DMS Systeme im Überblick

Unser Scanservice für Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Unsere Scandienstleistung erbringen wir in erster Linie Softwareneutral. Das bedeutet, wir können die digitalen Scans und Index Daten sowohl als PDF Dateien liefern, als auch in speziellen Importformaten für die unterschiedlichsten DMS-Dokumentenmanagementsysteme.

Wenn Sie also ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz haben und Ihre Belege oder Akten nicht selber Scannen möchten, sondern lieber unseren Scanservice nutzen, bedeutet dies keinerlei Mehraufwand für Sie. Nahezu jedes Dokumentenmanagementsystem verfügt über sogenannte Import-Schnittstellen, die es ermöglichen auch größere Datenmengen von externen Quellen zu übernehmen. Jedes System hat andere Vorgaben, wie die Daten digital aufzubereiten sind, damit den jeweiligen Scans auch die korrekten Indizes zugeordnet werden.

Da wir unseren Scanservice seit mehr als 20 Jahren für die unterschiedlichsten DMS-Systeme erbringen, kennen wir die Vorgaben der gängigen Systeme bereits und müssen Auftragsabhängig nur geringfügige Konfigurationen vornehmen.

Aber auch Systeme deren Schnittstelle wir noch nicht kennen, stellen kein Problem dar. Wir können unsere Daten sehr flexibel auf die Anforderungen der jeweiligen DMS-Systeme abstimmen. Ziel ist es immer, einen Import der Daten in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem mit so wenig Aufwand wie möglich umzusetzen.

Sollte ein DMS System über keine geeignete Schnittstelle verfügen, so können wir als alternative Lösung, die externen Daten über eine simulierte Scannersteuerung importieren. Einen Überblick über DMS Systeme finden Sie unten.

Allgemeine Varianten zum Dokumentenimport

Auch wenn jedes DMS System eigene Vorgaben zu der jeweiligen Schnittstelle macht, so gibt es grundsätzlich die folgenden drei Wege, Daten in ein Dokumentenmanagement zu importieren:

• XML - Zu jedem Digitalen Dokument wird eine XML Datei erzeugt die die Indexdaten wiebeispielsweise Rechnungsnummer, Datum usw. beinhaltet. XML Datei und Dokument (z.B. PDF) haben hierbei identische Dateinamen.

• Indexdatei - Die digitalen Dokumente sind hierbei oft fortlaufend nummeriert, die zugehörigen Indizes werden in EINER Indexdatei geliefert, in der zu jedem Dateinamen die jeweiligen Indizes angegeben sind.

• Dateinamen - Die Indexdaten werden direkt im Dateinamen der zu importierenden Datei (PDF)übergeben, meist getrennt durch bestimmte Zeichen wie einen Unterstrich.

Im Folgenden sehen Sie eine Übersicht der bekanntesten DMS-Systeme für die wir u.a. bereits erfolgreich Archivdaten (gescannte Belege mit Verschlagwortung) geliefert haben:

DocuWare

Das DocuWare System importiert Daten über eine XML Struktur. Als DocuWare Partner haben wir gerade mit diesem System die meisten Erfahrungen und können umfangreich verschlagwortete Digitale Archive zum sofortigen Import liefern.

Lesen Sie hier weitere Informationen zu unserem DocuWare Scanservice ZUR INFO SEITE

Zur DocuWare WebSeite

 

D3.develop

Aus unserer Sicht eines der Leistungsfähigsten Systeme am Markt mit der nahezu besten Importschnittstelle. Als Scandienstleister Digitale Daten für D3.develop zu liefern stellt keinerlei Probleme dar. Selbst große Datenmengen werden sehr schnell vom System verarbeitet. Das besondere: Die D3.develop Schnittstelle verfügt über eine Funktion zum Aussortieren von fehlerhaften Datensätzen ohne den Gesamtimport zu unterbrechen.

Lesen Sie hierzu auch unsere Info Seite D-Velop Scanservice: HIER INFOS

Zur D3.develop Webseite

 

EasyArchiv

Eines der etabliertesten und bekanntesten DMS-Systeme in Deutschland. Die Importschnittstelle kann sehr flexibel konfiguriert werden und auch größere Datenmengen werden sehr zuverlässig abgearbeitet. Bereits vor 20 Jahren haben wir erstmalig für EASY Archiv Anwender digitale Scans erzeugt und erfolgreich in EASY Archiv archiviert.

Lesen Sie hier weitere Informationen zu unserem Easy Archiv DMS Scanservice.

Zur Easy Archiv Webseite

 

 

SAP

Auch das Software System SAP verfügt über ein DMS-Modul welches wir als Scandienstleister mit Daten beliefern können. Allerdings verfügt SAP nicht über eine Standardschnittstelle, was in der Praxis aber kein Problem darstellt. Für die meisten unserer Kunden die SAP einsetzen liefern wir die Indexdaten direkt im Dateinamen des zu importierenden Dokumentes.

Lesen Sie dazu auch unsere Info Seite zum SAP Scanservice

 

ELO Office

ELO Office steht für Elektronischer Leitz Ordner, und für uns als Scandienstleister bietet dieses System selbstverständlich somit auch eine Schnittstelle für den Import von „digitalen Ordnern“.  ELO wird im Bereich der Mitteständischen Unternehmen eingesetzt.

Weitere Informationen auf unserer ELO Scanservice Seite

Zur ELO WebSeite wechseln

 

WinDream

Das DMS von WinDream zeichnet sich durch eine hohe Integration in das Windows System aus. In der Vergangenheit war es dadurch manchmal problematisch Daten aus externen Quellen zu übernehmen, da aber auch immer mehr WinDream Anwender Scandienstleister beauftragt haben, existiert mittlerweile auch für WinDream eine sehr gut funktionierende Schnittstelle für den Datenimport, die auch wir bereits mehrfach erfolgreich „bedienen“ durften.

Lesen Sie weitere Informationen auf unserer WInDream Scanservice Infoseite

Zur WinDream WebSeite wechseln

 

HypArchiv

Das HypArchiv ist ein skalierbares DMS System welches sich im Hintergrund mit diversen Applikationen verbindet und somit einen zentralen Dokumentenpool darstellt. Selbstverständlich gehören zu einem solchen Dokumentenpool auch eingescannte Dokumente, und diese können bei HypArchiv über eine umfangreiche Schnittstelle importiert werden. Einer unserer namhaftesten Kunden setzt HypArchiv ein, und wir liefern tagesaktuelle Scans direkt über die Importschnittstelle in das HypArchiv.

 

DATEV

Über DATEV Online können Steuerberater nicht nur die Buchführung für Ihre Mandanten durchführen, sondern auch Belege mit den Mandanten austauschen. Über unseren Digitalen Posteingang können Belege direkt nach DATEV Online übertragen werden, als Scandienstleister können wir aber auch die digitalen Daten direkt in DATEV mittels speziell freigeschalteter Schnittstelle übertragen.

Lesen Sie mehr Informationen auf unserer Info Seite zu DATEV Scanservice

 

Edarchiv

Das edarchiv ist in gewisser Weise das Alternativprodukt zu DATEV und findet seinen Einsatz hauptsächlich in der Mineralölbranche. Als Partner der Firma Eurodata verfügen wir über einen eigenen Zugang zum System und können digitale Daten direkt für jeden Kunden archivieren.

 

Habel

Das HABEL DMS ist ein klassisches Dokumentenmanagementsystem das alle relevanten Funktionen zur Archivierung von Unternehmensdaten bereitstellt. Über eine klar definierte Schnittstelle haben wir bereits für einige Kunden erfolgreich größere Aktenbestände digitalisiert und in das Habel System importiert.

 

INOXISION

Das DMS von Inoxision kommt größtenteils bei kleineren Betrieben zum Einsatz, über ein eigenes Importmodul können hier externe Daten weitgehend automatisiert übernommen werden. Diese Importschnittstelle ist allerdings nicht Teil des Standardsystems.

 

TMS-Archiv

Das TMS Archiv ist eine Webbasierte Archivlösung des Bremer Software Unternehmens Tec-Media-Systems. Digitale Daten eines Scandienstleisters werden hier per Browser in das System importiert, auch hier haben wir in der Vergangenheit einige erfolgreiche Digitalisierungsprojekte begleiten dürfen.