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Ausgabe Formate und Techniken zur Archivierung

Die digitale Belegausgabe

Unter der Ausgabe, verstehen wir vereinfacht gesagt die Übergabe der Digitalen Daten an den Auftraggeber.

Dies bezieht sich zum Einen auf die technisches Ausgabeformate Archivierter Dokumente in denen wir die Daten ausgeben, zum Anderen auf den Übertragungsweg zum Auftraggeber. Für diese Übergabe bieten wir unterschiedliche Techniken an.

 

Technische Ausgabe: Formate

Waren es vor 15 Jahren noch überwiegend TIF Dateien die zur Langzeit Archivierung zum Einsatz kamen, so sind es heute fast ausschließlich PDF Dateien. Ein Grund ist die Funktionalität von PDF Dateien. PDF Dateien können mit Volltext Daten über eine Texterkennung angereichert werden. Man spricht dann von vollindizierten PDF Dateien. Vollindizierte PDF Dateien sind nach Stichworten, Textpassagen oder auch Daten durchsuchbar, Lesezeichen können definiert werden und vieles mehr. Der aber wohl wichtigste Grund, für den Einzug des PDF Formates in die Archivierung, ist das PDF-A Format.

Das PDF-A Format wurde für die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten konzipiert und ist auch vom Gesetzgeber als Format zur Speicherung von Unternehmensdaten anerkannt.

Als Scandienstleister können wir darüber hinaus selbstverständlich jedes gängige Dateiformat erzeugen, wie TIF, JPG und fast alle Varianten des PDF Formates.

Aufbau des digitalen Scan-Ergebnisses

Alleine mit PDF Dateien, unabhängig vom Format, ist es bei einer digitalen Archivierung nicht getan. Das entscheidende ist die Auffindbarkeit der Daten. Die klassische Frage

„Wie finde ich meine Dokumente digital wieder?“

Die Möglichkeiten zur Recherche in den Dokumenten sind abhängig von der Art der Aufbewahrung.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Als reine PDF Archivierung in einer Verzeichnisstruktur
  2. Mithilfe eines DMS (Dokumentenmanagementsystems), also einer Software

Digitale Archivierung im PDF Format

Im Ersten Fall, der PDF Archivierung, ist keine Software nötig, um mit den digitalen Dokumenten zu arbeiten und diese zu durchsuchen. Wir erzeugen für Sie eine übersichtliche und leicht zu bedienende Verzeichnisstruktur. Diese Form der Archivierung kommt oft bei der Digitalisierung von Bestandsarchiven, also Aktenordnern, zum Einsatz. Deswegen orientieren wir uns an der bisherigen Ablagestruktur, um die Arbeit mit den Akten möglichst einfach zu gestalten.

Entsprechend erfassen wir möglichst viele Kriterien anhand der Ordnerrücken, dies können Belegarten (Rechnung, Lieferschein…) sein, aber auch Jahrgänge, Projektnummern oder Kundennamen. Darüber hinaus erfassen wir pro Ordner die darin abgehefteten Register, also die Trenner, die in einem Ordner eingeheftet sind. Diese bilden dann die Grundlage für die digitale Dokumentenheftung, ein Register = 1 PDF-Datei.

Die Beschriftung der Register wird dabei 1:1 für die Benennung der PDF Dateien übernommen.

Die Ausgabe als PDF Struktur, bildet also die bisherige Ablagestruktur in digitaler Form ab. Mit dem Vorteil, dass jedes einzelne Register, sowohl anhand des Dateinamens (=Registerbezeichnung), als auch anhand des Textinhaltes (siehe vollindiziert) recherchierbar/auffindbar ist. Und zwar innerhalb weniger Sekunden.

Beispiel für eine solche Struktur:

D:\Archiv\Kunden\2017\A\Albert.PDF

D:\Archiv\Rechnungen\2017\März\A.PDF

Siehe auch Aktenordner Digitalisieren

 

Digitale Archivierung mittels DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Sobald mit den digitalen Daten intensiver gearbeitet wird, das Suchen nach Belegen häufig stattfindet oder das digitale Archiv regelmäßig um aktuelle Daten erweitert wird, kommt man um den Einsatz einer Software nicht herum. Was früher Archivsystem genannt wurde, wird seit einigen Jahren als DMS (Dokumentenmanagementsystem) bezeichnet.

Ein DMS bietet erheblich mehr Funktionalität als PDF Dateien in einer Verzeichnisstruktur. Über eine Bedieneroberfläche können Dokumente komfortabel gesucht werden.  Workflows können gesteuert werden und Dokumente für einen gemeinsamen Zugriff im Web bereitgestellt werden.

Liefern wir als Scandienstleister digitale Dokumente für die Archivierung in einem solchen DMS System, wird die Struktur und die technischen Eckdaten von diesem System vorgegeben. Unser Scanservice liefert Ihnen Daten im benötigten Format, welche sofort ohne zusätzlichen Aufwand in Ihr Dokumentenmanagementsystem importiert werden können und dem Benutzer direkt zur Verfügung stehen. Im Allgemeinen sind keine weiteren Arbeitsschritte beim Kunden oder in dessen DMS System mehr nötig.

Weitere Informationen zu unserem Scanservice für DMS Systeme finden Sie hier.

Die Übertragung der Archivierten Daten

Die digitalen Dokumente, ob nun als PDF Dateien oder zum Import in ein DMS System, können wir Ihnen grundsätzlich auf zwei Wegen zur Verfügung stellen:

  1. Auf Datenträger
  2. Als Online Download
Datenträger zur Ausgabe

Digitale Archivierung auf Datenträger

CD-ROM

Je nach Umfang der Digitalen Archivierung kann bereits eine CD-ROM zur Speicherung ausreichend sein. Auf eine CD-ROM können die digitalen Scans von bis zu 50 Aktenordner gespeichert werden.

DVD

Zumeist kommen heutzutage jedoch DVD´s als Speichermedium zum Einsatz. Auf eine herkömmliche DVD können die digitalen Daten von bis zu 400 Aktenordnern gespeichert werden. Eine DVD kann hierbei auch als Langzeitspeichermedium dienen. Die DVD ist mittlerweile vom Gesetzgeber auch als Speichermedium anerkannt.

BLUE RAY

Eine BLUE RAY ist die technische Weiterentwicklung der DVD, mit 25GB können hier digitale Archive mit bis zu 2.500 Aktenordnern gespeichert werden. Allerdings kommen Blue Rays in erster Linie als BACKUP Medium zum Einsatz. Nicht jeder Arbeitsplatz verfügt über die entsprechenden Lesegeräte, was den Einsatz einer Blue Ray stark einschränkt. Auch aus rechtlicher Sicht sind Blue Rays nicht eindeutig anerkannt.

Externe Festplatte

Bei sehr großen Datenmengen, meist schon wenn die Anzahl von 4 DVDs überschritten wird, kommen externe Festplatten als Übergabemedium zum Einsatz. Die Speicherkapazität ist aus Archivtechnischer Sicht nahezu unbegrenzt. Die Handhabung ist sehr simpel, eine Festplatte kann mittels spezieller Technik verschlüsselt werden, was sie für die Übertragung großer Datenmengen nahezu ideal macht, sofern die ONLINE Übertragung (siehe unten) keine Alternative ist.

USB Stick

Für kleine Datenmengen oder als reines Übertragungsmedium können wir USB Sticks zur Verfügung stellen, oder nutzen auch an uns übergebene Sticks (nach entsprechender Sicherheitsprüfung). Da es sich bei einem USB Stick aber eher um ein flüchtiges Medium handelt, sollte dies nicht für die dauerhafte Speicherung eingesetzt werden.

Digitale Archivdaten als Online Download

Die ideale Methode um Digitale Archive zu übertragen ist jedoch der Online Download. Als Scandienstleister stellen wir unseren Kunden einen eigenen SFTP Server zur Verfügung. Kunden erhalten einen eigenen Zugang über Benutzername und Passwort gesichert. Durch die SFTP Verschlüsselung werden alle übertragenen Daten zusätzlich vor Fremdzugriff gesichert.

Hier lassen sich, abhängig von der Leitungsbandbreite, auch sehr große Datenmengen übertragen. Im Vergleich zum Datenträger ist es aber in jedem Fall die schnellste Methode Daten auszutauschen. Benutzer unseres Digitalen Posteingangs bekommen aufgrund der Tagesaktualität der Dokumente, die Daten grundsätzlich als Download zur Verfügung gestellt.

Alternativ nutzen wir die FTP Server unserer Kunden. Welche Server zum Einsatz kommen, unser oder der des Kunden, ist oftmals eine Entscheidung der firmeneigenen Sicherheitspolitik.

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