Wie kommen meine Akten zum Scanservice?
Die Logistik hinter dem Scanservice
Wie kommen meine Akten zum Scanservice oder Scandienstleister? Diese Frage ist sehr wichtig und sollte zu Beginn jedes Auftrags besprochen werden. Die Logistik ist ein elementarer Bestandteil unserer Scandienstleistung. Für uns beginnt ein Auftrag bei A wie Abholung und endet bei Z wie „zertifizierte Vernichtung“ oder auch Z wie „zügige Rücklieferung“.
Der Transport muss gut durchdacht und geplant sein, denn oft ist ein Vertrag oder Beleg mehr wert als das Papier, auf dem er gedruckt ist. Geht dann bei der Abholung was schief, kann das für den weiteren Auftrag Probleme bedeuten. Der Verlust oder die Beschädigung einer Akte während des Transports, können sogar massive finanzielle Einbußen für eine Firma mit sich bringen.
Die Abholung der Akten ist also keine Nebensache, sondern legt den Grundstein für den geregelten Ablauf eines Auftrags. Da wir keinen vor-Ort Scan anbieten, sehen wir es außerdem als unsere Verantwortung, Ihre Akten, Ordner und Belege sicher zu unserem Firmensitz zu transportieren.
Die erste Regel beim Aktentransport lautet für uns also: Sicherheit geht vor!
Sicherer Transport für Akten
Um die Sicherheit von Akten und Dokumenten beim Transport zu gewährleisten, haben wir uns ein besonderes System einfallen lassen. Wir haben ein Logistiksystem erarbeitet, welches auf 4 Sicherheitsstufen basiert.
Angepasst an Ihren Bedarf und Ihre Akten können wir zu unserem sehr sicheren Standard noch aufstocken und Ihnen folgende Leistungen anbieten:
Sicherheitsanforderung Standard: Unsere Mitarbeiter holen die Akten bei Ihnen ab. Die Verpackung findet protokolliert in mit Barcode nummerierten Kartons statt. Zur Abholung werden nur firmeneigene Fahrzeuge verwendet.
Sicherheitsanforderung Erweitert: Die Verpackung findet durch unsere Mitarbeiter in codierten Sicherheitsboxen (verplombt, wasserfest & schwer entflammbar) statt. Transportiert wird in GPS überwachten Fahrzeugen und mit mindestens 2 Mitarbeitern pro Wagen, damit die Akten immer unter Beobachtung sind.
Sicherheitsanforderung Hoch: Die Akten werden durch den Kunden in einem gesicherten Container verpackt. Der Container kann verschlossen werden und ist gegen Fremdzugriff durch Alarm gesichert. Der Transport des verschlossenen Containers findet durch eine Spedition statt.
Sicherheitsanforderung Extra: Der Transport wird von einem Sicherheitsunternehmen in einem Werttransporter mit Bewachung durchgeführt.
Ist der Transport immer die Aufgabe des Scandienstleisters?
Für uns gehört der Transport wie bereits erwähnt zum Scanservice dazu. Trotzdem gibt es auch Situationen, in denen es Sinn macht die Digitalisierung in Leistungspakete aufzuteilen und den Aktentransport gesondert zu sehen. Einige Beispiele sind:
Transportunternehmen: Der Kunde ist ein Transportunternehmen und möchte die Logistik für die Akten gerne selbst übernehmen. Nach Anmeldung sind Anlieferungen bei uns problemlos möglich. Protokolle werden dann bei der frühen Erfassung und Einlagerung ins Scanlager nachträglich erstellt.
Eigener Logistikpartner: Hier gilt dasselbe, wie für Transportunternehmen. Eine Anlieferung nach Anmeldung ist problemlos möglich - auch durch eine Logistikfirma Ihrer Wahl.
Kleinmenge/Wirtschaftlichkeit: Für Aufträge unter 100 Ordner, die von unserem Standort weiter weg sind als ca. 50 km, haben wir einen Logistikpartner für den Transport. Sie verpacken die Akten in einem Karton, der Kurier unseres Logistikpartners kommt mit Versandschein zu Ihnen und holt den Karton ab. Sollte die Abholung nicht zeitkritisch sein, legen wir sie auch gerne auf eine andere Kundentour. Dadurch bleiben die Transportpreise wirtschaftlich und im Verhältnis zum Auftragsvolumen.
Auf unserer Seite zu Abholung und Transport können Sie mehr über unsere Leistungen rund um die Beleglogistik lesen.
