Scan on Demand

Gescannte Dokumente auf Abruf

Ihre Akten sind extern gelagert, oder gerade bei uns in der Digitalisierung. Trotzdem kann es sein, dass Sie eine bestimmte Akte sofort brauchen, etwa bei einer Kundenanfrage oder einer externen Prüfung.

Genau dafür gibt es Scan on Demand, Scannen auf Abruf. Sie fordern die Akte an, wir stellen sie Ihnen digital zur Verfügung.

So bleiben Sie handlungsfähig, auch wenn Ihre Originale gerade nicht am Standort sind.

Was bedeutet Scan-on-demand

Scan on Demand heißt Scannen auf Abruf - digital wenn Sie es benötigen.

Sie fordern eine Akte oder einen einzelnen Beleg an, wir stellen ihn Ihnen digital zur Verfügung. Der Begriff kommt bei uns in zwei Situationen zum Einsatz:

• Bei externer Aktenlagerung. Ihre Akten sind in unserem Sicherheitsaktenlager eingelagert und stehen Ihnen nicht mehr unmittelbar zur Verfügung. Wird eine bestimmte Akte benötigt, stellen wir sie Ihnen im Original oder als digitale Kopie bereit.
• Während eines laufenden Digitalisierungsprojekts. Bei größeren Beständen kann die vollständige Bearbeitung mehrere Tage oder Wochen dauern. Wird währenddessen eine Akte dringend gebraucht, suchen wir sie gezielt aus dem laufenden Prozess heraus und bearbeiten sie priorisiert.

In beiden Fällen gilt: Ihre Akte ist zwar nicht mehr am gewohnten Platz, aber trotzdem verfügbar.

Scan-on-Demand: So funktioniert die Anforderung Ihrer Akte

Die Grundlage für Scan on Demand wird bereits bei der Abholung Ihrer Akten gelegt. Jede Akte wird mit einem scanbaren Code versehen und in Boxen verpackt, die ebenfalls über einen eigenen Code identifizierbar sind. Vor der Digitalisierung erfassen wir im Zuge der Inventarisierung zusätzlich die Rückenbeschriftung der Ordner in einer Datenbank.

Die Inventarliste der abgeholten Aktenordner stellen wir Ihnen zur Verfügung, damit Sie die gesuchte Akte recherchieren können, genau wie bei einer Suche im analogen Archiv. Sie fragen die Akte einfach per E-Mail bei uns an, wir stellen sie Ihnen zeitnah digital zur Verfügung.

Noch nicht digitalisierte, aber dringend benötigte Akten erhalten Sie in der Regel noch am selben Arbeitstag, spätestens am nächsten Werktag. Wurde die Akte bereits digitalisiert, ist sie oft schon innerhalb weniger Minuten verfügbar.

Ablauf:

1. Abholung: Jede Akte und jede Box erhält einen eindeutigen, scanbaren Code.
2. Inventarisierung: Wir erfassen die Ordnerrückenbeschriftung in unserer Datenbank und stellen Ihnen die Inventarliste zur Verfügung.
3. Anfrage: Sie identifizieren die gesuchte Akte in der Liste und schreiben uns eine E-Mail.
4. Bereitstellung: Sie erhalten die Akte digital, in der Regel noch am selben Arbeitstag, spätestens am nächsten Werktag. Bereits digitalisierte Akten oft schon innerhalb weniger Minuten.

Vorteile des Scannens auf Abruf

Viele Mitarbeiter zögern, Akten überhaupt aus dem Haus zu geben. Sie befürchten, dass genau dann eine wichtige Akte nicht im Haus ist. Genau dem wirkt Scan on Demand entgegen. Unser Grundsatz dabei: Ihre Akte ist zwar nicht mehr am gewohnten Platz, aber trotzdem verfügbar.

Ihre Vorteile:

• Sie sparen Platz, ohne auf Zugriff zu verzichten
• Originale werden sicher aufbewahrt
• Schnelle Lieferung angeforderter Akten
• Aufbewahrungsfristen werden erfüllt, ohne Originale selbst aufbewahren zu müssen
• Bereitstellung der Akten ist bei einem Scanauftrag sogar inklusive

Beispiel Insolvenz

Auch nach einer Insolvenz müssen Unterlagen weiter aufbewahrt werden, auch wenn unklar ist, welche davon noch gebraucht werden. Mit Scan on Demand lagern Sie das komplette Archiv sicher ein und fordern nur die Akten an, die der Insolvenzverwalter tatsächlich benötigt, etwa zur Prüfung offener Forderungen.

Mehr Informationen zu Digitalisierung bei Insolvenz.

Beispiel laufende Digitalisierung

Ihr Vertragsarchiv wird gerade digitalisiert, da meldet sich ein Kunde mit einer Rückfrage zu genau einem Vertrag. Über Ihre Inventarliste finden Sie den passenden Ordner, wir liefern ihn digital, noch am selben Arbeitstag statt erst nach Abschluss des gesamten Projekts.