Referenzberichte

Scout24 auf dem Weg ins papierlose Büro –die Smart-Store GmbH unterstützte dabei

Scout24 ist eines der führenden deutschen Digitalunternehmen. Durch Online-Portale wie   ImmoScout24 digitalisierte Scout24 den Anzeigenmarkt und brachte das Konzept „Zeitungsanzeige“ komplett in die digitale Welt.

Aber auch bei Scout24 standen noch einige Ordner im Regal. Der digitale Wandel und die effiziente Zusammenarbeit der Mitarbeiter an den Standorten München und Berlin gestaltete sich mit Dokumenten in Papierform dabei zunehmend schwierig. Es wurde daher Zeit, auch hier neu zu denken und zu digitalisieren.

Angebotsphase und Probearchivierung

Zwischen Anfrage und dem Auftragsstart verging ca. ein halbes Jahr. Diese Zeitspanne ist bei größeren Projekten mit mehreren Entscheidungsträgern nicht ungewöhnlich, sondern sogar verhältnismäßig schnell. Durch die beginnende Coronapandemie wurde der gesamte Entscheidungsprozess nicht einfacher, aber trotzdem stellte sich zügig heraus, in welche Richtung es gehen soll.

Nach einem ersten Angebot, ein paar Absprachen und einer Probearchivierung war klar, was die Anforderungen sind. Die analogen Unterlagen sollten digital von verschiedenen Standorten verfügbar sein. Gut händelbar, einfach strukturiert und die Scans für eine gute Lesbarkeit und Verarbeitung der Daten entsprechend hochwertig.

Absprachen und persönlicher Kontakt trotz großer Entfernung

Ganz im Sinne des digitalen Wandels wurden Absprachen und persönliche Gespräche digital geführt. Videokonferenz statt Vorort-Termin; Telefonate und E-Mail-Kontakt zur umfassenden Beratung. Die persönliche Note und der Servicegedanke kamen dank dieser Möglichkeiten nicht zu kurz.

Logistik – Mehr als nur Transport

Die Papierakten wurden durch Smart-Store an den Standorten in München und Berlin abgeholt. Zum Transportservice gehörte hier auch die protokollierte Verpackung der Ordner in nummerierte Kisten. Die Überführung fand in firmeneigenen Fahrzeugen statt. Nach der Ankunft der Ordner im Lager in Osterholz-Scharmbeck wurde durch eine frühe Erfassung aller Ordner eine Registrierung und Sichtung der Ordner durchgeführt. Sind die Belege wie zuvor in der Probe? Gibt es eventuell Sonderfälle, die einen anderen Aufwand bedeuten? Das ermöglichte direkte Rücksprachen über mögliche Abweichungen und den gesteckten Terminplan.

Scan von Projektordnern, Vertragsunterlagen, Urkunden und gebundenen Geschäftsberichten

Durch die Probearchivierung waren die generellen Eckdaten bereits festgelegt und der Auftrag konnte ohne erneute Testläufe für Feinjustierung und Projekteinstellung starten.

Für die ideale Verarbeitung der Projektunterlagen und der gebundenen Urkunden wurde in den Prozess ein zusätzlicher Hochleistungsscanner integriert. Neben dem üblichen Einzugscanner für die Stapelverarbeitung, kam für die gebundenen Unterlagen ein Aufsichtscanner zum Einsatz. Im Anschluss wurden die Daten aus beiden Quellen entsprechend digital zusammengefügt. Diese Kombination ermöglichte einen non invasiven Scan der gebundenen Dokumente und qualitativ einwandfreie Ergebnisse.

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