Scanning Technische Daten

Unsere Scantechnik

Scanning ist das zentrale Produkt unserer Digitalisierungsangebote. Sei es die Aktenarchivierung, der digitale Posteingang oder die Dokumentensicherung, in erster Linie sind wir Scandienstleister für die Digitalisierung.

Mit unserer hoch performanten Scanstraße verarbeiten wir derzeit bis zu 100.000 Blatt pro Schicht. Das entspricht ungefähr dem Inhalt von 200 Aktenordnern. In dieser Rubrik erläutern wir Ihnen Scantechnik und Hintergrund unseres Scanservice.

Scanning Hard- und Software

Wir setzen in erster Linie Hochleistungs-Dokumentenscanner des Hersteller Inotec ein. Mit einer Leistung von 150 Blatt pro Minute, Vorder- und Rückseite gleichzeitig scannend (duplex), zählen Inotec Scanner zu den zuverlässigsten Scannern am Markt.

Wir verarbeiten immer nur komplette Stapel: Ordner, Akten oder Tageslieferungen werden nicht unterbrochen oder an separaten Scannern verarbeitet. So bleibt die Ursprungsreihenfolge erhalten und die Vollständigkeit des gescannten Beleggutes gesichert. Über den automatischen Papiereinzug (ADF) können bis zu 500 Blatt Mischgut (von DIN-A7 bis DIN-A3) in einem Scandurchlauf verarbeitet werden.

Inotec Scanner haben einen berührungsarmen Belegtransport, was uns ermöglicht auch sehr dünne Vorlagen parallel mit dickem Papier zu Scannen. Während des Scannens wird jedes Scanimage von einem Mitarbeiter Live am Monitor auf Qualität gesichtet. Fehlerhafte Scans werden sofort korrigiert.

Die zu digitalisierenden Belege und Dokumente werden innerhalb des Scanners beim Belegtransport lückenlos von Sensoren überwacht, so dass ein Doppelscan (2 Belege gleichzeitig, Doppelblatteinzug) nahezu ausgeschlossen ist.

Um jedem Kunden das optimale und vor allem zuvor anhand kostenloser Testscans vereinbarte Scanergebnis zu liefern, erhält jeder Scanauftrag eine eigene ID. Innerhalb der hoch professionellen Scansoftware werden unter dieser ID für jede Belegart die speziellen Scaneinstellungen hinterlegt. Auch nach Auftragsabschluss werden diese gesichert, um auch später evtl. Fehler nachvollziehen oder sogar korrigieren zu können.

Scanning Auflösung

Ein wichtiges technisches Detail beim Scanning: Die Auflösung.

Die Auflösung wird bei Scannern in DPI angegeben. Diese Abkürzung steht für „Dots per Inch“ und gibt an wie viele Punkte pro Inch gescannt/abgetastet werden.

Je mehr Punkte, also je höher die DPI Zahl, so detaillierter ist die Qualität des Scans. Allerdings steigt dadurch auch der Speicherbedarf. Bei Aktenarchivierungen und im täglichen Scanservice (Digitaler Posteingang) werden oftmals mehrere tausend Blatt digitalisiert und archiviert. Aufgrund dieser Mengen ist auch in der heutigen Zeit der Speicherplatz noch ein wichtiger Faktor. (siehe hierzu auch weiter unten: Speicherbedarf)

Während Heimscanner oder Multifunktionsscanner Auflösungen von bis zu 1.200DPI anbieten, kommen im professionellen Archivierungsbereich eigentlich nur 2 Auflösungen zum Einsatz: 200DPI oder 300DPI. Professionelle Dokumentenscanner, wie auch wir sie mit INOTEC einsetzen, erzeugen bereits bei 200DPI sehr hochwertige Scans, bei denen jede Information lesbar ist. Ist der zu scannende Belege jedoch so „schwach“ oder „alt“, kann unter Umständen die Erhöhung auf 300DPI eine erkennbare Verbesserung der Scanimages ergeben.

Ein weiterer Grund für den Einsatz von 300DPI Scanauflösung kann eine später auf die Scans aufsetzende OCR (Texterkennung)sein. Manche Texterkennungssysteme akzeptieren nur Scans mit einer Auflösung von 300DPI.

Auflösungen über 300DPI oder geringer als 200DPI kommen meist nur bei ganz speziellen Anforderungen zum Einsatz und sind in der Praxis die absolute Ausnahme.

Scanmodus: Farbe oder Bitonal (Schwarz/weiß)

Wir scannen Ihre Belege auf Wunsch farblich oder Schwarz/Weiß (bitonal). Als Scandienstleister setzen wir professionelle, auf große Mengen spezialisierte, Dokumentenscanner ein. Diese Scanner erzeugen intern zunächst IMMER einen Farbscan. Erst später wird daraus ein Schwarz/Weiß Scan erzeugt. Durch diese spezielle Technik erzeugen wir extrem hochwertige Scans, unabhängig vom Modus.

Ein weiterer Vorteil dieser Technik für Sie: Wir können Farbscans zum gleichen Preis wie Schwarz/Weiß Scans anbieten.

Letztendlich bleibt es Ihnen als Auftraggeber überlassen, ob Sie Farb- oder Schwarz/Weiß Scans benötigen, denn auch der Gesetzgeber macht hier keinerlei Vorgaben. Lediglich erkennbar und auswertbar sollten die digitalen Belege sein. Farbe spielt im Grunde keine Rolle. Eine Ausnahme wäre es, wenn die Farbe eine wichtige Information übermittelt. Bei diesen Belegarten ist es dann absolut sinnvoll das Dokument 1: 1 in Farbe zu übernehmen.

In der Praxis kommen Farbscans deswegen z.B. bei technischen Dokumenten zum Einsatz, bei denen wichtige Informationen farblich kenntlich gemacht wurden (z.B. Bauunterlagen: Strom = ROT Wasser=Blau).

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine OCR (Texterkennung) bei bitonalen Scans (Schwarz/Weiß) eine bessere Erkennungsquote liefert als bei Farbscans.

Die Entscheidung, ob Farbe oder nicht, wird wie Sie sehen von vielen Faktoren abhängig gemacht und in erster Linie von der späteren Verwendung und dem Speicherbedarf beeinflusst.

Speicherbedarf

Bei einer Aktenarchivierung (siehe auch Aktenarchivierung) mit einer Auflösung von 200 DPI im Scanmodus Schwarz/Weiß liefern wir Ihnen digitale Dokumente die ca. 15-25 Kb pro gescannter DIN-A4-Seite an Speicherplatz belegen.

Ein komplett digitalisierter Aktenordner bei 200 DPI Schwarz/Weiß benötigt so ca. 12 MB an Speicherplatz.

Der gleiche Ordner farbig gescannt (Auflösung bleibt bei 200DPI) benötigt schon ca. 30 MB an Speicherplatz. Wird die Auflösung bei Farbscans noch auf 300 DPI erhöht, so kann ein Aktenordner digitalisiert sogar zwischen 80 MB und 120 MB an Speicherplatz benötigen. Der Speicherbedarf steigt unverhältnismäßig an.

Zwar sind Festplattenspeicher oder andere Datenträger aktuell in großen Dimensionen bzw. mit großen Speicherkapazitäten leicht verfügbar. Bei einer digitalen Archivierung und der dafür zugrunde liegenden Scanauflösung sollte allerdings auch immer bedacht werden, dass digitale Dokumente vom Server abgerufen werden und durch das Netzwerk „transportiert“ werden müssen. Ist eine Ablage beispielsweise durch den Einsatz unseres digitalen Posteingangs nur noch digital vorhanden, müssen die Dokumente bei Anforderung auch per E-Mail schnell und leicht zu versenden sein. In diesen Fällen stellen heute Dateien mit mehr als 5 MB noch ein Problem dar.

Bei einer digitalen Archivierung sollte also die Scanauflösung 200 DPI nach Möglichkeit nicht überschritten werden. Setzen Sie Farbscans nur dann ein, wenn es zur Wiedergabe wichtiger Informationen notwendig ist. In der täglichen Arbeit mit Ihren digitalen Belegen wird es sich als vorteilhaft erweisen.

Wir beraten Sie anhand von kostenlosen Testscans und kompletten Probearchivierungen gerne, welche Scaneinstellungen für Ihre Anforderungen und Belegen die optimalen sind.

Scanformat

Grundsätzlich können wir mit unserem Scanservice jedes mögliche Dateiformat liefern: TIFF, JPG, PDF, BMP u. v. m.

War TIFF bis vor wenigen Jahren noch dominierend im Archivierungsbereich, so setzen alle DMS (Dokumentenmanagementsystem) heutzutage fast ausschließlich auf PDF.

Aber auch hier gibt es Unterschiede: PDF/A, PDF/A1, PDF/E, etc.

Jedes PDF steht für einen Anwendungsfall. Beispielsweise die revisionssichere Archivierung auf Basis der GDPDU oder die Archivierung von technischen Unterlagen. Wir beraten Sie gerne welches PDF Format für Ihre Anforderung die Richtige ist.

Wir liefern aber auch jedes andere gewünschte Format, sofern es um den Import in ein spezielles Archivierungs- oder DMS-System geht. Lesen Sie hierzu auch DMS-SYSTEME.

Lesen Sie hierzu auch unsere Informationen zum Thema DOKUMENTE SCANNEN