Scanning - So digitalisieren wir Ihre Aktenordner

Scan - Herzstück der Digitalisierung

Das Scannen ist der zentrale Schritt der Digitalisierung: Aus vorbereiteten Papierdokumenten werden digitale Dateien. Vor dem Scannen wurden die Belege bereits in der Belegaufbereitung vorbereitet, danach folgen Texterkennung und Datenerfassung, bevor die fertigen Dokumente an Sie ausgegeben werden.

Scanning auf einen Blick

• Scanner: Inotec (Standardformate), RoWe (Großformate)
• Kapazität: bis zu 300.000 Blatt pro Tag
• Geschwindigkeit: bis zu 210 Seiten pro Minute, Vorder- und Rückseite gleichzeitig
• Direkt scannbar: DIN A7 bis DIN A3
• Großformate: bis 1,50 m Breite, bis zu 4.000 Pläne pro Tag
• Auflösung: 100 bis 600 DPI, Standard 200 DPI
• Farbe oder Schwarz-Weiß zum gleichen Preis

Unsere Scantechnik

Wir setzen acht Hochleistungsscanner ein und verarbeiten damit bis zu 300.000 Blatt pro Tag. Die Scanner erfassen Vorder- und Rückseite gleichzeitig mit bis zu 210 Seiten pro Minute. Direkt scannbar sind alle Formate von DIN A7 bis DIN A3. Während des Scanvorgangs erkennen Ultraschallsensoren automatisch, wenn versehentlich zwei Blätter gleichzeitig eingezogen werden.

Zusätzlich kontrollieren unsere Mitarbeitenden den Scanvorgang laufend, sodass fehlerhafte Scans direkt korrigiert werden.

Großformate: eigener Prozess

Pläne, Zeichnungen und andere Großformate werden getrennt vom übrigen Schriftgut verarbeitet. Dafür stehen fünf eigene Großformatscanner bereit, die bis zu 4.000 Pläne pro Tag und Formate bis 1,50 m Breite verarbeiten.

Mehr dazu auf unserer Seite zum Großformate scannen.

In welcher Auflösung wird gescannt?

Die Auflösung ist ein wichtiges technisches Detail beim Scanning.

Die Auflösung wird in DPI angegeben, kurz für "Dots per Inch": Sie gibt an, wie viele Bildpunkte pro Zoll erfasst werden. Je höher die DPI-Zahl, desto detaillierter der Scan, aber auch desto größer die Datei!

Standardmäßig scannen wir mit 200 DPI. Bei sehr alten oder schwachen Vorlagen kann eine höhere Auflösung sinnvoll sein, um alle Details lesbar zu erhalten. Auch wenn die Scans später mit Texterkennung (OCR) ausgewertet werden sollen, kann eine höhere Auflösung nötig sein, manche Systeme setzen das voraus.

Insgesamt lässt sich die Auflösung flexibel zwischen 100 und 600 DPI einstellen, je nachdem, was Ihre Vorlagen und Ihr Verwendungszweck erfordern.

Scannen in Farbe oder Schwarz-Weiß?

Wir scannen grundsätzlich in Farbe. Daraus lässt sich verlustfrei eine Schwarz-Weiß-Version erzeugen, ein Preisunterschied entsteht dadurch nicht. Farbe ist vor allem dann sinnvoll, wenn sie selbst eine Information trägt, etwa bei technischen Plänen mit farblich gekennzeichneten Leitungen.

Für die meisten Belegarten wie Rechnungen oder Schriftverkehr reicht die Schwarz-Weiß-Ausgabe völlig aus.

Qualitätssicherung

Jeder Scan wird während der Verarbeitung überwacht: Die Sensortechnik erkennt Doppeleinzüge automatisch, unsere Mitarbeitenden prüfen zusätzlich laufend die Bildqualität.

So stellen wir sicher, dass jedes Dokument vollständig und lesbar digitalisiert wird.

So geht es nach dem Scannen weiter

Nach dem Scannen durchlaufen die Dokumente Texterkennung und Datenerfassung, bevor sie in dem für Sie passenden Format ausgegeben werden. Die Texterkennung macht die Dokumente durchsuchbar, bei der Datenerfassung hinterlegen wir die mit Ihnen abgestimmten Suchbegriffe und Indizes.

Am Ende erhalten Sie Ihre digitalen Akten als PDF oder in einem anderen gewünschten Format, auf Wunsch direkt importierbar in Ihr DMS.