Abholung & Transport: So kommen Ihre Akten zu uns

Aktendigitalisierung inklusive Logistik

Als Full-Service-Anbieter übernehmen wir alle Schritte der Aktendigitalisierung, einschließlich der sicheren Verpackung und Abholung Ihrer Unterlagen durch unser fachkundiges Personal.

Wir transportieren Akten aus dem gesamten Bundesgebiet sowie aus der Schweiz, Österreich und den Niederlanden.

Neben Aktenordnern holen wir auch ganze Planschränke mit großformatigen Zeichnungen und Plänen ab, samt Inhalt, ohne dass Sie diese vorher selbst ausräumen müssen.

Bitte beachten Sie:

Den Aktentransport bieten wir ausschließlich in Verbindung mit unseren Scanservices an. Reine Kurierfahrten sind nicht Teil unserer Leistungen!

Wie wir die Abholung organisieren

Ob wenige Kartons oder 5.000 Ordner: Wir finden für jede Menge eine passende Lösung. Damit sich eine Abholung für beide Seiten rechnet, staffeln wir unsere Logistik nach Auftragsgröße:

• Sehr kleine Mengen holen wir über unsere Speditionspartner wie DHL ab
• Mittlere Mengen (ab ca. 100 Ordner) übernimmt unser Kurierfahrer bundesweit persönlich
• Große Mengen (ab ca. 1.000 Ordner) übernehmen mehrere Mitarbeitende mit eigenem Fuhrpark bis hin zum LKW vor Ort

So stellen wir sicher, dass auch sehr große Aktenbestände zuverlässig und innerhalb kurzer Zeit bei uns ankommen.

Verpackung vor Ort

Unser Team übernimmt das Verpacken Ihrer Akten mit eigenem Material und sorgt nach Möglichkeit dafür, dass die gesamte Aktenmenge innerhalb eines Arbeitstages verpackt und abtransportiert wird. So können wir bis zu 5.000 Ordner an einem Tag verpacken und transportieren.

Zum Abschluss erhalten Sie ein detailliertes Protokoll über alle verpackten und übernommenen Akten.

Gut vorbereitet für die Abholung

Damit die Abholung reibungslos läuft, helfen uns ein paar Angaben vorab:

• Wie viele Ordner sollen abgeholt werden?
• In welchem Stockwerk lagern die Akten (z. B. Keller, 5. OG)?
• Ist die Abholung ebenerdig möglich, oder gibt es Treppen?
• Ist ein Aufzug vorhanden?
• Gibt es eine Ladezone oder ausreichend Parkmöglichkeiten vor dem Gebäude?

Zusätzlich hilfreich: eine klare Beschriftung der Ordnerrücken vor der Abholung, das erleichtert uns die spätere Zuordnung.

Unser Sicherheitskonzept für den Transport

Der Transport ist bei einer externen Archivierung der risikoreichste Teil des gesamten Prozesses. Deshalb setzen wir auf ein durchdachtes Konzept für maximale Sicherheit und Datenschutz:

• Transporter sind GPS-überwacht und mit Brandschutztechnik ausgestattet
• Teams arbeiten stets mindestens zu zweit, Ihre Akten sind nie unbeaufsichtigt
• Jede Archivbox erhält einen eindeutigen Barcode, zu jeder Box führen wir genau Protokoll über Menge und Inhalt

Sicher verwahrt bis zur Digitalisierung

Im Scanzentrum angekommen, werden Ihre Akten zunächst in unserem 3.500 m² großen Sicherheitslager verwahrt, bevor die Inventarisierung startet. Von dort aus verlassen die Originale erst wieder, wenn sie digitalisiert, zurückgegeben oder auf Ihren Wunsch datenschutzgerecht vernichtet werden.