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Revisionssicher GOBD & AU Anforderungen erfüllen

Was heißt revisionssicher bzw. Revisionssicherheit?

Revisionssicher Archivieren und Digitalisieren bedeutet, streng nach dem Wortlaut, dass etwas einer Prüfung stand hält. Also, sozusagen sicher durch eine Prüfung kommt. In der Archivierung geht es dabei vor allem, um die Einhaltung der Gesetze zur Aufbewahrung nach dem Handelsgesetzbuch und diese zu erfüllen. Bekannt als GoBD bzw. GDPdU. Allgemein versteht man unter der revisionssicheren Archivierung daher auch die Einhaltung der Vorgaben zur gesetzeskonformen Archivierung.

Hier einmal die Grundsätze in der Übersicht:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit
  • Schutz vor Veränderung/Verfälschung
  • Dokumentation(Verfahrensdokumentation)
  • Schutz vor Verlust
  • Sicherung vor Fremdeinwirkung durch Zugangsberechtigungen

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?

Grundsätzlich sollten alle Dokumente, die Unternehmensrelevant sind, revisionssicher archiviert werden. Dazu zählen Ein- und Ausgangs- Rechnungen, Schriftverkehr, Verträge, Buchungsunterlagen, wie Kontoauszüge und viele mehr. Selbst die elektronische Korrespondenz mit Kunden, also E-Mails sind revisionssicher aufzubewahren und entsprechend zu speichern. Auch wenn steuerrelevante Belege oft die Hauptaufmerksamkeit bekommen, sind alle Dokumente die zur Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit benötigt werden revisionssicher zu archivieren.

Revisionssicher archivieren

Revisionssicher digital archivieren

Ein sicherer Weg revisionssicher und verlustfrei zu archivieren ist das digitale Archiv. Mit einer gut gesicherten Speicherung halten Sie Ihre Daten ewig vor. Schnell, ganz einfach und ohne Platzbedarf können Sie Kopien bzw. Sicherungen erstellen. Dadurch sind Unternehmensinformationen geschützt und gut aufgehoben. Der einfache Zugriff und eine übersichtliche Struktur helfen bei der Erfüllung der Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit. Alle benötigten Belege und Nachweise stehen in Sekunden zur Verfügung und zur Prüfung bereit. Damit die digitale Archivierung wirklich alle Anforderungen einer revisionssicheren Archivierung erfüllt, sind allerdings auch hier ein paar Dinge zu beachten.

Versionsverwaltung

Werden Änderungen an Dokumenten vorgenommen, ist eine Versionsverwaltung, auch Versionierung genannt, die einzige Möglichkeit, eine revisionssichere elektronische Archivierung zu gewährleisten. Am Dokument muss erkennbar sein, dass es verändert wurde. Die originale Version muss noch vorhanden sein, um die Beweggründe der Änderung nachzuvollziehen und ein Fälschen oder missbräuchliches Verändern auszuschließen.

Berechtigungen

Durch eine Rechtevergabe und einen gesicherten Zugang wird der Datenbestand geschützt. Dieser Schutz ist enorm wichtig und sollte eigentlich selbstverständlich sein, selbst wenn dazu keine Vorschrift bestehen würde. Bewahrt man seine Buchhaltung und Geschäftsunterlagen in Ordnern auf, würde man ja auch keinen Fremden von der Straße einladen, damit dieser seine Pause beim Lesen der Unternehmensprognosen und Monatseinnahmen verbringen kann.

Verfahrensdokumentation

In der sogenannten Verfahrensdokumentation beschreibt man alle Schritte zur Archivierung der relevanten Belege. Das ist zum einen eine Beschreibung der Abläufe, die die Dokumente durchlaufen. Außerdem ist die Verfahrensdokumentation auch eine grundsätzliche Beschreibung der Archivierung z.B. der Software die benutzt wird. Eine besondere Rolle spielt das beim ersetzenden Scannen.

Aufbewahrungsfristen und Sicherung

Der Sinn dieser ganzen Anstrengungen ist vor allem natürlich das Einhalten der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Je nach Belegart müssen unterschiedliche Fristen eingehalten werden. Im Durchschnitt liegt die Aufbewahrungsfrist bei gewöhnlichen Geschäftsunterlagen bei 10 Jahren. In dieser Zeit müssen die Dokumente aufbewahrt werden und jeder Zeit zur Prüfung verfügbar sein. Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel. Patientenakten zum Beispiel haben eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren. Verträge sind teilweise sogar noch länger aufzubewahren und haben keine Frist im eigentlichen Sinne. Der Vertrag muss mindestens solange aufgehoben werden, wie er gültig ist. Für Protokolle mit Beschlüssen gilt dasselbe. Die Aufbewahrung kann zum Glück nicht nur in Papierform erfolgen. Eine digitale Archivierung ist ebenfalls erlaubt. Alle Besonderheiten zu den Fristen und Belegarten erfahren Sie z.B. bei einem Archivierungsprofi oder Scandienstleister.

Weiterführende Informationen

Lesen Sie auf weiteren Infoseiten von uns weitere wichtige Hintergründe zur recxhtlichen Grundlage.

Weitere Informationen auf unserer Infoseite "Ersetzendes Scannen".

Weitere Informationen auf unserer Infoseite "GOBD Rechtliche Grundlagen"

Weitere Informationen auf unserer Infoseite "Was ist die Verfafhrensdokumentation?".

 

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