Referenzberichte

Digitale Personalakte erfolgreich umgesetzt - Stadtwerke Kiel

Stadtwerke Kiel digitalisieren

Die Stadtwerke Kiel AG mit gleichem Sitz versorgt erfolgreich sowohl die Landeshauptstadt Kiel als auch die umliegenden Gemeinden und Kommunen mit Strom, Gas, Wärme und Wasser. Zusätzlich bietet sie eine Reihe weiterer Dienstleistungen für private und kommunale Kunden.

Mit rund 1.000 Mitarbeitern sind die Stadtwerke Kiel Ansprechpartner Nummer 1, wenn es um Energie im hohen Norden geht. Abrechnungen und Kommunikation mit den Kunden sind bei den Stadtwerken Kiel bereits weitgehend digital umgesetzt und 2011 galt es dann, auch die unternehmensinternen Dokumente elektronisch zu verwalten.

Mit großem Engagement nahm man sich der Archivierung der Personalakten an und fand mit Smart-Store einen Dienstleister, der sich seit Jahren ebenso engagiert dem Thema "Digitale Personalakte" widmete.

Nach ersten intensiven Gesprächen, wie eine elektronische Personalakte aussehen könnte, und wie diese ins Stadtwerke eigene System übernommen werden kann, erging der Auftrag sehr schnell an Smart-Store die komplette Digitalisierung der Personalunterlagen durchzuführen.

 

Die detaillierte Protokollierung der Digitalisierung begann bereits beim Verpacken der Akten in Kiel. Sowohl Smart-Store als auch die Personalabteilung der Stadtwerke Kiel wussten zu jedem Zeitpunkt exakt, in welchem Stadium der Verarbeitung sich jede einzelne Akte befindet. Schließlich musste trotz externer Archivierung noch ständig auf Akten zugegriffen werden.

Ein kurzer Anruf genügte und schon nach wenigen Minuten ging das benötigte Dokument per E-Mail bei den Stadtwerken ein, unabhängig davon ob es bereits Digitalisiert wurde oder nicht.

Trotzdem, oder gerade deswegen, wurde die Digitalisierung von insgesamt 1.000 Personalakten innerhalb kürzester Zeit zur vollsten Zufriedenheit des Kunden durchgeführt.

Die Originalunterlagen wurden schließlich wieder abgeheftet nach Kiel zurückgeliefert und die Stadtwerke Kiel boten jedem Mitarbeiter die einmalige Möglichkeit an, die eigenen Unterlagen mit nach Hause zu nehmen.

 

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