DMS Systeme im Überblick

Scanservice für Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS)

DMS-Anbindung ohne Umwege

Unsere Scandienstleistungen erbringen wir softwareneutral. Ganz gleich, welches Dokumentenmanagement-System Sie einsetzen, wir scannen Ihre Belege und Akten und liefern die Daten wahlweise als PDF oder im passenden Importformat für Ihr DMS.

Einpflegen müssen Sie nichts.

Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über eine Importschnittstelle für externe Datenquellen, auch größere Datenmengen. Jedes System stellt dabei eigene Anforderungen, was die Zuordnung von Scans und Indexdaten angeht.

Die gängigen Vorgaben kennen wir bereits aus laufenden Projekten und passen die Konfiguration entsprechend an. Ist Ihr System uns noch nicht bekannt, prüfen wir die Anforderungen im Vorfeld und stimmen die Datenaufbereitung darauf ab.

Dafür bieten wir Ihnen verschiedene Verfahren an.

Allgemeine Varianten zum Dokumentenimport in Ihr DMS

Damit Ihr System die Scans korrekt zuordnen kann, übergeben wir die Indexdaten in einem der folgenden Formate:

• XML-Datei: Zu jedem gescannten Dokument entsteht eine passende XML-Datei mit den Indexdaten, zum Beispiel Rechnungsnummer und Datum. XML-Datei und Dokument tragen denselben Dateinamen.

• Indexdatei: Die digitalisierten Dokumente werden fortlaufend nummeriert. Alle zugehörigen Indexdaten liefern wir gesammelt in einer einzigen Datei.

• Dateinamen: Die Indexdaten stehen direkt im Dateinamen des übergebenen Dokuments, meist getrennt durch einen Unterstrich.

Welches Verfahren zum Einsatz kommt, richtet sich nach den Anforderungen Ihres Systems. Wir stimmen die Übergabe im Vorfeld mit Ihnen ab.

Bei Systemen mit eigener Schnittstelle ist zusätzlich eine direkte API-Anbindung möglich. Für Systeme, welche auf d.velop basieren, nutzen wir beispielsweise die REST-API, um PDF-Dateien sowie strukturierte Indexdaten im JSON-Format in das DMS einzuspeisen.

Mehr Informationen finden Sie auf unserer Infoseite zur d.velop API.

Diese Systeme binden wir häufig an

Die folgende Auswahl zeigt die gängigsten Systeme, für die wir bereits Erfahrung mitbringen.

D.velop: Die d.velop-Schnittstelle sortiert fehlerhafte Datensätze automatisch aus, ohne den Gesamtimport zu unterbrechen. Auch große Datenmengen verarbeitet das System zuverlässig.

Dr. Klein WoWiport: WoWiport basiert auf der d.velop-Schnittstelle und ist speziell für die Wohnungswirtschaft ausgelegt. Die Datenübergabe läuft entsprechend identisch.

DocuWare: DocuWare importiert Daten über eine XML Struktur. Wir können umfangreich verschlagwortete digitale Archive zum sofortigen Import liefern.

Easy Archiv: Eines der etabliertesten DMS In Deutschland. Die Importschnittstelle lässt sich flexibel konfigurieren, auch größere Datenmengen verarbeitet sie zuverlässig.

SAP: Für das SAP DMS-Modul liefern wir Scandaten über die SAP-Schnittstelle ArchiveLink oder, je nach Systemkonfiguration, direkt über den Dateinamen.

ELO: ELO Office steht für Elektronischer Leitz Ordner und wird vor allem im Mittelstand eingesetzt. Für den Import digitaler Akten bietet das System eine eigene Schnittstelle.

WinDream: WinDream ist eng in Windows integriert. Für den Datenimport von externen Quellen steht eine etablierte Schnittstelle bereit.

DATEV: Für Steuerberater und Mandanten übertragen wir Belege direkt in DATEV Online. Dafür nutzen wir eine speziell freigeschaltete Schnittstelle.

Habel: Habel ist ein klassisches DMS für die strukturierte Aktenarchivierung. Über eine klar definierte Schnittstelle haben wir bereits größere Aktenbestände digitalisiert und importiert.