Referenzberichte

Mieterakten Digital speichern und verwalten - Optima

digitale Hausverwaltung

Die Optima Gruppe ist eine professionelle Immobilienverwaltung mit mehreren Niederlassungen deutschlandweit.

 Für die Optima Hausverwaltung GmbH leistete Smart-Store in rasant kurzer Zeit Großes:

Insgesamt 10.000 Akten über vermietete Objekte (Mieterakten) aus Mietverhältnissen wurden in Rekordzeit bei Smart-Store digitalisiert.

Gleich in acht Niederlassungen waren unsere Mitarbeiter mit räumen, verpacken, transportieren und scannen der Akten beschäftigt. Ob in Hamburg, Berlin, Oberhausen oder Leipzig, Smart-Store Mitarbeiter haben persönlich die datenschutzrechtlich bedeutungsvollen Akten vor Ort in Sicherheitsbehälter verpackt und mit eigenen Smart-Store Transportern direkt in das eigene Sicherheitsaktenlager gefahren.

Pro Niederlassung stand unabhängig vom Aktenvolumen nur ein begrenzter Zeitraum von 3 Tagen zur kompletten Digitalisierung zur Verfügung. Zum Einen sollte der Zeitraum in dem die Akten physisch nicht greifbar sind möglichst kurz gehalten werden, zum Anderen sollten während des Digitalisierungsprozesses nur sehr wichtige Dokumente über „Scan on Demand“ angefragt werden.

Denn da man nie weiß, wann welche Mietakte benötigt wird, galt es die Akten pro Niederlassung sehr schnell zu verarbeiten und umgehend wieder an die Optima Mitarbeiter auszuhändigen. Noch während die digitalen Daten von der Zentrale in Berlin per FTP Server bei Smart-Store abgerufen wurden, gingen die Originale wiederum in den Ursprungsmappen abgeheftet an die Niederlassungen zurück.

Die digitale Struktur der Mietakten entsprach 1:1 dem analogen Aufbau, welcher nach einer klaren Belegstruktur (Verträge, Schriftverkehr, Abrechnungen usw.) gegliedert war. Durch die klare Übernahme der vorhandenen Ablagestrukturen ist es jedem Optima Mitarbeiter möglich benötigte Dokumente schnell und ohne größere Einweisung zu recherchieren und zu verwalten.

Da der Import der digitalen Daten in das Optima eigene ELO Archiv erst später stattfinden sollte, wurden die Originalakten zunächst zur weiteren Nutzung an die Niederlassungen zurück geliefert. Hierbei wurde aus rechtlichen Gründen besonderen Wert auf die Unversehrtheit der Mietverträge gelegt.

Die letztendliche Archivierung und Langzeit speichern fand im ELO-Archivsystem durch die IT Abteilung der Optima GmbH statt.

Lesen Sie hierzu auch unsere Hintergrundinformationen zum Scannen und Archivieren von Mietakten

 

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