Referenzberichte

Archivierung auch FDA konform - GFM

Akten scannen für die Gesellschaft für Micronisierung

Die Gesellschaft für Micronisierung (GFM) GmbH micronisiert und veredelt seit 1985 pharmazeutische Wirk-, Hilfs- und Trägerstoffe.  Die Mitarbeiter der GFM sind Spezialisten auf Ihrem Gebiet, und zeichnen sich durch Flexibilität und langjährige Erfahrung aus.

Kunden aus aller Welt zählen auf die Qualität, Zuverlässigkeit und vor allem die strikte Einhaltung der Sicherheitsanforderungen bei GFM.

 

Teil dieser hohen Sicherheitsanforderungen sind unter anderem Dokumentationsvorschriften den gesamten Produktionsablauf betreffend. Da eventuelle Qualitätsabweichungen direkte Auswirkungen auf die Gesundheit der Verbraucher haben können, stellt man bei GFM nicht nur die lückenlose Dokumentation sicher, sondern archiviert diese Dokumentationen auch über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinaus.

 

Die Anforderung

Im Laufe der Jahre ist so ein beachtliches Aktenlager entstanden, das in Pflege und Verwaltung immer mehr Zeit und Platz beanspruchte. Als zukunftsorientiertes Unternehmen war man sich bei GFM sicher, das die  Anschaffung neuer Aktenordner und Regale nicht genügte.

In erster Linie mussten bei der Digitalen Archivierung der Dokumentation aber auch die strengen Vorgaben durch die FDA Zulassung („Food and Drug Administration“=Arzneimittelzulassung der Vereinigten Staaten) beachtet werden.

 

Die Umsetzung

Nach intensiven Gesprächen mit der Firma Smart-Store fiel der Entschluss, den gesamten Aktenbestand zu digitalisieren. Aufgrund einer kostenlosen Probearchivierung wurde die  perfekte Konzeption des Elektronischen Archivs ermittelt. Nachfolgend einer gemeinsamen Definition aller technischen Details und des Ablaufs wurde das Aktenlager nach und nach geräumt und digital FDA konform in ein Dokumentenmanagement (DMS) übernommen.

 

Es wurden im regelmäßigen Turnus Ordner abgeholt, die Smart-Store der Kapazität gerecht innerhalb weniger Tage verarbeitete. Somit ergab sich der Vorteil, das GFM nur kurzfristig keinen direkten Zugriff auf seine Unterlagen hatte.

 

Das Ergebnis

Dadurch, dass die Zugriffe auf Originale kaum noch stattfinden und der Platzbedarf für die Aktenlagerung drastisch gesenkt wurde, hat sich die Elektronische Archivierung bereits amortisiert.

Der komplette Aktenbestand von bis Ende 2016 mehr als 3.000 Aktenordner wird in der Smart-Cloud von Amagno verwaltet, digitale Dokumente werden mittlerweile sofort nach dem Scanvorgang im Cloud-Archiv bereitgestellt, und stehen sofort für die Recherche durch GFM zur Verfügung.

 

„Immer eine Feinheit besser“ steht auf dem Betriebsgebäude der GFM, und so digitalisiert man mittlerweile auch die aktuellen Dokumente ebenfalls zeitnah elektronisch bei Smart-Store.

 

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