Akten selber scannen oder einen Scanservice beauftragen ?
Grundsätzlich hängt die Entscheidung für oder gegen einen Scandienstleister größtenteils von der Menge ab. Wenn Sie nicht mehr als 10 Ordner einmalig Einscannen möchten, oder im täglichen Bedarf maximal 50 Belege haben, dann müssen Sie nicht zwingend einen Scanservice beauftragen. Doch auch andere Faktoren wie z.B. das Format oder die Belegart allgemein können für die Digitalisierung durch einen Scan-Profi sprechen.
Zeitbedarf als eine Entscheidungshilfe für einen Scandienstleister
Die erforderliche Arbeitszeit für einen Digitalisierungsprozess sollte man nicht unterschätzen. Besonders bei einer großen Menge Belege, kann die verwendete Zeit für das Scanning in Summe schon einige Arbeitsstunden in Anspruch nehmen. Nicht immer kann diese rein organisatorische Tätigkeit flüssig in den Arbeitsalltag eingebaut werden. Der größte Zeitfresser ist die Vorbereitung für den Scan der Dokumente, die Belegaufbereitung. Belege müssen IMMER für den Scanvorgang vorbereitet werden. Zur Aufbereitung gehört zum Beispiel: Entfernen von Heftklammern, Aufkleben von Bon´s (Lotto, Kreditkarten usw.), Sortieren nach Dokumententyp.
Die Beauftragung eines Scandienstleisters schafft Zeit, um sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren.
Wir verarbeiten (Aufbereiten, Scannen usw.) alle aktuellen Belege innerhalb von 24 Stunden. Meist erhält der Kunde seine digitalen Daten von uns zum sofortigen Einsatz, noch am selben Tag zur Verfügung gestellt (Bsp. Online Archiv). Wir sind in der Lage bis zu 100.000 Seiten (entspricht 200 Aktenordner) pro Arbeitsschicht vor zu Digitalisieren. Dies gilt inklusive aller Tätigkeiten wie Belegaufbereitung, Scannen und Datenerfassung.
Wir können flexibel und schnell reagieren. In der Regel vereinbaren wir feste Termine zur Belegübergabe, reagieren aber auch auf Abruf. Gerade bei Buchhaltungsunterlagen gelten Fristen in denen Belege beispielsweise für den Steuerberater zur Verfügung gestellt werden müssen. Als Scandienstleister haben wir vertragliche Verpflichtungen die mit unseren Kunden vereinbarten Termine zu halten. Durch entsprechenden Personal- und Hardwareeinsatz sorgen wir dafür, dass Belege fristgerecht digital zur Verfügung stehen.
Welche Investitionen sind nötig?
Braucht effektive Digitalisierung auch professionelle Scan-Hardware?
Der Sinn und Zweck hinter der Digitalisierung bzw. dem Scannen von Geschäftsunterlagen ist natürlich vor allem das komfortable Handling und die langfristige Erhaltung und Archivierung von wichtigen Informationen. Die Scan-Hardware beeinflusst die Qualität der digitalen Belege teilweise stark. Je nach Anforderung sollte die Hardware entsprechende Eigenschaften mitbringen.
Durchsatz: Ein Scanner sollte ausreichend Tagesvolumen verarbeiten können, damit
die Belege zeitnah digitalisiert werden können. Bei diesem Faktor zählt nicht der Scandurchsatz pro Minute, sondern was der Hersteller als Volumen pro Monat angibt. Arbeitsplatzscanner oder Multifunktionsgeräte können oft zwar in nur wenigen Sekunden DIN-A4 Belege komplett scannen, sind aber keinesfalls für den Dauereinsatz geeignet.
Einzug: Bei Buchhaltungsbelegen handelt es sich um sehr inhomogenes Beleggut. Dünne
Bon´s wechseln sich mit schwerem Papier ab. Ein Dokumentenscanner muss über einen sehr guten Einzug verfügen damit es weder zu Papierstaus noch zu Doppeleinzügen kommt.
Qualität Werden Belege in größeren Mengen, beispielsweise bei der Digitalisierung von
Altarchiven (mehrere Jahrgänge) gescannt, ist eine automatische Justierung der Scanner bzgl. Kontrast, Helligkeit usw. wichtig um möglichst 100% Scanqualität zu erreichen. Sollte die Scanqualität nur um 1% abweichen, so verursacht jedes 100.Blatt welches qualitativ nicht ausreichend ist und ggf. neu gescannt werden muss, einen immensen Arbeitsaufwand.
Was kostet das Scannen von Akten ?
Spare ich durch Digitalisierung in Eigenregie?
Aus langjähriger Erfahrung wissen wir, dass die Vorbereitung, Digitalisierung und Datenerfassung eines kompletten Ordners durch den Kunden selber, meist zwischen 60-90 Minuten in Anspruch nehmen. Je nachdem welchen Stundensatz man für eine Arbeitsstunde zugrunde legt, ergeben sich in jedem Fall Personalkosten von 20-30€ pro Ordner. Die Anschaffung der Hardware und weitere Faktoren sind hier noch nicht berücksichtigt.
Studien gehen davon aus, dass die Digitalisierung eines Ordner in Eigenregie in etwa Kosten in Höhe von 45€ verursacht. Wir haben die Routine, Erfahrung und unseren Geschäftsschwerpunkt in der Digitalisierung. Je nach Zustand, Anforderung und Belegart können wir, durch optimierte Prozesse und vor allem durch unseren guten Stundendurchsatz, die Digitalisierung eines Ordners für weit unter den genannten 20€ anbieten.
Beim „Selber Scannen“ müssen diverse Kostenfaktoren kalkuliert werden:
Hardware Kosten = Anschaffung, Wartung & Pflege (Ausfall?)
Personalkosten = Wer scannt? Gibt dies die Arbeitszeit her? Wer ist die
Vertretung?
Qualität = Wir sorgen für 100% Qualität und Vollständigkeit, die Erfahrung
zeigt, dass aber Mitarbeiter denen lediglich eine „Zusatzaufgabe“ auferlegt wird nicht nur über die nötige Praxis verfügen, leider auch menschlich nachvollziehbar nicht ausreichend motiviert sind bis ins Detail zu archivieren.
Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass die Kosten für die Anschaffung der notwendigen Hardware nochmals für dessen Wartung erbracht werden müssen, unabhängig vom zu verarbeitenden Belegvolumen!
Was wir Ihnen berechnen richtet sich nach dem Belegvolumen. Sie zahlen nur was wir verarbeiten müssen, und das zu Konditionen die konkret und detailliert nach einer kostenlosen Probearchivierung feststehen. Es entstehen Ihnen nur Kosten, wenn auch Bedarf besteht.
Effizienz durch Hochleistungsscanner und abgestimmte Prozesse
Effizienz ist nicht nur in der Verarbeitung ein Argument. Der benötigte Speicherplatz und die unkomplizierte Handhabung der Dateien haben einen großen Anteil daran, wie effizient man mit den Daten arbeiten kann. Ein digitales Archiv hat wenig Nutzen, wenn die Dateien von minderwertiger Qualität sind, oder einfach zu viel Speicherkapazität brauchen und einen sehr hohen Arbeitsspeicher zur weiteren Verarbeitung benötigen.
Wird „selber gescannt“ kommen meist Multifunktionsgeräte oder Arbeitsplatzscanner zum Einsatz. Die dort eingesetzte Scantechnik erzeugt meist zwar qualitativ gute digitale Abbilder, ist aber nicht auf Speicherbedarf optimiert.
Bei uns als Scandienstleister kommen professionelle „HIGH VOLUME DOKUMENTENSCANNER“ zum Einsatz. Die hierbei eingesetzte Scantechnik erzeugt nicht nur qualitativ sehr hochwertige gut zu verarbeitende Scans, sie ist auch gezielt auf Speicherreduzierung der digitalen Daten ausgerichtet.
Benötigt eine PDF Datei eines DIN-A4 Beleges eines Arbeitsplatzscanners teilweise zwischen 300KB bis 1MB, so sind es bei unseren Scannern zwischen 10KB und max. 30KB.
Bezogen auf einen Ordner bedeutet dies:
Scandienstleister: 10MB
Arbeitsplatz / MFP Gerät: 50MB-120MB
Dokumentenmanagement vom Profi – Genauigkeit und Garantie
Die gescannten Dokumente müssen einem Dokumententyp, einer Filiale/Abteilung oder weiteren Kriterien zugeordnet werden. Je nachdem wie später nach Dokumenten recherchiert werden soll, müssen ganz unterschiedliche Indizes erfasst werden. Die Anforderungen unterscheiden sich zusätzlich durch die Art der digitalen Archivierung. Soll eine Verzeichnisstruktur geführt werden oder sollen die Daten an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übergeben werden?
Besonders bei Aktenarchiven mit mehreren 100 Ordnern, zählen die Erfassung der Dokumente und die Vergabe von Schlagworten zur späteren Recherche nicht unbedingt zu den beliebten Aufgaben. Doch gerade in diesem Arbeitsschritt ist trotz langatmiger Fleißarbeit ein hohes Maß an Genauigkeit notwendig. Schließlich sollen die gescannten Dokumente später einwandfrei zu durchsuchen sein. Unsere Datenerfassung arbeitet zu diesem Zweck mit verschiedenen Kontrollmechanismen.
In Eigenleistung sind diese Abläufe so oft nicht realisierbar. Noch schwieriger wird es, wenn mehrere Mitarbeiter die Verschlagwortung und Benennung übernehmen und sich nicht an einheitliche Standards halten. Das Dokumentenchaos ist dann vorprogrammiert.
Wir garantieren, von Anfang bis Ende, eine vollständige Archivierung und Digitalisierung sowie eine lückenlose Protokollierung und Durchführung nach unserem ISO-Qualitätsmanagement. Bei Schäden die Ihnen durch fehlerhafte Arbeiten unsererseits entstehen haften wir durch entsprechende Versicherungen.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (GOBD)
Um Buchhaltunsgbelege ordnungsgemäß aufzubewahren (sieh auch Revisionssicher) hat der Gesetzgeber einige Vorgaben erstellt, die zwingend eingehalten werden müssen. Wir kennen alle Vorgaben und sind immer auf dem aktuellsten Stand. Bei einer Digitalisierung durch uns können Sie auf folgende Standards zählen:
- Dateiformat: PDF-A
Nur dieses Format ist vom Gesetzgeber zur Speicherung von steuerlich relevanten Dokumenten anerkannt.
Alle Prozesse und Zuständigkeiten im Ablauf der Digitalisierung und Archivierung müssen nach einer genauen Vorgabe dokumentiert und geregelt werden.
„Alles aus einer Hand“
Bei der Beauftragung der externen Scandienstleistung wird also ein Service aus „einer Hand“ beauftragt, denn schließlich übernehmen wir letztendlich auch die ordentliche Vernichtung der Originale nach Freigabe durch den Inhaber und auf Basis gesetzlicher Vorschriften nach BDSG (DIN 66399). Haben Sie Interesse an weiteren Informationen oder einem individuellen Angebot inklusive möglicher Prozessplanung zur Einrichtung eines Workflows? Wir beraten Sie gerne und freuen uns schon auf Ihre Anfrage zu unserem Scanservice. Zum Beispiel über unser Kontaktformular.
OHZ Oktober 2017