Anwenderbericht: Hausverwaltung Optima GmbH

Die Optima Gruppe ist eine deutschlandweit tätige Immobilienverwaltung mit mehreren Niederlassungen. Über 10.000 Mieterakten von Wohnobjekten waren innerhalb kürzester abzuholen, zu digitalisieren und elektronisch bereitzustellen.

Über 10.000 Mieterakten digitalisiert – innerhalb kürzester Zeit

Smart-Store Mitarbeiter holten in acht Niederlassungen der Optima Immobilienverwaltung über 10.000 Mieterakten persönlich ab. Unter Einhaltung strenger Datenschutzvorgaben wurden die Mieterakten in Sicherheitsbehältern verpackt und mit Smart-Store Fahrzeugen direkt in das eigene Sicherheitslager transportiert. Unter anderem von Hamburg, Berlin, Oberhausen oder Leipzig wurden die Akten abgeholt.

Enormer Zeitdruck beim Scannen der Mietakten

Eine enorme Herausforderung war der Zeitdruck, denn pro Niederlassung standen nur drei Tage zur Verfügung. Unabhängig vom Aktenvolumen sollten die Mieterakten in diesem sehr begrenzten Zeitraum wieder den Mitarbeitern in der Immobilienverwaltung zur Verfügung stehen. Dringend benötigte Dokumente konnten für ein „Scan on Demand“ angefordert werden, um diese unverzüglich zu scannen und elektronisch bereitzustellen.

Noch während die digitalisierten Mieterakten per FTP in die Unternehmenszentrale in Berlin übermittelt wurden, brachten Smart-Store Mitarbeiter die analogen Mieterakten in ihren Ursprungsmappen wieder in die Niederlassungen zurück. Da die digitalen Mieterakten erst später in das ELO-Archivsystem importiert werden sollten, konnten die Optima Mitarbeiter in der Übergangzeit weiterhin mit den anlogen Mieterakten arbeiten.

Die digitale Struktur der Mieterakten genau wie beim Original Damit die Optima Mitarbeiter unverzüglich und ohne Einweisung mit den nun digitalisierten Mieterakten zurechtkamen, erhielten die digitalen Mieterakten den gleichen strukturellen Aufbau wie die Originale. Die klare Belegstruktur (Verträge, Schriftverkehr, Abrechnungen etc.) wurde komplett übernommen.

Lesen Sie unter Referenzen auch den ausführlichen Anwenderbericht: Hausverwaltung Optima GmbH

Juni 2015

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