Das papierlose Büro – immer noch Zukunftsmusik?
Seit langer Zeit wird das papierlose Büro als die Zukunft der künftigen Arbeitsplätze beschrieben. Kein einziges Blatt auf dem Schreibtisch, der Drucker abgeschafft und auch eingehende Post wird direkt digitalisiert und nur noch elektronisch zur Verfügung bestellt. Der digitale Arbeitsplatz ist da! Oder doch Zukunftsmusik?
Büroarbeit wie vor 100 Jahren - trotz Computer
Die Realität sieht jedoch deutlich anders aus. Noch immer stapeln sich Papier- und Aktenberge auf den Schreibtischen der Mitarbeiter. Der Computer wird zusammen mit dem Drucker dafür verwendet noch mehr bedruckte Papierberge zu produzieren. Vorhandene Softwarelösungen sind oft nicht untereinander vernetzt und tristen ihr Dasein als Insellösungen. Daher werden Unterlagen doch wieder, wie bisher seit Jahrzehnten gewohnt, ausgedruckt und alten analogen Prozessen zugeführt. Notfalls sogar an Unternehmensrichtlinien vorbei.
So ist es kein Wunder, wenn viele Vorstöße hin zum papierlosen Büro schnell scheitern. Wer vorschnell den Misserfolg dem Unwillen der Mitarbeiter zuschreibt, denkt zu kurz. Man sieht häufig, dass neue Softwarelösungen eingeführt werden, ohne die Mitarbeiter im Vorfeld mitzunehmen. So scheitern teure Softwarelösungen schnell an der Akzeptanz der Mitarbeiter.
Gleichzeitig müssen jedoch auch die Mitarbeiter offen für neue Lösungen zeigen. Die Zeit der Stempel, Marker und PostIt auf dem Schreibtisch ist vorbei. Auch die Hütung von Einzelwissen ist nicht mehr zeitgemäß und verursacht den Unternehmen unnötige Kosten.
Doch was für Fehler können Mitarbeiter und Unternehmer vermeiden?
Realistisch sein! Kein Unternehmen kann von heute auf morgen das Papier vollständig aus dem Büro verbannen. Es sollte sich nicht gleich das Maximalziel gesetzt werden, sondern Vorgesetzte sollten mit ihren Mitarbeitern überlegt werden, wie erste Schritte aussehen könnten. Dies kann zum Beispiel die Digitalisierung der bisherigen Papierablage sein. Oder Unternehmen identifizieren einen einzelnen Prozess für eine Testphase. Als beliebtes Beispiel dient hier immer die Eingangsrechnungsverarbeitung mit einem Dokumentenmanagementsystem. Diesen Prozess gibt es in jedem Unternehmen und zeigt sehr gut auf, was für ein enormes Potential ein elektronischer Prozess im Vergleich zum bisherigen analogen Prozess hat.
Nach verschiedenen Studien können Unternehmen Kosten von bis zu elf Euro je eingehender Rechnung einsparen. Diese Einsparungen beziehen sich vor allem auf die Schnelligkeit beim Prozess. Denn mit elektronischen Prozessen sind lange Durchlaufzeiten passe und statt wie bisher linear, ist es möglich einzelne Schritte auch parallel abzubilden. Moderne DMS-Software können Unternehmen hier deutlich agiler und fortschrittlicher machen.
Die Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen und nicht überfordern
Wichtig hierbei ist jedoch die Mitarbeiter und das Unternehmen selbst nicht zu überfordern. Alle betroffenen Mitarbeiter sollten frühzeitig in Veränderungen mit einbezogen werden. Auch sollte genau darauf geachtet werden, welche Prozesse zukünftig elektronisch abgebildet werden. Nicht jeder schlechte analoge Prozess wird in digitaler Form verbessert. Im Gegenteil!
OHZ Juni 2017