Anwenderbericht: Agrifirm Deutschland GmbH
Landwirtschaft wird oft mit Beständigkeit und altmodischen Arbeiten verbunden. Doch Agrifirm ist ein Beispiel dafür wie modern die heutige Landwirtschaft geworden ist. Die Agrifrim Group, mit Sitz der Zentrale in den Niederlanden, ist eine weltweit tätige Holding mit selbständigen Unternehmen in den Bereichen Viehzucht und Land- und Gartenbau. Alleine mit der Produktion von Mischfutter, erzielt die Agrifirm Gruppe einen Umsatz in Milliardenhöhe.
Agrifirm schließt deutsche Niederlassungen,
alle Daten müssen zur Zentrale in Holland
Die Agrifirm Group ist ein vollwertiges, wirtschaftlich orientiertes Unternehmen. Ziel ist hier natürlich wie überall anders auch die Gewinnerzielung. Leider ist das oft auch mit Veränderungen verbunden. In diesem Fall sogar der Schließung der deutschen Filialen und Verlagerung des Schwerpunktes zurück in die Niederlande.
Die Schließung der vier deutschen Standorte war organisatorisch eine besondere Herausforderung. Eine wichtige Aufgabe war die Archivierung und Bereitstellung der Unternehmensunterlagen. Das musste natürlich schnell gehen und durfte die restlichen Abläufe nicht beeinträchtigen.
Digitalisierung der Bestandsakten als schnelle und effektive Lösung
Die Agrifirm Deutschland GmbH suchte für diese Aufgabe einen Scandienstleister der das Komplettpaket bietet und Erfahrung in der Verarbeitung von großen Aktenmengen hat. 3.300 Ordner zum Digitalisieren, die älteren Jahrgänge, insgesamt 3000 Ordner zum Lagern. Das alles musste natürlich trotz komplizierter Logistik in einem engen Zeitplan erledigt werden. Smart-Store konnte das komplette Paket anbieten und das Projekt von Anfang an betreuen.
Komplizierte Logistik: Abholung von ca. 6.000 Order an verschiedenen Standorten
In verschiedenen Mengen wurden die Ordner mit den Firmenunterlagen an verschiedenen Standorten gelagert. Die Mitarbeiter von Smart-Store kümmerten sich um den sicheren und protokollierten Transport der Ordner. Je nach Standort, auch inklusive Verpackung der Ordner in spezielle Behältnisse. Nach vorher vereinbarten Terminen, die sich an dem knappen Terminplan und dem dazu erstellten Ablaufplan orientieren.
3.300 Ordner wurden in wenigen Wochen digitalisiert
Nach einer genauen Erfassung wurden die aktuellen Unterlagen gescannt, um sie auf dem leichtesten Weg zur Zentrale nach Holland zu bekommen. In kürzester Zeit wurden 3.300 Ordner durchgeblättert, entheftet und auf den reibungslosen Scan vorbereitet. Insgesamt 1,8 Mio. Seiten wurden gescannt.
Der größte Vorteil: Die qualitativen Scans bilden alle Informationen 1:1 ab, aber benötigen nur einen Bruchteil des Platzes. Dadurch kann mit wenig Verwaltungsaufwand und wenig Platzbedarf problemlos der Aufbewahrungsfrist entsprochen werden. Zusätzlich kann auf alle Belege nicht nur in der Zentrale, sondern theoretisch in allen Standorten Weltweit zugegriffen werden. Recherchen in den gescannten Akten dauern nur wenige Sekunden.
3.000 Ordner sicher im Aktenlager untergebracht
Die Ordner der älteren Jahrgänge die nicht mehr benötigt werden, fanden im Sicherheitslager bei Smart-Store ihren Platz. Viele Ordner die nicht mehr gebraucht werden, können leider auf Grund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht vernichtet werden. In diesem Fall war es genauso. Bei Smart-Store fanden die Ordner nicht nur einen sicheren Platz zu geringen Lagergebühren. Das Sicherheitslager bietet durch die Organisation stets die Möglichkeit auch die eingelagerten Ordner anzufragen. Sollte doch mal ein älterer Ordner benötigt werden, ist ein Abruf jeder Zeit möglich.
„Alles aus einer Hand“ bei Smart-Store
Ein oft gebrauchter Werbeslogan trifft es in diesem Fall aber auf den Punkt: Als Dienstleister für die Archivierung konnten wir bei Smart-Store alle Anforderungen abdecken: Aktenlogistik (Verpackung & Transport der Akten), Aktenlagerung, Scan on Demand sowie die Digitalisierung und spätere Aktenvernichtung.
Wir danken der Firma Agrifirm für diesen Anwenderbericht.
Lesen Sie auch unsere Infoseite: Aktenverbleib bei Firmenübernahme
September 2017