezialisiert und etabliert. Zu ihren größten Kunden zählen neben den Automobilherstellern und dem -handel auch die Vermiet- und Leasinggesellschaften.

Jährlich bewegt Egerland in Deutschland 1,3Millionen Fahrzeuge - natürlich nicht, ohne es entsprechend mit Papieren zu dokumentieren. Schon sehr früh erkannte man daher in der Bremer Niederlassung, dass man nicht  zu einem riesigen Aktenberg kommen möchte, der unausweichlich wäre.

Im Jahr 2004 wurde Smart-Store daher damit beauftragt, die Belegflut digital zu archivieren. Im 14-tägigen Turnus werden seitdem die Belege vor Ort durch Smart-Store abgeholt und innerhalb eines Arbeitstages digitalisiert und Archiviert.

Da Neuwagen noch nicht über Kennzeichen verfügen, bildet die Fahrgestellnummer das wichtigste Ablage- und Suchkriterium. Leider birgt der inhaltliche Aufbau von Fahrgestellnummern – durch den Mix aus Nummern und Zahlen - ein großes Fehlerpotential bei der manuellen Erfassung.

In enger Zusammenarbeit mit Egerland entwickelte Smart-Store daher eine Lösung, bei der die Fahrgestellnummern als QR-Barcodes direkt beim Drucken der Frachtpapiere mit ausgegeben werden.

Bei der Digitalisierung werden diese direkt ausgewertet und in die Archivdatenbank geschrieben.

Das digitale Archiv von Egerland umfasst aktuell ca. 1Mio Belege, die Recherche nach einzelnen Vorgängen dauert durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems ca. 3 Sekunden.

Egerland dazu: "Smart-Store hat uns diese QR-Barcode Lösung auf Eigeninitiative vorgeschlagen. Es hat sofort Kosten bei der Archivierung eingespart und für eine zuverlässige Qualität der Recherche gesorgt."