Digitale Buchhaltung - der Weg in das "papierlose Büro"
Durch die GoBD hat sich in der Archivierung eine Art Einbahnstraße entwickelt. Elektronisch erstellte und empfangene Dokumente wie z.B. E-Mails oder Kontoauszüge sind auch zwingend revisionssicher und elektronisch zu speichern. Das heißt Papierdokumente elektronisch abbilden funktioniert gesetzeskonform, aber das Archivieren von beispielsweise E-Mails in ausgedruckter Form entspricht nicht der GoBD. Um nicht zwei Archive bzw. Belegsammlungen pflegen zu müssen, bietet sich eine digitale Belegverwaltung an. Streng genommen entspricht die Aufbewahrung der Unternehmensbelegen zu teilen analog und digital, im Hinblick auf Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit auch nicht unbedingt den Verordnungen zur Aufbewahrung.
Mehr und mehr zieht die digitale Archivierung auch in die Finanzbuchhaltung ein. Die Finanzbehörden und auch Steuerberater verzichten zunehmend auf Papier und verlangen Nachweise und Belege in digitaler Form. Der Belegfluss zwischen Unternehmen, Steuerberatern und Finanzbehörden funktioniert dann direkt über entsprechende Systeme. Ein bekanntes ist zum Beispiel die DATEV Software.
Digitale Buchführung mit DATEV
Die DATEV Software zählt zu den führenden Systemen im Bereich der Finanzbuchhaltung. Ein Großteil der Steuerberater setzt die DATEV Software ein, um Abrechnungen und Steuererklärungen für Ihre Mandanten zu erstellen.
Wie beschrieben bringen diese Mandanten Ihre Belege vermehrt nicht mehr in Papierform zu Ihrem Steuerberater, sondern übermitteln die steuerlich relevanten Belege digital ins Steuerbüro. Arbeitsplatzscanner oder Multifunktionsgeräte werden speziell vorkonfiguriert um nach Belegart getrennt digitale Scans für DATEV zu erzeugen.
Übertragen werden diese Belege dann weitgehend automatisiert per „Belegtransfer“ an den Steuerberater bzw. das DATEV System. Die Vorteile dieser digitalen Belegübertragung sind riesig, meist aber leider nur für den Steuerberater. Einmal gescannt und ins DATEV System übertragen, fragt sich der Mandant oft wie die digitalen Belege später wieder recherchierbar sind.
Die Rechnung ist eingescannt und archiviert, aber wie finde ich meinen Beleg wieder?
Bei allen Vorteilen und dem großen Nutzen des DATEV Systems, gibt es leider einen Haken. Es orientiert sich an steuerlichen Anforderungen und ist auf diese Anforderungen zugeschnitten. Das bedeutet Belege wie Eingangsrechnungen oder Kassenbelege werden nach Kostenstellen archiviert. Für Steuerberater ist das komfortabel, aber bei der Suche nach einer Rechnung für z.B. einen Garantiefall ist das nicht sehr hilfreich.
Wenn Sie einen Drucker gekauft haben und die Rechnung benötigen, kennen Sie dann die Kostenstelle?
Wohl kaum! Sie suchen nach „Drucker“ und wahrscheinlich nach einem Zeitraum in dem Sie das Gerät gekauft haben, vielleicht noch nach dem Hersteller. Wie schön wäre es, nach genau diesen Kriterien suchen zu können und blitzschnell den richtigen Beleg zu finden?
Sie suchen nach „Drucker 2016“ und nach wenigen Sekunden wird der Beleg am Monitor angezeigt. Das geht zwar theoretisch, aber im DATEV System kann der Vorgang der recht frustrierend sein.
Das geht besser: Finden statt Suchen mit AMAGNO
Dank der DATEV Schnittstelle von Amagno können Sie weiterhin von den Vorteilen des Datev Systems profitieren und haben trotzdem alle Belege im Blick und immer in Sekunden zur Verfügung. Amagno wird quasi zwischen Scanner und DATEV geschaltet. Sie Scannen Ihre Belege wie gewohnt unter einer definierten Belegart wie KASSE, EINGANGSRECHNUNG oder SONSTIGES ein und Amagno übernimmt diese Dokumente. Wahlweise können Sie weitere Suchkriterien/Indizes zu dem gescannten Beleg vergeben und das Dokument ist jederzeit für Sie schnell und einfach wieder auffindbar.
AMAGNO und DATEV- Ihr Team für die digitale Buchführung
Ihre ausgehenden Belege, wie z.B. Ihre Rechnungen, drucken Sie direkt in das Amagno-Archiv und lediglich nur noch eine Kopie für Ihren Kunden (idealerweise erzeugen Sie auch diese Kopie nur digital und versenden sie per E-Mail).
Am Ende des Monats, oder zum gewünschten Zeitpunkt, können Sie die so archivierten Belege jederzeit auch an das DATEV System übertragen. Zwei Mausklick im Amagno System und die Daten stehen zur Übertragung bereit. DATEV erhält dann eine Kopie der Belege, die einer Belegart zugeordnet sind. Sie selbst behalten Ihre Original gescannten Belege im Amagno System. Sortiert nach von Ihnen definierten Suchbegriffen und immer sofort verfügbar. Ihr Papier dürfen Sie, dank der GoBD-Konformität von Amagno, einfach vernichten.
Sie erstellen sich somit im Laufe der Zeit ein vollständiges, digitales Archiv Ihrer Finanzbuchhaltung, mit den Suchkriterien die Sie in der Praxis benötigen um einen Belege schnell und einfach zu finden. Ein großer Schritt ins papierlose Büro. Der Steuerberater erhält im DATEV System eine Kopie, die er nach steuerlichen Gesichtspunkten ablegt und auf deren Basis er die Nachweise für das Finanzamt erstellt.
Einfach mehr Vorteile, sonst ändert sich nichts
Im Tagesgeschäft ändert sich vom technischen Ablauf nichts, aber die Auskunftsfähigkeit und eigene Informationsqualität steigt um ein Vielfaches. Alle im Amagno System archivierten Belege sind vollindiziert, das bedeutet jeder Beleg ist auch nach Stichworten wie Artikelbezeichnung oder Artikelnummer recherchierbar. Eine Funktion die im DATEV nicht verfügbar ist. So finden Sie jeden Drucker oder jede Kaffeemaschine die Sie in den letzten Jahren gekauft haben nach nur wenigen Mausklicks.
Die DATEV Schnittstelle von Amagno funktioniert mit jedem Scanner und Multifunktionsgerät.
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OHZ September 2017