Referenzberichte

Platz schaffen durch Aktenarchivierung - Studienstiftung

umfangreiche Archive digitalisieren

Die Studienstiftung des deutschen Volkes e. V. in Bonn ist eine Organisation zur Begabtenförderung in Deutschland, die an besonders begabte Studierende und Doktoranden Stipendien vergibt. Seit ihrem Bestehen hat sie mehr als 50.000 besonders begabte Studierende und Doktoranden unterstützt. Jährlich werden rund 3.000 Stipendiaten neu in die Förderung aufgenommen.

Immer wenn es um Förderungen geht, insbesondere öffentliche & treuhänderische Fördermittel betreffend, müssen Unmengen an Unterlagen eingereicht werden, die nicht nur die Grundlage für die Förderung bilden, sondern auch den Nachweis für die Verwendung erbringen.

Für jeden geförderten Studenten entstehen hier so umfangreiche Mappen, die mittlerweile in Bonn bei der Studienstiftung mehrere Kellerräume füllen. Eine Vernichtung oder Entsorgung von Akten findet praktisch nie statt. Dies musste sich jedoch 2010 ändern. Der vorhandene Platz reichte faktisch nicht mehr aus, ein Einsortieren neuer Akten aufgrund überquellender Regale war nicht mehr zu schaffen.

Die einfache Lösung: Digitale Aktenarchivierung. Partielle Teile des Archivs digitalisieren und die Originale vernichten. Smart-Store Mitarbeiter suchten anhand durch die Stiftung vorgegebener Kriterien Akten aus dem Archiv heraus, um sie später zu digitalisieren. Insgesamt wurden ca. 4.000 Akten aussortiert und nach Namen und Geburtsdatum eingescannt. Die Akten wurden in Bonn von Smart-Store Mitarbeitern in codierte Sicherheitsbehälter verpackt und per Spedition zunächst direkt ins Smart-Store Sicherheitsaktenlager transportiert. Eine Platzersparnis war umgehend gegeben, neue Mappen konnten problemlos einsortiert werden. Das Einscannen konnte sukzessive ohne Zeitdruck stattfinden, durch die regelmäßige Bereitstellung digitaler Ergebnisse bis zur kompletten Fertigstellung des Digitalen Archivs, kam es kaum zu sog. „Scan on Demand Anfragen“, die immer Serviceleistungen sind wenn Akten dringend benötigt werden, aber physisch nicht mehr greifbar sind.

Dies hat das Archiv ungemein entlastet und neue Akten konnten wieder alphabetisch einsortiert werden. Die digitalen Akten wurden als PDF Dateien inklusive Index-Referenzdatei im eigenen Datenbanksystem der Studienstiftung hinterlegt.

 

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