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Scan on Demand Scannen auf Abruf

Scans auf Abruf

„Scan on demand“ bedeutet Scannen auf Abruf, oder frei übersetzt „Digital wenn Sie es brauchen“.

Die freie Übersetzung legt schon Nahe in welchem Zusammenhang Scan-on-demand sinnvoll ist: Immer wenn Sie etwas nicht zur Hand haben, aber dringend Einsicht benötigen, fordern Sie es an: Immer wenn Sie es brauchen.

Auf Englisch also:  Scan on demand

Dies ist der Fall, wenn Akten beispielsweise nicht bei Ihnen am Standort archiviert oder gelagert  sind. Also bei einer externen Aktenlagerung wie bei Smart-Store, im externen Sicherheitsaktenlager aus dem sie später digitalisiert werden sollen. Von  Scan-on-Demand spricht man auch   wenn Sie Ihre Akten zur Digitalisierung an einen Scandienstleister wie uns übergeben haben, und zeitnah Auskunft benötigen nachdem Akten nicht mehr im Zugriff sind.

Immer wenn Akten nicht vor Ort sind, aber zeitnah benötigt werden, ist ein digitaler Versand die erste Wahl, also ein SCAN-ON-DEMAND.

 

Scan on Demand

Die Grundlagen für Scan-ON –Demand

  • Sie benötigen dringend eine Akte oder einen einzelnen Beleg ?
  • Die Akten befinden sich beim Scandienstleister zur Digitalisierung?

Ein Anruf und der digitale  Beleg ist nach wenigen Minuten im Mail Postfach, so sollte es sein. Das ist unser Scanservice mit Scan-On-Demand

 

Aber wie kann ein Scandienstleister dies sicher stellen?

Die Grundlage für Scan-on-Demand beginnt bereits bei der Verpackung der Akten zur Digitalisierung. Jede Akte wird in einem speziell mit Barcode codierten Behälter verpackt. Jeder Behälter und jede Akte wird protokolliert, jede Akte erhält ebenfalls einen eindeutigen Barcode,  nur dadurch sind wir als Scandienstleister in der Lage Akten SOFORT nach Eingang in unserem Aktenlager schnell recherchieren zu können.

Zu jedem eindeutigem Barcode erfassen wir  die komplette Orderrückenbeschriftung in einer Datenbank, noch vor der eigentlichen Digitalisierung. Diese Erfassung stellen wir jedem Auftraggeber als Datei (PDF,XMKL,ASCII) zur Verfügung.

 Ein Beispiel: Sie suchen ein Dokument? Sie gehen wie bei der analogen Aktenrecherche vor, und identifizieren den betreffenden Aktenordner durch eine Suche in der Lagerdatenbank. Nach einer Mail an unsere Abruf Mail Adresse, suchen wir umgehend den betreffenden Aktenordner heraus, und senden Ihnen den gewünschten Beleg oder den kompletten Aktenordner digital zu.

Der Vorteil und das Ergebnis

Oftmals sträuben sich Mitarbeiter Ihre Akten außer Haus zu geben, wichtige Dokumente sind nicht mehr im Zugriff.  Die oftmals geliebten Aktenordner stehen nicht mehr zur Verfügung. Die Übergangsphase, speziell wenn die Akten bei uns als Scandienstleister sind, schüren diese Ängste und Vorurteile. Unser Scan-on-Demand Service kann und soll diesem entgegen wirken. „Die Akten sind zwar nicht mehr am Platz, aber trotzdem verfügbar“ ist unser Credo.

Das ist Scan-on-Demand: Akten & Belege wenn Sie sie benötigen!

Dies ist kein spezieller Service den Sie gesondert bei uns buchen müssen. Die Bereitstellung von Akten im Bedarfsfall ist Teil unserer Scandienstleistung. Immer wenn Sie uns mit der Archivierung und Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente beauftragen, stellen wir Ihnen dringend benötigte Dokumente umgehend als „Scan-on-demand“   zur Verfügung.

Und in der Praxis?

Sie übergeben uns Ihre Akten, die Verantwortung für deren Inhalt geht nicht an uns als Scandienstleister über, aber wir fühlen uns verantwortlich Ihnen die gewünschten Daten & Dokumente zeitnah zur Verfügung zu stellen. Je detaillierter Sie uns das gesuchte Dokument nennen,  desto schneller können wir es anhand unserer Dokumentation finden und Ihnen zur Verfügung stellen.

Wir haben zu diesem Zweck eine spezielle E-Mail Adresse eingerichtet, an die unsere Kunden Ihre Anfragen richten, und diese werden in der Regel binnen einer Stunde bearbeitet.

Ihre Unterlagen sind also keinesfalls unerreichbar, sie sind nur „einen Mausklick“ entfernt.

Ihre Vorteile im Überblick

  • Sie sparen sofort Platz
  • Ihre Akten sind sicher untergebracht
  • Akten sind während der Digitalisierung kurzfristig verfügbar
  • Sie können Ihrer Arbeit wie gewohnt nachgehen
  • Eine Bereitstellung der Akten ist bei einem Scanauftrag sogar inklusive

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