Probearchivierung - kostenlose Digitalisierung von Ordnern
Warum eine Probearchivierung sinnvoll ist
Eine Aktendigitalisierung lässt sich schwer im Vorfeld beurteilen: Sehen die digitalen Belege am Ende so aus wie gewünscht, ist die gewählte Dokumententrennung die richtige, und welche Suchbegriffe braucht es, um später effektiv zu arbeiten?
Antworten auf diese Fragen liefert nur ein echtes Ergebnis. Genau dafür bieten wir im Vorfeld die kostenlose Probearchivierung an.
Wir digitalisieren einen repräsentativen Ordner pro Belegart aus Ihrem Aktenbestand und zeigen Ihnen das Ergebnis anhand Ihrer eigenen Unterlagen. Gleichzeitig ermitteln wir so den tatsächlichen Aufwand für eine genaue Preisangabe und klären mögliche Probleme mit Belegen oder Archivaufbau bereits im Vorfeld.
Wir benötigen pro Belegart (Doktyp) einen repräsentativen Aktenordner
Unter einer Belegart verstehen wir zum Beispiel:
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Projektordner
- Bauakten
- Mieterakten
Vom Testscan zum ersten Archivvorschlag
Sind Ihre Test-Ordner bei uns im Scanzentrum eingetroffen, erarbeiten wir einen ersten Vorschlag zur digitalen Umsetzung.
Bevor wir mit der eigentlichen Archivierung beginnen, besprechen wir unseren Vorschlag mit Ihnen.
Wichtig für eine Probearchivierung sind für uns folgende Fragen:
- Warum sollen die Akten digital archiviert werden?
- Suchen Sie häufig nach abgelegten Dokumenten?
- Nach welchen Kriterien suchen Sie nach Dokumenten?
Anhand dieser Informationen und einem kurzen Gespräch bauen wir ein erstes digitales Archiv für Sie auf, etwa als reine PDF-Lösung mit übersichtlicher Verzeichnisstruktur.
Die Abholung der Probeakten übernehmen wir auf Wunsch über unseren Transportservice, alternativ senden Sie diese per Paketdienst zu. Auf Anfrage stellen wir vorab eine Geheimhaltungsvereinbarung aus.
Diese 4 Arbeitsschritte sind immer Teil einer Probearchivierung
- Belegaufbereitung
Entklammern, Falten glätten, Risse kleben, Barcodes für die Dokumententrennung. Dauer: 5–25 Minuten pro Ordner
Da eine Probearchivierung auch der Preisfindung dient, messen wir den zeitlichen Aufwand.
- Digitalisierung
Scan mit bis zu 150 Blatt/Minute, Vorder- und Rückseite gleichzeitig, Farbe oder Schwarz-Weiß. Abrechnung nach Blattzahl, nicht Seitenzahl.
- Datenerfassung
Erfassung der abgestimmten Suchbegriffe und Indizes, vom Ordnerrücken oder direkt von den Belegen.
Auch hier messen wir den Zeitaufwand um später den Preis berechnen zu können.
- Archivierung
Ausgabe meist als PDF. DMS-Importformate sind bei Bedarf ebenfalls möglich.
Was Sie nach der Probearchivierung erhalten
Die Originalordner erhalten Sie wieder sortiert und geheftet zurück.
- Digitale Daten zum Download über unsere Cloud
- Optional: Testzugang zu unserem DMS
- Mehrseitiges Angebot mit Aufwand, Umsetzungsvorschlag, Preis pro Ordner
Probearchivierung für Pläne & Zeichnungen
Für großformatige Pläne und Zeichnungen bieten wir kostenlose Testscans ab einer Auftragsmenge von 100 Plänen an. Besonders bei älteren Bauzeichnungen, Landkarten und ähnlichen Vorlagen zeigt der Testscan, was technisch noch aus dem Original herauszuholen ist.
Sinnvoll ist dabei ein Querschnitt der Vorlagen, von schwachen, hellen Zeichnungen bis hin zu dunklen Plänen wie älteren Pergamentplänen.
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Probearchivierung eines oder
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