Belegaufbereitung Vorbereiten der Belege für den Scanvorgang
Wie werden Ihre Dokumente optimal für den Scanprozess vorbereitet?
Die Belegaufbereitung ist ein entscheidender Schritt im Scanservice und erfordert sorgfältige Handarbeit. Unser Team entfernt Klammern und Tackernadeln, glättet geknickte Seiten und repariert Risse, damit der Scanvorgang reibungslos läuft.
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Vorbereitung für den Einzelblatteinzug
Bevor Akten und Belege gescannt werden können, müssen sie für den Scanner vorbereitet werden.
Unsere Dokumentenscanner arbeiten mit Einzelblatteinzug, weshalb Klammern und Heftungen in den Unterlagen entfernt werden müssen. Nur so kann der Scanner jedes Blatt einzeln einziehen und digitalisieren.
Dafür entnehmen unsere Mitarbeiter den gesamten Inhalt eines Ordner. Die ursprüngliche Reihenfolge der Unterlagen bleibt erhalten.
Muss ich meine Ordner vor dem Scannen selbst entklammern?
Nein, müssen Sie nicht und sollten Sie auch nicht.
Die Klammer zeigt uns, welche Seiten zu einem Dokument gehören. Beim Entfernen bringen wir auf der ersten Seite jedes Vorgangs einen QR-Code-Aufkleber zur Dokumententrennung an, der dem Scanner den Beginn eines neuen Dokuments signalisiert. So entsteht digital wieder ein zusammenhängendes Dokument, zum Beispiel eine PDF-Datei.
Fehlt also diese Klammerung, kann der Aufwand zur Erkennung eines Dokumentes für uns durchaus aufwendiger werden.
Neben dem Entklammern gehören folgende Tätigkeiten zur Belegaufbereitung
- Vorsortierungen nach Belegarten/Dokumententypen, Niederlassungen oder anderen Wunschkriterien.
- Risse & Falten werden beseitigt
- Kleine Belege (Post-IT, Bon´s, Tickets) werden ggf. auf Leerseiten geklebt
- Ausrichtung der Belege nach Schriftorientierung
- Aussortierung extrem schlechter Scanvorlagen
Jede Akte wird zu Beginn der Belegaufbereitung protokolliert und erhält eine Verarbeitungsnummer, unter der sich alle weiteren Schritte bis zur Archivierung nachvollziehen lassen.
Pläne & Zeichnungen in der Aufbereitung
Bei Bauakten oder Projektordnern sind häufig gefaltete Großformate wie Zeichnungen oder Pläne enthalten. Da diese getrennt vom übrigen Schriftgut bis DIN A3 gescannt werden, müssen die digitalen Daten später wieder zusammengeführt werden. Auch dafür setzen wir Barcodetechnik ein: Sie ordnet die digitalisierten Pläne automatisch der passenden Akte zu.
Wie wird der Aufwand ermittelt?
Ein Großteil unserer täglichen Arbeit besteht in der Belegaufbereitung. Viele unserer Mitarbeitenden bringen dabei jahrelange Erfahrung mit, wodurch wir einen Standardordner in der Regel innerhalb von 15 bis 20 Minuten komplett aufbereiten.
Der genaue Aufwand hängt von der Belegart ab: Eingangsrechnungen, Schriftverkehr oder Lieferscheine liegen im unteren Bereich dieser Spanne. Kassenbücher oder Reisekosten mit vielen kleinen Belegen können dagegen mehr Zeit beanspruchen.
Den genauen Aufwand für Ihre Aktenordner ermitteln wir am besten anhand einer kostenlosen Probearchivierung.
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