Referenzberichte

Kombination Digital und Analog - Nordsee

Scan on Demand und Snacks to Go

Die Nordsee GmbH ist Deutschlands größter Systemgastronomieanbieter im Bereich Fisch.

Im Bereich Einzelhandel, Restaurant und Snacks zum Mitnehmen ist NORDSEE Marktführer und behauptet seine Position durch die Konzentration auf Frische, Qualität und Kundenorientierung.

Mit 372 Restaurants, in denen 2016 ca. 19 Millionen Kunden rund 82 Millionen Kundentransaktionen durchführten, hat die Nordsee GmbH eine riesige Aufgabe in der Daten- und Dokumentenverwaltung zu bewältigen.

Vieles davon in Papierform, und als 2016 seit langer Zeit ein Umzug in ein neues Firmengebäude anstand, stand man bei NORDSEE vor der Aufgabe einen Archivkeller mit ca. 45.000 Aktenordnern zu bewegen.

Klar war, das nur ein wirklich geringer Teil der Akten noch benötigt wird, der Großteil musste lediglich aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt werden. Die Frage für NORDSEE war nur: Welcher Teil? Da dies unmöglich zu entscheiden war, blieb nur, einen Teil der aktuellen Akten aus Kostengründen zu digitalisieren und den Großteil lediglich einzulagern.

Mit Smart-Store fand man einen Dienstleister, der sowohl Spezialist in der Digitalisierung von Bestandsakten ist, als auch die datenbankgestützte Aktenlagerung im eigenen Sicherheitsaktenlager anbietet. Im Bedarfsfall kann Smart-Store aber auch sehr schnell Akten digital zur Verfügung stellen.

Also die ideale Lösung.

Nach Auftragsvergabe wurden innerhalb von 2 Wochen 43.000 Akten in Bremerhaven systematisch verpackt, in das Smart-Store Sicherheitsaktenlager transportiert und dort Datenbankgestützt eingelagert.

Die übrigen 2.000 Akten wurden Scangerecht aufbereitet, eingescannt und NORDSEE digital zur Verfügung gestellt. Beide Datenbestände (Aktenlager und digitales Archiv) werden kombiniert mit der Smart-Cloud (dem Amagno Online Archiv) verwaltet.

Jetzt fordert NORDSEE Dokumente bei Smart-Store nicht im Original an, sondern erhält diese von Smart-Store minutenschnell im Cloud Archiv zur Verfügung gestellt, sofern diese dort nicht bereits digital vorliegen. Denn einmal angeforderte Akten, stehen dauerhaft im Cloud Archiv zum Zugriff bereit. Digitalisiert wird somit nur, was auch wirklich benötigt wird. Akten ohne Zugriff verbleiben bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist kostengünstig im Aktenlager.

Somit konnte man bei NORDSEE den analogen Aktenbestand wirtschaftlich auslagern und gleichzeitig die Vorteile einer schnellen digitalen Archivierung und Recherche nutzen.

Smart-Store verbindet hier die analoge Aktenlagerung mit den Vorteilen der digitalen Archivierung in optimaler Weise, indem für beide Datenbestände das gleiche System eingesetzt wird.

Diese nahezu einmalige Kombination wurde unter Anderem von der Initiative Mittelstand im Jahr 2012 mit dem Innovationspreis "BEST OF!" im Bereich Dokumentenmanagement ausgezeichnet.

 

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