Aktuelles und Wissenswertes

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Wir berichten regelmäßig von den Kleinen und Großen Dingen,
die uns bewegen. Neuigkeiten, wichtige Themen und Wissenswertes rund um Scanservice, Archivierung und Digitalisierung.

Akten Aufbewahren
  • Aufbewahrungsfristen einhalten

  • In Deutschland muss jeder Unternehmer bzw. Steuerpflichtiger seine Unterlagen mind. 10 Jahre aufbewahren. So will es das Finanzamt, und so wird es in der GOBD vorgeschrieben. Zwar hat die IT Deutsche Büros komplett übernommen, in fast jedem Arbeitsgang werden Mitarbeiter von der EDV unterstützt, trotzdem werden aber viele Unterlagen noch heute in Aktenordnern abgeheftet.

    Ein Medienbruch der nicht nur unsinnig ist, sondern auch viel Zeit, Platz und Kosten beansprucht.

    Akten aufbewahren ist das Stichwort, oder vielmehr: „Muss ich meine Akten noch aufbewahren?“ Klare Antwort JEIN! Denn zum einen müssen die Belege aus den Akten nachwievor 10 Jahre aufbewahrt werden, aber der Gesetzgeber erlaubt dies auch in Digitaler Form.

    Und wie Sie eben diese Aktenordner digital wirtschaftlich sinnvoller aufbewahren, das erklären wir Ihnen auf unserer neuen Infoseite: Akten Aufbewahren

     

    OHZ 21 September 2018

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Hohe Scanleistung
  • Hohe Scanleistung

  • Seit Juli 2018 scannen wir in unserem Scanzentrum auf Hochtouren, Dank einer sehr guten Auftragslage. Es ist selbst für uns fast unglaublich welche Mengen an Papier und Aktenordner wir aktuell täglich verarbeiten.

    Momentan sind es nahezu 300 Aktenordner die wir pro Tag aufbereiten und Digitalisieren. Dies entspricht fast 150.000 Blatt Papier. Was immerhin täglich 750KG entspricht, die mehrfach bewegt werden.

    So haben wir seit Anfang Juli bis Mitte September stolze 12.000 Ordner von ihrem analogen Dasein befreit, und geholfen das zahlreiche Kunden nun sehr viel mehr Platz haben und Ihre Belege schneller finden können.

    Und wir bleiben weiter auf Kurs, Deutschland Digitalisiert und wir sind ganz vorne mit dabei, es sieht nicht danach aus als wenn wir demnächst weniger zu Scannen haben, ganz im Gegenteil.

    Wenn Sie mehr darüber wissen möchten WAS wir so tun, und vor allem WIE Sie als Unternehmen davon profitieren können, schauen Sie sich doch mal unsere neuen Infoseiten an:

    Ordner Archivierung

    Digitale Aktenarchivierung

    Ordner Scannen Lassen

     

    September 2018

     

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  • Revisionssicher archivieren

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    Was versteht man eigentlich unter Revisionssicherheit? Ab wann ist ein Dokument Revisionssicher archiviert?

    Die GOBD gibt darüber Auskunft, doch nicht jeder hat die Zeit sich damit zu beschäftigen, geschweige denn die Text inhaltlich in die Praxis umzusetzen.

    Als Scandienstleister ist es eine der wichtigsten Anforderungen an unseren Scanservice, die Revisionssichere Archivierung für unsere Kunden zu gewährleisten. Daher kennen wir uns mit diesem Thema sehr gut aus, mit unserer neuen Infoseite zum Thema Revisionssichere Archivierung fassen wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammen.

    Lesen Sie hier mehr: REVISIONSSICHER ARCHIVIEREN

     

    OHZ, September 2018

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  • Die Digitale Bauakte

  • Die digitale Bauakte

    Was versteht man eigentlich unter einer digitalen Bauakte? Welche Dokumente werden in einer solchen Akte abgelegt und wie arbeitet man mit einer digitalen Bauakte?

    Im Rahmen unserer Scandienstleistung haben wir regelmäßig mit der Digitalisierung von Bauakten zu tun und haben zu diesem Thema mittlerweile umfangreiches Wissen erworben. Mit speziellen Konzepten, abgestimmt auf die Strukturen von Bauakten, scannen wir nicht nur diese Akten, wir erzeugen zusammen mit unseren Kunden umfangreiche, digitale Bauaktenarchive.

    Mehr zu diesem interessanten Thema finden Sie nun auch auf unserer Infoseite: Die digitale Bauakte

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GOBD Konformität
  • GOBD Konformität leicht erklärt

  • Was versteht man eigentlich unter einer GOBD Konformen Archivierung?

    In der GOBD schreibt der Gesetzgeber vor, wie man seine Buchführung aufzubewahren und Archivieren muss. Die GOBD betrifft nicht nur die analoge Ablage in Papierform, sondern natürlich auch die Digitale Ablage.

    Denn um die GOBD vollständig zu erfüllen, eignet sich die Digitalisierung ganz besonders. Viele Anforderungen die in Aktenordnern nur schwer zu erfüllen sind, werden bei der Digitalen Archivierung in einem DMS quasi nebenbei erfüllt.

    Wir haben diesem Thema nun eine eigene Infoseite gewidmet. Wir erklären die wichtigsten Grundsätze der GOBD und geben Lösungstips.

    Hier geht es zur Infoseite: GOBD-konform-archivieren

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