Export: So erhalten Sie ihre digitalen Daten
Export Ihrer Daten
In diesem Video zeigen wir, wie aus gescannten Unterlagen strukturiert aufbereitete, sofort nutzbare digitale Ergebnisse werden: Welche Zielformate wir erzeugen, wie die Qualitätssicherung vor dem Export abläuft, und wie Metadaten und Dokumente für Ihr DMS-, ERP- oder Archivsystem miteinander verknüpft werden.
Sie erfahren, warum PDF, insbesondere PDF/A, das bevorzugte Format für die revisionssichere Archivierung ist, wie wir Dateien ohne DMS-Struktur aufbereiten und welche Wege der Datenübergabe möglich sind, etwa über XML-, CSV- oder JSON-Dateien.
Export & Ausgabe der digitalen Dokumente
Wenn alle Unterlagen digitalisiert und die Metadaten erfasst sind, erstellen wir die digitalen Endergebnisse. Diesen letzten Schritt nennen wir Export, er umfasst die Erstellung der Zielformate sowie die abschließende Qualitätssicherung.
Qualitätssicherung vor dem Export
Während der Digitalisierung dokumentieren wir jeden Arbeitsschritt genau. Diese Protokolle werten wir vor dem Export aus und prüfen alle Daten sorgfältig auf Qualität und Vollständigkeit.
Erst wenn alle Fehler behoben sind, startet der Export in das gewünschte Format. Auch dieser Schritt wird vollständig über unsere Prozesssoftware gesteuert und dokumentiert.
Ausgabe für DMS oder ERP-System
Ist bei Ihnen ein DMS oder ERP-System im Einsatz, erzeugen wir das passende Importformat dafür. So lassen sich auch große Datenmengen direkt und ohne zusätzlichen Aufwand übernehmen.
Als Bildformat kommt heute fast ausschließlich PDF zum Einsatz. Zwar liefern wir auch JPEG oder TIF, doch nur PDF kann zusätzliche Volltextdaten hinterlegen, weshalb es sich für die Archivierung besonders eignet. Innerhalb des PDF-Formats gibt es verschiedene Varianten: PDF/A etwa ist nachträglich nicht veränderbar und damit rechtlich anerkannt für die revisionssichere Archivierung.
Welches Format zu Ihren Anforderungen passt, klären wir gerne im persönlichen Gespräch.
Wie Metadaten übergeben werden
Beim Erzeugen der Importformate geht es vor allem darum, wie erfasste Metadaten wie Rechnungsnummer oder Absender gemeinsam mit dem gescannten Dokument an Ihr DMS übergeben werden. Das kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:
- Über den Dateinamen, aufgebaut nach einem klar definierten Schema
- Über eine separate XML-Datei mit den Indexdaten
- Über weitere Formate wie CSV oder JSON
Beim Import werden die PDF-Dateien übernommen, die Metadaten ausgelesen und in der Datenbank Ihres Systems gespeichert. Der Import läuft automatisiert, die Dokumente stehen sofort einsatzbereit zur Verfügung.
Ausgabe ohne DMS oder ERP-System
Ist kein DMS oder ERP-System im Einsatz, liefern wir voll indizierte PDF-Dateien mit vollständiger Texterkennung. Die Belege ordnen wir dabei nach Jahrgang, Abteilung oder Belegart, ähnlich wie in einem analogen Archiv, nur mit zusätzlicher Textsuche über OCR.
Übertragung der Daten
Ob für den Import in ein DMS oder ERP-System oder als reine PDF-Dateien zur sofortigen Nutzung: Wir stellen Ihre Daten über einen eigenen SFTP-Server zum Download bereit, gesichert über Benutzername und Passwort. Durch die SFTP-Verschlüsselung sind alle übertragenen Daten zusätzlich vor Fremdzugriff geschützt.
Die Übertragung ist Teil unseres Sicherheitskonzepts:
- ISO 9001:2015-zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem
- Abgeschirmte IT-Infrastruktur mit hardwarebasierter Firewall
- Cyber-Versicherung und Berufshaftpflicht bis 5 Mio. €
- Auf Wunsch: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorab
Abhängig von der Leitungsbandbreite lassen sich auch sehr große Datenmengen übertragen, im Vergleich zum Versand per Datenträger ist es die schnellste Methode.
Auf Wunsch liefern wir sie auch auf Datenträgern wie USB-Sticks, Festplatten oder DVDs.
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