Referenzberichte

Firmenumzug Digital statt mit Akten -PMA

Firmenumzug leicht gemacht mit Scanservice

„Wir kennen unsere Partner und unsere Partner kennen uns“ ist der Leitspruch bei PMA in Münster, ein über 40jähriger Maklerpool aus meh als 1.000 Finanzmaklern mit einem umfangreichem Portfolio.

Fünf Sterne bekam PMA von der Assekurata Rating Agentur in den Bereichen Maklerzufriedenheit und Solidarität. Gerade im Finanzbereich eine hervorragende Auszeichnung.

Umso stolzer ist Smart-Store als Lieferant auch ein Partner der PMA zu sein.

Denn im Rahmen des Umzugs der PMA in neue Räumlichkeiten erging an Smart-Store der Auftrag, sich um das Altaktenarchiv zu kümmern.

Und das bestand nach mehr als 40 Jahren aus ca. 3.500 prall gefüllten Aktenordnern.

Zwar digitalisiert man bei PMA seit einigen Jahren alle aktuellen Belege zeitnah im D3.Develop Archiv, war aber mit dem riesigen Berg an Altakten schier überfordert.

Klar war bei dem anstehenden Firmenumzug, keinesfalls neue Räumlichkeiten mit Akten zu füllen.

Da Smart-Store seit vielen Jahren zahlreiche Kunden bedient, die mit dem D3-System von develop arbeiten (Siehe auch Referenzbericht TTS), und daher jede Menge Erfahrung mit den unterschiedlichsten Aufgabenstellungen für dieses System mitbrachte, war die Wahl des richtigen Scan-Dienstleisters schnell getroffen.

Sechs Smart-Store Mitarbeiter verpackten innerhalb eines Tages alle Akten katalogisiert in Transportbehälter. Der Transport erfolgte am gleichen Tag ins Sicherheitsaktenlager von Smart-Store. Von da an gab es wenig Zeitdruck, denn ein Zugriff auf Dokumente war durch die datenbankgestützte Zwischenlagerung sofort unmittelbar gegeben und Smart-Store digitalisierte Stück für Stück alle Ordner für den Import ins D3.Develop System.

Suchbegriffe wie Jahrgang, Belegnummer und Vertragsart wurden manuell erfasst, da aufgrund des Alters der Belege keine Texterkennung (OCR) möglich war.

Trotz der über Jahre variierenden Belegstruktur lief der Import ins hauseigene Archivsystem weitgehend problemlos, was überwiegend an der technisch einwandfreien D3-Schnittstelle und den Erfahrungen von Smart-Store mit D3 begründet lag. Dadurch, dass Smart-Store die komplette Logistik von Anfang bis Ende übernahm, wurde der Firmenumzug um eine wichtige Aufgabe entlastet.

Nach diesem Erstauftrag ergingen im Laufe der Jahre diverse Folgeaufträge durch zahlreiche Firmenübernahmen von PMA, „Papier kommt uns nicht mehr ins Haus!“ So der PMA Geschäftsführer  „Und wenn doch, haben wir Smart-Store!“ fügt er hinzu.

 

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