Referenzberichte

Mietakten Digital archivieren - Neuland

Mietakten scannen für Neuland

Die NEULAND ist Wolfsburgs größter Anbieter für Wohnungen. Mit mehr als 12.000 Mietwohnungen und rund 34.000m² Laden- und Bürofläche hat NEULAND Wolfsburg maßgeblich mitgeprägt.

NEULAND sieht sich nicht nur in der Stadtentwicklung als Vorreiter, auch was den Technologieeinsatz betrifft möchte man immer auf dem neuesten Stand sein. Schnell erkannte man welches Potential in einem digitalen Archiv liegt, nur ist dies bei einer zu verwaltenden Blattzahl von 2 Millionen Seiten Papier nur schwer in Eigenregie umzusetzen.

Ein leistungsstarker und flexibler Scandienstleister musste 2016 zur Digitalisierung der Bestandsakten gefunden werden. Smart-Store erhielt den Auftrag aufgrund des umfänglichen Dienstleistungsangebotes aus :

  • Logistik
  • Aktenlagerung
  • Scandienstleistung
  • Sortierung und Rücklieferung
  • Aktenvernichtung
  • Cloud Archiv

Werden Mietakten benötigt, geschieht dies spontan, und muss in der Regel extrem schnell geschehen. Smart-Store hat dies aufgrund langjähriger Erfahrungen mit Wohnungsbaugesellschaften und Verwaltungen bereits bei der Verpackung vor Ort berücksichtigt, und war somit in der Lage dringend benötigte Akten innerhalb von Minuten digital bereit zu stellen „Hier spielt örtliche Nähe zum Dienstleister im digitalen Zeitalter keine Rolle mehr“ so der IT verantwortliche Carsten Goldmann von Neuland.

Insgesamt wurden 2 Millionen Seiten Papier bei Smart-Store aufbereitet (Tackernadeln entfernen, Risse kleben, Falten glätten, vorsortieren usw.), mittels Hochleistungsscanner digitalisiert und mit Suchkriterien manuell indexiert.

Neuland verwaltet Wohnungen seit 1938, damals galten noch andere Datenschutzrichtlinien als heute. Werden heute Akten digital archiviert, so müssen diese Vorschriften auch auf 80 Jahre alte Akten angewendet werden. Bei Smart-Store wurden daher aufwendig Belege aussortiert und separat verarbeitet um sie später vor unbefugtem Zugriff digital zu sichern.

Täglich wurden bei Smart-Store bis zu 500 Akten digitalisiert, die Dokumente und Indizes bestehend aus Objektnummer, Mietername und Objektart wurden zeitnah im Cloud Archiv Amagno zur Recherche zur Verfügung gestellt.

Wobei das Online Archiv lediglich als zeitlich begrenzte Lösung genutzt wurde um allen Mitarbeitern aus allen Niederlassungen unmittelbaren Zugriff zu gewährleisten. Nach Abschluss aller Archivierungen wurden die Daten in das NEULAND eigene DMS System exportiert, um sie langfristig zu archivieren. Auch hier zeigte sich der komplette Service von Smart-Store durch umfangreiche Erfahrungen in der Datenkonvertierung.

Eine spezielle Anforderung der NEULAND bestand darin, die Mietverträge im Original weitaus länger im Smart-Store Sicherheitsaktenlager zu verwahren als den Schriftteil. Mittels Barcode Technik wurden beide Belegarten bereits bei der Vorbereitung für den Scanvorgang getrennt, und konnten somit unter unterschiedlichen Lagerkriterien eingelagert werden.

Die Vernichtung des Schriftteils erfolgt Ende 2017 nach Freigabe durch NEULAND und auf Basis der DIN66399, die Originalverträge werden für weitere 5 Jahre bei Smart-Store eingelagert.

 

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