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Belegaufbereitung Vorbereiten der Belege für den Scanvorgang

Entklammern, Entheften & Vorsortieren

Bevor Akten, Ordner und Belege digitalisiert, also gescannt werden können, müssen sie für den Scanvorgang vorbereitet werden, wir nennen dies Belegaufbereitung. Das Vorbereiten von Belegen für das Scannen mit ADF ist notwendig um jedes Dokument einzeln und mit hohem Scandurchsatz verarbeiten zu können.

Was diese umfasst erklären wir Ihnen im folgenden Text.

Grundsätzlich geht es bei der Belegaufbereitung darum, die Belege so vorzubereiten, dass sie mittels Hochleistungsscanner mit automatischem Belegeinzug verarbeitet werden können. Dazu müssen alle Seiten einer Akte als Einzelblatt vorliegen. Wir entnehmen also alle Belege zunächst aus dem Ordner und blättern Blatt für Blatt durch. Die ursprüngliche Reihenfolge bleibt immer bestehen, sofern keine Sortierung nach bestimmten Kriterien gewünscht ist.

„Unsere Ordner sind geklammert, müssen wir die vor dem Scannen entfernen?“

Nein, müssen Sie nicht und sollten Sie auch nicht. Das übernehmen wir im Rahmen der Digitalisierung Ihrer Bestandsakten und Eingangsbelege ebenfalls für Sie. Wenn Sie Ihre Belege im Vorfeld selbst entklammern, spart dies nicht unbedingt Aufwand und Kosten, sondern kann unter Umständen sogar problematisch sein.

Eine Tackernadel oder Büroklammer zeigt uns an, welche Belege zu einem Vorgang gehören. Um alle Seiten eines Beleges auch digital als einen Vorgang (Bsp. 1 PDF Datei) zu speichern, müssen wir eine elektronische Heftung erzeugen. Dies tun wir, indem wir jeweils auf den Führungsbeleg (1.Seite) eines Vorgangs einen kleinen Barcode Aufkleber anbringen. Dieser Barcode signalisiert dem Scanner den Beginn eines neuen Dokumentes. Alle Folgeseiten werden elektronisch angeheftet, bis der nächste Barcode folgt oder der Stapel zu Ende ist.

Fehlt also diese Klammerung, kann der Aufwand zur Erkennung eines Dokumentes für uns durchaus aufwendiger werden.

Entklammern und Entheften

20 Mitarbeiter bereiten täglich bis zu 200 Ordner für das Scannen vor

Ein Großteil unserer täglichen Arbeit besteht in der Belegaufbereitung. Entsprechend beschäftigen wir viel Personal in der Aufbereitung. Einige unserer Aufbereiter/innen haben bereits jahrelange Erfahrung. Dadurch sind wir in der Lage einen Ordner innerhalb von nur 10-20 Minuten komplett aufzubereiten.

Was wir neben der Elektronischen Heftung bei der Belegvorbereitung noch übernehmen:

  • Vorsortierungen nach Belegarten/Dokumententypen, Niederlassungen oder anderen Wunschkriterien.
  • Risse & Falten werden beseitigt
  • Kleine Belege (Post-IT, Bon´s, Tickets) werden ggf. auf Leerseiten geklebt
  • Ausrichtung der Belege nach Schriftorientierung
  • Aussortierung extrem schlechter Scanvorlagen

Ein sehr wichtiger Bestandteil der Vorbereitung ist die Protokollierung. Zu Beginn der Belegaufbereitung wird jede Akte detailliert in einem Protokoll erfasst und erhält eine interne Verarbeitungsnummer. Unter dieser Nummer werden auch alle weiteren Arbeitsschritte (Scannen, Datenerfassung, Aktenvernichtung) protokolliert. Damit wird in der Vorbereitung der Grundstein für die lückenlose Protokollierung gelegt.

Pläne & Zeichnungen in der Aufbereitung

Digitalisieren wir Bauakten oder Projektordner, sind meist auch Zeichnungen, also gefaltete Großformatige Pläne enthalten. Da diese Großformate und der übliche Schriftsatz (Beleg bis einschl. DIN-A3) an unterschiedlichen Scannern verarbeitet werden, ist es wichtig die digitalen Daten später wieder zusammen zu führen. Auch dies ist Teil der Belegaufbereitung. Hier setzen wir ebenfalls die Barcode Technik ein, die es uns ermöglicht digitale Pläne und Zeichnungen automatisiert der gescannten Akte zuzuordnen.

Belegaufbereitung beim Digitalen Posteingang

Der Digitale Posteingang stellt bei der Vorbereitung eine Besonderheit dar. Hier kann es durchaus sinnvoll sein, wenn Sie uns entklammerte Belege übergeben. Wir stellen Ihnen hierzu im Vorfeld gerne vorbereitete Barcodes zur Verfügung.

Gehen die Eingangsbelege direkt an uns (Postfach Service), umfasst die Belegaufbereitung beim Digitalen Posteingang wiederum auch das Öffnen der Briefe und Entnahme der Schriftstücke.

Welcher Aufwand entsteht und wie wird abgerechnet?

Der durchschnittliche Aufwand für die Belegaufbereitung eines Standard Ordner (8cm breit, ca. 450 Blatt) beträgt 15 Minuten für beispielsweise Eingangsrechnungen, Schriftverkehr oder Lieferscheine.

Kassenbücher oder Reisekosten sind durch viele kleine Belege aufwendiger und können bis zu 45 Minuten beanspruchen.

Anhand einer kostenlosen Probearchivierung messen wir den durchschnittlichen Aufwand pro Belegart, abgerechnet wird pro Minute zu je 0,30€.

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