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Revisionssicher GOBD & AU Anforderungen erfüllen

Was heißt revisionssicher bzw. Revisionssicherheit?

Revisionssicher  archivieren und digitalisieren bedeutet, streng nach dem Wortlaut, dass etwas einer Prüfung stand hält. Also, sozusagen sicher durch eine Prüfung kommt. Revisionssicherheit bedeutet also das ein Archiv einer Prüfung, beispielsweise durch das Finanzamt, stand hält. In der Archivierung geht es dabei vor allem, um die Einhaltung der Gesetze zur Aufbewahrung nach dem Handelsgesetzbuch und diese zu erfüllen. Bekannt als GoBD bzw. GDPdU. Allgemein versteht man unter der revisionssicheren Archivierung daher auch die Einhaltung der Vorgaben zur gesetzeskonformen Archivierung.

Gilt Revisionssicherheit nur für Digitale Unterlagen?

Nein! Wäre dem so, würde der Gesetzgeber jedes Unternehmen zur Digitalen Archivierung ihrer Unterlagen verpflichten.

Revisionssicherheit bezieht sich dabei, entgegen der allgemeinen Ansicht, nicht nur auf digitale Dokumente und Daten, sondern auch auf analoge Unterlagen, also das Papier. Wenn Sie Ihre Geschäftsunterlagen in Ihrem Unternehmen nur in Aktenordnern abheften, so müssen Sie auch hier die Revisionssicherheit sicherstellen.

Es ist allerdings bei weitem schwieriger eine revisionssichere analoge Ablage herzustellen. Mithilfe der Digitalisierung Ihrer Unterlagen und einer entsprechenden Software zur Verwaltung Ihrer Daten - einem DMS (Dokumenten-Management-Systems) - lässt sich eine revisionssichere Aufbewahrung erheblich einfacher sicherstellen.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Infoseite zur elektronischen Archivierung.

Grundsätze der revisionssicheren Archivierung nach GoBD

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit
  • Schutz vor Veränderung/Verfälschung
  • Dokumentation(Verfahrensdokumentation)
  • Schutz vor Verlust
  • Sicherung vor Fremdeinwirkung durch Zugangsberechtigungen

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?

Grundsätzlich sollten alle Dokumente, die Unternehmensrelevant sind, revisionssicher archiviert werden. Die genauen Aufbewahrungsfristen sind dabei zum einen im § 147 der Abgabenordnung (AO) sowie im Handelsgesetzbuch (HGB) in den §§ 238 ff. geregelt. Zusammenfassend ausgedrückt, müssen sämtliche relevanten Geschäftsunterlagen revisionssicher in einem Archiv verwahrt werden.

Dazu zählen Ein- und Ausgangs- Rechnungen, Schriftverkehr, Verträge, Buchungsunterlagen, wie Kontoauszüge und viele mehr. Selbst die elektronische Korrespondenz mit Kunden, also E-Mails sind revisionssicher aufzubewahren und entsprechend zu speichern. Auch wenn steuerrelevante Belege oft die Hauptaufmerksamkeit bekommen, sind alle Dokumente die zur Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit benötigt werden revisionssicher zu archivieren.

Revisionssicher archivieren

Revisionssicher digital archivieren

Ein sicherer Weg der revisionssicheren und verlustfreien Aufbewahrung von Unterlagen und Daten in Ihrem Unternehmen, ist das elektronische Archiv. Mit einer gut gesicherten elektronischen Speicherung halten Sie geschäftsrelevante Dokumente und Daten ewig vor. Schnell, ganz einfach und ohne Platzbedarf können Sie Kopien bzw. Sicherungen erstellen. Dadurch sind Informationen und jedes Dokument geschützt und gut aufgehoben.

Der einfache Zugriff und eine übersichtliche Struktur helfen bei der Erfüllung der Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit. Alle benötigten Belege und Nachweise stehen Ihrem Unternehmen Sekunden zur Verfügung und zur Prüfung bereit. Damit die digitale Archivierung wirklich alle Anforderungen erfüllt werden, sind für eine revisionssichere Dokumentenaufbewahrung noch weitere Aspekte zu berücksichtigen.

Revisionssicherheit durch Software

Wie sich an den Grundsätzen leicht erkennen lässt, ist es nicht alleine damit getan, Dokumente und Unterlagen zu Scannen und digital zu speichern. Um Revisionssicherheit herzustellen und auch die zahlreichen Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, sollte sinnvoller Weise eine entsprechende Software, beispielsweise in Form eines DMS (Dokumentenmanagement System), zum Einsatz kommen.

Archivierung in der Cloud

Ein DMS erfüllt zumeist von "Haus aus" bereits die meisten Kriterien, die für die revisionssichere Speicherung im Archiv gefordert werden. Mittlerweile gibt es zahlreiche DMS auch als Anwendungen in der Cloud.

Diese Cloud Varianten sind in der Anschaffung erheblich günstiger als vergleichsweise lokal installierte Applikationen, bieten aber nahezu den identischen Funktionsumfang. Ein weiterer Vorteil ist, dass zur elektronischen Speicherung in der Cloud keine eigenen Serverkapazitäten benötigt werden.

Wobei Cloud Techniken mittlerweile so gut abgesichert sind, das auch alle Sicherheitsanforderungen erfüllt werden. Wir sind zertifizierter DocuWare Cloud Partner, ein DMS das sich seit mehr als 30 Jahren auf die Anforderungen der revisionssicheren Archivierung spezialisiert hat.

Versionsverwaltung

Werden Änderungen an einem Dokument vorgenommen, ist eine Versionsverwaltung, auch Versionierung genannt, die einzige Möglichkeit, eine revisionssichere elektronische Archivierung zu gewährleisten. Am Dokument muss erkennbar sein, dass es verändert wurde. Die originale Version muss noch vorhanden sein, um die Beweggründe der Änderung nachzuvollziehen und ein Fälschen oder missbräuchliches Verändern von Daten auszuschließen.

Berechtigungen

Durch eine Rechtevergabe und einen gesicherten Zugang wird der Datenbestand geschützt. Dieser Schutz ist enorm wichtig und sollte eigentlich selbstverständlich sein, selbst wenn dazu keine Vorschrift bestehen würde. Bewahrt man seine Buchhaltung und Geschäftsunterlagen in Ordnern auf, würde man ja auch keinen Fremden von der Straße einladen, damit dieser seine Pause beim Lesen der Unternehmensprognosen und Monatseinnahmen verbringen kann.

Verfahrensdokumentation

In der sogenannten Verfahrensdokumentation beschreibt man alle Schritte zur Archivierung der relevanten Belege. Das ist zum einen eine Beschreibung der Abläufe, die die Dokumente durchlaufen. Außerdem ist die Verfahrensdokumentation auch eine grundsätzliche Beschreibung der Archivierung z.B. der Software die benutzt wird. Eine besondere Rolle spielt das beim ersetzenden Scannen.

Aufbewahrungsfristen und Sicherung

Der Sinn dieser ganzen Anstrengungen ist vor allem natürlich das Einhalten der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Je nach Belegart müssen unterschiedliche Fristen eingehalten werden. Im Durchschnitt liegt die Aufbewahrungsfrist bei gewöhnlichen Geschäftsunterlagen bei 10 Jahren. In dieser Zeit müssen die Dokumente aufbewahrt werden und jeder Zeit zur Prüfung verfügbar sein.

Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel. Patientenakten zum Beispiel haben eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren. Verträge sind teilweise sogar noch länger aufzubewahren und haben keine Frist im eigentlichen Sinne. Der Vertrag muss mindestens solange aufgehoben werden, wie er gültig ist. Für Protokolle mit Beschlüssen gilt dasselbe. Die Aufbewahrung kann zum Glück nicht nur in Papierform erfolgen.

Die Möglichkeit der elektronischen Archivierung besteht ebenfalls. Alle Besonderheiten zu den Fristen und Belegarten erfahren Sie z.B. bei einem Archivierungsprofi oder Scandienstleister.

Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, und wir beraten Sie, wie auch Sie durch Digitalisierung die Revisionssicherheit für die nächste Prüfung herstellen können.

Nutzen Sie gerne unser Kontaktformular

 

Weiterführende Informationen

Lesen Sie auf weiteren Infoseiten von uns weitere wichtige Hintergründe zur rechtlichen Grundlage.

Weitere Informationen auf unserer Infoseite "Ersetzendes Scannen".

Weitere Informationen auf unserer Infoseite "GOBD Rechtliche Grundlagen"

Weitere Informationen auf unserer Infoseite "Was ist die Verfahrensdokumentation?".

 

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