Services

Abholung & Transport

Unsere Leistung: Aktentransport

Die Verpackung, Abholung und der Transport sind elementarer Bestandteil unser Scandienstleistung. Smart-Store bietet keinen Vor-Ort-Scanservice an, also ist es unsere Aufgabe Ihre Akten, Ordner und Belege sicher zu unserem Produktionsstandort zu transportieren, damit wir sie digitalisieren und archivieren können:  Und das so sicher wie möglich!

Unter sicherem Transport verstehen wir nicht nur die Unversehrtheit der Akten & Ordner und  der zwingend notwendige Datenschutz während des Transportes. Ebenso wichtig sind die Dokumentation des verpackten Archivmaterials, und die Beibehaltung der vorherigen Sortierung von Belegen im Archiv.

Entscheidend sind hier Erfahrung und Effizienz, die beide zusammen ein gutes Konzept für die Beleg- und Aktenlogistik ergeben.

Im Laufe unserer 20 jährigen Scandienstleistung haben wir unzählige Projekte mit mehr als 5.000 Aktenordner pro Einzelauftrag zur Archivierung erfolgreich umgesetzt, sobald ein geordnetes Archiv in beispielsweise 100 Kartons verpackt ist, zählt letztlich nur noch eine gute Organisation und Dokumentation  um sogar einzelne Belege binnen Minuten finden zu können.(Siehe hierzu Scan-on-Demand)  Qualifiziertes Personal mit entsprechender Erfahrung ist für eine Verpackung vor Ort unerlässlich. Smart-Store Mitarbeiter haben seit 1997 mehr als  150.000 Akten, Ordner und Hängemappen sicher verpackt & Transportiert.

 Ein qualitativ hochwertiges Ergebnis der Aktendigitalisierung beginnt für uns bereits bei der Verpackung vor Ort, dies bildet die Grundlage für ein vollständiges digitales Archiv.

Aktentransport

Was wir zum Archivieren abholen

Ihr Wunsch ist uns Befehl, und wenn Sie es wünschen holt unser Transportservice auch einen Aktenordner persönlich aus 800 km Entfernung ab, da die digitale Archivierung aber wirtschaftlich sein soll, bieten wir für jede Anforderung die beste Lösung:

  • Bei kleinen Mengen von z.B. 20 Aktenordnern zur Digitalisierung arbeiten wir eng mit DHL und weiteren Spediteuren zusammen und lassen Ihre Akten abholen
  • Bei einer Gesamtmenge ab ca. 100 Ordner kommt Bundesweit unser Kurierfahrer zur persönlichen Abholung vorbei.
  • Wenn es sich um mehr als 1.000 Ordner zur Archivierung handelt, kommt unser Smart-Store Logistik Team zum Einsatz.

Was der Aktentransport beinhaltet

Auf Wunsch verpacken wir Ihre Akten & Ordner vor Ort. Das ist oftmals auch die sinnvollste Vorgehensweise. Unsere Mitarbeiter bringen nicht nur alle Materialien mit die für die Verpackung benötigt werden (Kartons, Etiketten, Paletten, Transportwagen), sondern protokollieren sehr genau WELCHER Ordner in WELCHEM Behälter verpackt wurde. Nur so können wir Ihnen später bei Bedarf Akten und einzelne Belege sehr schnell zur Verfügung stellen. (Scan on Demand)

Nach der Verpackung Ihrer Aktenordner in spezielle Behältnisse beladen wir  unsere Firmeneigenen Fahrzeuge. Wir verfügen über einen eigenen Fuhrpark, vom Kastenwagen, über  Transporter bis hin zu LKW´s . Egal mit welchen Mengen an Bestandsakten Sie uns beauftragen, wir benötigen keinerlei Subunternehmer.

Wie die Verpackung der Akten für den Transport abläuft

Entsprechend der Anzahl, der zu verpackenden Akten, kommen wir mit ausreichend Personal um die Gesamtmenge innerhalb Ihrer Öffnungszeiten innerhalb eines Tages Verpacken und abtransportieren zu können.

 Wir verpacken in TEAMS, ein Team besteht immer aus zwei Smart-Store Mitarbeitern: Ein Mitarbeiter verpackt die Akten in die Behältnisse, ein zweiter Mitarbeiter protokolliert die Verpackung.  Denn wir codieren die Behältnisse mit Barcodes, zu jedem  Barcode protokollieren wir die Anzahl und Inhalt der Ordner die verpackt wurden. So sind wir bereits kurz nach Ankunft der Akten in unserem Sicherheits- Aktenlager in der Lage, Ihnen dringend benötigte Belege schnell zur Verfügung zu stellen.

Noch am selben Tag der Verpackung erhalten Sie von uns ein Übernahmeprotokoll  mit Angaben zu Menge, Belegart und Umfang des verpackten Archivmaterials.

Wie der Transport der Akten organisiert ist

Akten- und Belegtransporte finden grundsätzlich immer mit mindestens zwei Mitarbeitern statt. Unsere Mitarbeiter sind alle auf den Datenschutz und das Datengeheimnis verpflichtet. Durch den Einsatz von zwei Mitarbeitern und eigenen Fahrzeugen stellen wir sicher, dass unbefugter Zugriff auf Ihre Dokumente und Akten verhindert wird. Als speziellen Service bieten wir eine Verplombung der Transportbehältnisse an.

Was mit den Akten am Ziel geschieht

Umgehend nach Eingang der Akten in unserem Sicherheitsaktenlager, erfassen wir jede Akte in einer Datenbank und versehen das Original mit einem Barcode. Dieser Barcode beinhaltet Ihre Auftragsnummer und eine eindeutige Aktennummer unter der wie bei der Digitalisierung alle Arbeitsschritte dokumentieren. 

Unter diesem Barcode und der Ordnerrückenbeschriftung sind auch alle Akten digital erfasst und sofort auffindbar. Sollten Sie also während des Verbleibs der Akten bei  uns, dringend einen Beleg oder eine komplette Akte benötigen, so stellen wir Ihnen diese innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung (Siehe Scan-on-Demand).

 

Was Sie für uns vorbereiten müssen

Als Scandienstleister für die digitale Archivierung  ist die Verpackung und der Transport, wie bereits beschrieben, elementarer Bestandteil unseres Scanservices. Das bedeutet, wir kümmern uns um alles Notwendige. Was wir uns wünschen, um eine reibungslose Aktenabholung und spätere Aktendigitalisierung gewährleisten zu können ist zum einen eine ausreichende Beschriftung der Ordnerrücken aller zum Scan übergebenen Ordner und eine möglichst detailierte Beschreibung der Umstände vor Ort (Fahrstuhl? Treppen? Parkmöglichkeiten? Öffnungszeiten?)

Welche Angaben sind wichtig für die reibungslose Abholung?

  • Wieviel Akten sollen abgeholt werden?
  • In welchem Stockwerk lagern die Akten?(Keller, 5.OG)
  • Ist die Abholung ebenerdig möglich bzw. gibt es Treppen?
  • Ist ein Aufzug vorhanden?
  • Gibt es eine Ladezone oder ausreichend Parkmöglichkeiten vor dem Gebäude?

Die Kosten einer Aktenabholung

Wenn Sie uns Ihre Akten zur Digitalisierung übergeben, hat der Scanauftrag und der sichere Transport der Akten in unser Aktenlager für uns Priorität. Als Scandienstleister machen wir unseren Umsatz nicht über Aktentransporte. Wir sind bemüht die Abholung und den Transport für beide Seiten (Auftraggeber und Auftragnehmer) so wirtschaftlich wie möglich zu gestalten.

Die Abholung, von bis zu 20 Akten per Kurier, berechnen wir mit 1,-€ pro Akte.

Größere Mengen bedürfen der Situationsbedingten Kalkulation. Sie können  mit 0,10€ pro Akte für die Verpackung und den Transport kalkulieren, daraus ergibt sich ein realistischer Aufwand.

 

 

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