Aktenretter – Digitalisierung rettet Akten!
Schnell handeln aber Ruhe bewahren!
Ist ein Unglück passiert, kann man nur Schadensbegrenzung betreiben. Dabei sollte man unbedingt Ruhe bewahren und nicht kopflos handeln. Um die Akten und die darin enthaltenen Informationen zu retten, muss man zwar schnell handeln, aber darf nicht hektisch werden. Ein unbedachter Fehler ist gegebenenfalls nicht wieder gutzumachen. Bei allen Maßnahmen sollte zudem der Selbstschutz immer an erster Stelle stehen! Handschuhe und Atemschutzmaske besorgen steht also ganz oben auf der To-do-Liste.
Erste Hilfe nach einem Schaden
Wie im Erste-Hilfe-Unterricht für Ersthelfer am Menschen, gibt es auch bei der Aktenrettung eine Reihenfolge der wichtigsten Maßnahmen. SICHTEN -VORBEREITEN/ DOKUMENTIEREN – INFORMIEREN. Bitte beachten Sie, dass es hier besonders für die ersten Maßnahmen auf die Zeit ankommt. Im Durchschnitt haben Akten die besten Chancen, wenn die rettenden Maßnahmen innerhalb von 48 Stunden erfolgen. Hier kurz zusammengefasst:
SICHTEN:
Der Schaden wird gesichtet. Was ist passiert? Was ist betroffen? Wie stark wurden Akten geschädigt?
VORBEREITEN / DOKUMENTIEREN:
Die Akten sollten fotografiert und gezählt werden. Nach der Art des Schadens, der eingetreten ist. Z.B. Wasserschaden oder Brand, müssen die Akten für die nächsten Schritte unterschiedlich vorbereitet werden. Im Brandfall müssen die Akten von Ruß befreit werden, z.B. durch Absaugen. Bei nassen Akten muss die natürliche Trocknung verhindert werden, z.B. durch eine luftdichte Lagerung in Folien oder Säcken. Bei der Vorbereitung und Verpackung sollte unbedingt dokumentiert werden welche Akten, wo standen; zu welchem Mitarbeiter sie gehören oder aus welchem Raum sie stammen. Das ermöglicht später eine bessere Zuordnung und Sortierung der Akten.
INFORMIEREN:
Mit diesen Informationen bepackt sind Sie dann gut gerüstet für den letzten Punkt. Falls bisher noch nicht geschehen, informieren Sie Ihre Versicherung über den Schaden. Bei dieser Meldung geben Sie unbedingt an, dass auch Akten betroffen sind und Sie Interesse an einer Digitalisierung zur Rettung Ihrer Akten haben. Die Kosten für die Digitalisierung übernimmt die Versicherung dann in vielen Fällen, da die Digitalisierung eine sehr kostengünstige Variante zur Aktenrettung ist.
Außerdem nehmen Sie unbedingt Kontakt zu einem Schadenssanierer auf. Dienstleister für Akten-Sanierung sind absolute Fachmänner auf diesem Gebiet und können Ihnen auch helfen, wenn Sie für die Sofortmaßnahmen noch Hilfe oder einen Rat brauchen sollten. Ein Scandienstleister, der sich mit Schadensakten auskennt, ist ebenfalls ein hilfreicher Ansprechpartner. Über den Scandienstleister können Sie auch Adressen von Schadenssanierern erhalten.
Akten scannen lassen als Schutz vor Schaden und Verlust
Die oben genannten Maßnahmen sind ein einfacher und guter Fahrplan, wenn der Schaden schon eingetreten ist. Doch was kann man tun, damit man diesen Stress und die Probleme gar nicht erst erleben muss? Die Lösung heißt Digitalisierung! Lassen Sie Ihre Akten einscannen und verwahren die Daten auf sicheren Speichermedien oder Servern. Um sicherzugehen, empfiehlt sich ein regelmäßiges Backup. Digitale Daten haben gegenüber Aktenordnern aus Papier mehrere Vorteile. Sie sind nicht so sperrig. Sie sind dadurch nicht örtlich gebunden und leicht zu transportieren. Eine sichere IT-Infrastruktur schützt die Akten zusätzlich vor Verlust, Schäden oder Fremdzugriff.
Diese Eigenschaften, die die Sicherung ermöglichen, sind ein zusätzlicher Bonus für die tägliche Arbeit mit den Akten. Moderne Arbeitsplatzmodelle, Homeoffice und die ortsunabhängige Arbeit mit den Unternehmensdaten werden möglich gemacht. Dadurch schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie schützen Ihr wertvolles Unternehmenswissen und Ihre Belege vor Schäden und Sie machen den ersten Schritt ins Büro der Zukunft – das papierlose Büro.
Wollen Sie mehr darüber wissen oder suchen sogar einen Partner für die Aktenrettung? Auf unserer Seite die-aktenretter.de können Sie mehr erfahren. Alternativ freuen wir uns auf Ihren Anruf!