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Probearchivierung - kostenlose Digitalisierung von Ordnern

Was kostet die Digitalisierung von Ordnern?

Wie finde ich meine Dokumente wieder?

Welche Archivierungsform ist die richtige?

Wenn Sie Antworten auf diese Fragen suchen, dann empfehlen wir Ihnen unser Angebot einer kostenlosen Probearchivierung eines Ordners pro Dokutyp.

Für eine Probearchivierung benötigen wir pro Belegart (Dokutyp) einen repräsentativen Aktenordner. Unter einer Belegart verstehen wir zum Beispiel:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Schriftverkehr
  • Projektordner
  • Bauakten
  • Mieterakten

Wir holen die Probeakten über unseren Transportservice gerne bei Ihnen ab, oder Sie senden uns diese per Paketdienst zu, im Vorfeld können Sie dazu gerne eine entsprechende Geheimhaltungsvereinbarung von uns erhalten.

Sind die Ordner, von denen wir Testscans anfertigen dürfen, bei uns eingetroffen, erarbeiten wir einen ersten Vorschlag zur digitalen Umsetzung. Bevor wir jedoch mit der eigentlichen Archivierung beginnen, besprechen wir diesen Vorschlag.

Wichtig für eine Probearchivierung sind für uns folgende Faktoren:

  • Warum sollen die Akten digital archiviert werden?
  • Suchen Sie häufig nach abgelegten Dokumenten?
  • Nach welchen Kriterien suchen Sie nach Dokumenten?

Anhand dieser ersten Informationen und einem kurzen Gespräch bauen wir ein erstes Digitales Archiv für Sie auf. Dies kann eine reine PDF Lösung in Form einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur sein (siehe AUSGABE) oder ein Testzugang zu unserem Cloud-Archiv.

Probearchivierung

Folgende Arbeitsschritte sind immer Teil einer Probearchivierung

  1. Belegaufbereitung

Wir bereiten die Belege für den Scanvorgang vor. Wir lösen Tackernadeln und Büroklammern. Wir glätten Falten, kleben Risse und sorgen mittels Barcodetechnik für die spätere digitale Dokumententrennung. Eine solche Vorbereitung dauert zwischen 5-25 Minuten. Da eine Probearchivierung auch der Preisfindung dient, messen wir den zeitlichen Aufwand. (Weitere Informationen.)

  1. Digitalisierung / Scan

Nach der Vorbereitung folgt das Scannen der Dokumente. Dies geschieht mittels Hochleistungsscannern die bis zu 150 Blatt pro Minute per Einzelblatteinzug digitalisieren. Wir Scannen Vorder- und Rückseite gleichzeitig und speichern nur „echte“ Seiten. Die Scan-Images speichern wir in Farbe und/oder Schwarz/Weiß. Für die spätere Preisfindung ist für den Scanvorgang die Blattzahl (Nicht die Seitenzahl!) von Relevanz. (Details zum Scannen)

  1. Datenerfassung

Schließlich erfassen wir für jedes erzeugte digitale Dokument noch die notwendigen Suchbegriffe/Indizes, die wir im Vorfeld mit Ihnen abgesprochen haben. Manche Daten erfassen wir vom Ordnerrücken, andere wiederum direkt von den Belegen oder Registern der Ordner. Auch hier messen wir den Zeitaufwand um später den Preis berechnen zu können. (Weitere Informationen zur Datenerfassung)

  1. Archivierung

Zum Abschluss archivieren wir die erzeugten Daten in dem Format, welches im Vorfeld als Vorschlag erarbeitet wurde. Für Probearchivierungen ist dies in den meisten Fällen zunächst das PDF Format, da es sich am einfachsten sichten und testen lässt. Spezielle Importformate, beispielsweise für DMS (Übersicht Dokumentenmanagementsysteme) können wir zwar auch im Rahmen einer Probearchivierung erzeugen, dies ist jedoch oft erst später sinnvoll.

Nach Durchlaufen all dieser Arbeitsschritte zur Archivierung der Probeordner, sortieren und heften wir die Dokumente wieder in den Originalzustand und Originalordner zurück, um Ihnen diese wieder zukommen zu lassen.

Zusätzlich erhalten Sie selbstverständlich die digitalen Daten auf DVD zur Ansicht und zum Test zur Verfügung gestellt. Ist das Cloud Archiv von Interesse, so stellen wir Ihnen die digitalen Daten in unserem Online Archiv als Testzugang zur Verfügung.

Zu den Originalakten und den digitalen Daten, erhalten Sie dann natürlich auch ein ausführliches, mehrseitiges Angebot. In diesem Angebot erklären wir Ihnen nicht nur WAS wir bei der Probearchivierung alles getan haben, und WIE hoch der Aufwand war, wir machen auch bereits wertvolle Vorschläge für eine konkrete Umsetzung und Optimierung der digitalen Ablage. Das von uns erstellte Angebot beinhaltet dann ebenfalls bereits eine exakte Preisangabe pro Ordner, sowie auch entsprechende Mengenrabatte, sofern Sie uns im Vorfeld entsprechende Informationen über Menge und Termine gegeben haben.

Warum wir eine Archivierung kostenlos anbieten?

Wir sind davon überzeugt, dass die Digitale Archivierung für jedes Unternehmen interessant ist und ausschließlich Vorteile und Ersparnisse bringt. Anhand konkreter Beispiele, in Form von Kundeneigenen gescannten Belegen, können wir dies am Besten präsentieren und greifbar machen.

Außerdem hilft eine Probearchivierung uns auch dabei einen exakten Preis zu ermitteln, damit Sie für eine Archivierung auch nur den Aufwand zahlen der tatsächlich notwendig ist.

Auch etwaige Probleme mit Belegen, Archivaufbau uvm. lassen sich oft schon anhand einer Probearchivierung im Vorfeld klären.

Details siehe auch Ordner Archivieren

Probearchivierung für den digitalen Posteingang

Auch für den digitalen Posteingang bieten wir Probearchivierungen an, in diesem Fall benötigen wir nicht zwingend Ordner, es reicht ein Belegquerschnitt von 100 Blatt bis max. 1.000 Blatt aus. Die Testscans können Sie dann direkt in Ihr DMS importieren oder von unserem FTP Server herunterladen, oder als weitere Alternative ebenfalls als Testzugang in unserem Cloud Archiv einsehen.

Probearchivierung für Pläne & Zeichnungen

Für Großformatige Pläne und Zeichnungen bieten wir kostenlose Testscans bei einer möglichen Auftragsmenge ab 100 Plänen an.

Gerade wenn es um die Digitalisierung von älteren Plänen wie Bauzeichnungen, Landkarten u.ä. geht, sind Testscans sehr sinnvoll. Anhand von Testscans können wir Ihnen aufzeigen, was aus älteren Plänen technisch noch als Scan zu erzeugen ist.

Auch hier benötigen wir nach Möglichkeit einen guten Querschnitt der zu scannenden Vorlagen. Sinnvoll ist eine Auswahl von sehr schwachen/hellen Vorlagen, bis hin zu sehr dunklen Plänen wie beispielsweise ältere Pergamentpläne.

 

 

Kontakt aufnehmen

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