Referenzberichte

Vertragsarchiv digital archivieren - LVB

 

Die Landvolk Betriebsmittel GmbH mit Sitz in Cloppenburg berät Ihre Mitglieder aus 37 Kreisverbänden für alle Fragen hinsichtlich des Einkaufs von Betriebsmitteln, insbesondere in den Belangen Gas und Strom.

2012 entschied man sich nach langer Planungsphase für den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, um zukünftig alte wie neue Geschäftsvorgänge sowie das Vertragsarchiv digital zu archivieren und verwalten.

Zusammen mit dem langjährigen Büro-Dienstleister Max-Müller GmbH entschied man sich für das WINDREAM System zur Archivierung alle anfallenden Dokumente.

Das über Jahre angewachsene Altarchiv umfasste bis dahin mehrere Aktenschränke. Die Recherche nach Belegen sowie die Ablage neuer Dokumente benötigte kostbare Arbeitszeit. Da ein Einsatz des WinDream Systems ohne Integration der Altdaten aber wenig Sinn gemacht hätte und ein Scannen in Eigenregie aufgrund des viel beschäftigten Personals nicht in Frage kam, wurde ein Dienstleister gesucht, der das Altarchiv schnell und günstig für die Nutzung mit WinDream digitalisieren konnte.

Smart-Store bedient nahezu jedes am Markt erhältliche Datenmanagementsystem und Archivsystem mit digitalen Daten (Indizes & Images). Selbstverständlich, dass das WinDream System ebenfalls abgedeckt ist. Nach einem kurzen Testscan war klar, dass man mit Smart-Store den richtigen Ansprechpartner gefunden hatte, wenn es sowohl um die Konzeption der Altaktenarchivierung geht, als auch was den Import in das WinDream System betrifft.

Innerhalb kürzester Zeit waren alle Akten aufbereitet, gescannt und im Windream System verschlagwortet. Von da an war es für die LVB kein Problem mehr, das tägliche Belegaufkommen selbst im WinDream System zu archivieren.

Mittlerweile hat die LVB den Komfort der Smart-Store Scandienstleistung nicht nur erkannt, sondern nutzt ihn regelmäßig für immer mal wieder anfallende größere Belegmengen.

 

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