Aktuelles

Wir berichten regelmäßig von den Kleinen und Großen Dingen,
die uns bewegen. Bekanntes und Neues rund um Scanservice, Archivierung und Digitalisierung.

Archivierung als PDF in Verzeichnisstruktur
  • Akten-Archivierung im PDF Format

  • Wer seine Akten digital archivieren möchte, benötigt nicht zwangsläufig ein DMS (Dokumentenmanagementsystem), eine simple Digitalisierung als vollindizierte PDF Dateien in Verzeichnisstruktur reicht für viele Anforderungen aus. Wie denken Sie darüber? DMS oder Verzeichnisstruktur? Erfahren Sie in unserem Beitrag mehr über die Vor und Nachteile der Archivierung im PDF Format in Verzeichnisstruktur und wie man damit im Büroalltag arbeiten und recherchieren kann.

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Die Digitale Personalakte
  • Digitalisierung in der Personalverwaltung? - Die Digitale Personalakte

  • Neben der Digitalen Archivierung von Buchhaltungsunterlagen oder technischen Dokumentationen, steht für uns als Scandienstleister die Digitale Personalakte in den letzten Jahren im Fokus unseres Scanservices. Dabei haben wir vor allem eines gelernt: Diese Belegart birgt  ihre ganz speziellen Eigenarten bei der Transformation von der analogen Akte in das digitale Archiv und erfordert Erfahrung und Fingerspitzengefühl. In dem folgenden Beitrag geben wir Ihnen einen Einblick in die Besonderheiten und Anforderungen dieser speziellen Belegart. Lesen Sie jetzt mehr über die Digitale Personalakte.

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Was kostet Dokumente scannen? Preise für den Scanservice
  • Was kostet die Digitalisierung meiner Dokumente?

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    Die Digitalisierung von Dokumenten, egal ob Altarchiv oder regelmäßige Belege, löst in vielen Firmen geradezu einen Planungsmarathon aus. Es müssen Angebote eingeholt werden, Zahlen verglichen, Prozesse analysiert. Am Anfang steht die Idee der Optimierung durch Digitalisierung. Ein digitaler Dokumentenpool der gemeinsam Zugriff auf Alle Unternehmensdaten gewährleisten soll. Daten vor Verlust schützen, Verwaltungskosten und Platz sparen soll.

    Viele Optimierungen, in der Arbeit mit Dokumenten, die zu noch viel mehr Verbesserungen führen sollen. Über allem schwebt aber auch immer die Frage: „Was kostet die Digitalisierung?“ bzw. „Was kostet das Scannen eines Ordners oder die Umstellung auf ein komplett digitales Archiv?“ Ein guter Preisrechner hilft einem da schnell bei der ersten Einschätzung der Projektkosten.

    Erfahren Sie jetzt in unserem Artikel alles über die Kosten einer Digitalisierung und was einen guten Angebotsrechner ausmacht.

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Akten scannen in Eigenregie oder lieber einen Scandienstleister beauftragen?
  • Akten selber scannen oder einen Scanservice beauftragen?

  • Tagesaktuelle Belege, z.B. aus der Buchhaltung und komplette Aktenarchive, Bauakten, Insolvenzakten werden gescannt. Personaler stellen auf die digitale Personalakte um. Die Tagespost wird über den digitalen Posteingang organisiert. Die Digitalisierung ist allgegenwärtig. Die Planung der nötigen Prozesse für eine revisionssichere digitale Archivierung ist häufig umfangreich, aber der wichtigste Ausgangspunkt für eine erfolgreiche Umsetzung. Am Anfang steht dann die elementare Frage:„Selber Scannen oder einen Scanservice beim Scandienstleister beauftragen?“

     

    Wir haben im folgenden Text versucht eine Übersicht der Faktoren zu erstellen, die bei der Entscheidung eine Rolle spielen. Lesen Sie jetzt mehr.

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Papierkrieg vermeiden mit digitalen Rechnungen im Dokumentenmanagement
  • Rechnungen verschicken – digital oder auf Papier?

  • Es gibt Unternehmen, die komplett zur elektronischen Rechnungsstellung übergegangen sind, andere setzen strikt auf die Rechnung auf Papier. Im besten Fall kann man sich als Kunde aussuchen, auf welchem Weg, man seine Rechnungen erhalten möchte und bekommt die Rechnung so, wie man es für seine Aufzeichnungen benötigt. Smart-Store, als zertifizierter Scandienstleister und Digitalisierungs Profi, verwandelt jedes Jahr zahlreiche Ordner und Akten in revisionssichere digitale Belege, aber auch wir sind noch nicht gänzlich papierlos. Wir schreiben, wenn gewünscht,  tatsächlich noch Rechnungen in Papierform. Ausschreibungen und Verträge z.B. im Personalwesen kommen auch noch nicht ohne Papier aus. Wie viel Papier bekommen Sie noch geschickt und wieviel versenden Sie noch? Was bevorzugen Sie? Papier oder digital?

    Lesen Sie in diesem Artikel mehr über die Vor und Nachteile und wie wir dazu stehen.

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