Mieterakten Scannen & Archivieren
Mieterakten richtig aufbewahren
Wohnungsbauunternehmen und Hausverwaltungen führen über jedes Objekt und deren Mieter ausführliche Nachweise in Form von sog. „Mieterakten“.
Je nach Wohnungs- bzw. Objektzahl entstehen hier im Laufe der Jahre riesige Archive die sowohl sehr viel Platz beanspruchen, als auch Unmengen an Zeit in der Pflege der Ablage benötigen. Die Digitale Archivierung kann gerade im Bereich der Miet- und Hausakten für unglaubliche Optimierungen sorgen.
Neben der immensen Platzersparnis von bis zu 99% im Vergleich zur Ablage in Hängeakten, bietet die Digitalisierung aber vor allem Vorteile in der Aktualisierung der Akten und der Recherche nach Dokumenten. Immer wenn neue Dokumente in eine Mieterakte abgeheftet werden sollen ist dies oft mit viel Aufwand verbunden, im Elektronischen Archiv geschieht dies mit wenigen Mausklicks weitgehend automatisch.
Voraussetzung ist, das bestehende Archiv an Mieterakten wurde im Vorfeld Digitalisiert.
Wir als Scandienstleister übernehmen im Vorfeld zur Digitalen Mieterakte das Scannen und Digitalisieren der Bestandsakten. Wir bereiten dabei die Akten nicht nur für den Scanvorgang vor, und Scannen Blatt für Blatt ein, für sortieren auch Belege aus. Denn der Datenschutz hat sich im Laufe der Jahre stark entwickelt, was vor 20 Jahren noch in einer Mieterakte abgeheftet werden durfte, unterliegt heute der Zustimmung des Mieters. Viele Verwaltungen entscheiden sich daher dafür, diese Belege pauschal auszusortieren anstatt sich von Tausenden Mietern eine schriftliche Zustimmung einzuholen.
Mit unserem Scanservice und der Belegaufbereitung übernehmen wir dieses „Ausdünnen“ der Akten.
Alle weiteren interessanten Fakten zu dem Thema Mieterakten scannen können Sie nun auch auf unserer neuen Info-Seite nachlesen: Mietakten Scannen und Archivieren